一級MS Office考點分析：Excel 2000的使用

    考點11排序
    排序的依據字段稱為關鍵字，有時關鍵字不止一個，以前一個關鍵字（“工資”）為主，稱為“主關鍵字”，而后一個關鍵字僅當主關鍵字無法決定排序時才起作用，故稱為“次關鍵字”。
    1.用排序工其排序
    （1）單擊某字段名，該字段為排序關鍵字。
    （2）在“常用”工具欄中有兩個排序工具按鈕：“升序”和“降序”。單擊排序工具按鈕，則數據表的記錄按指定順序排列。
    2.用菜單命今排序
    （1）單擊“數據”菜單的“排序”命令，打開“排序”對話框。
    （2）在“主關鍵字”欄中選擇排序主關鍵字，并在其后選擇排序順序；在“次關鍵字”欄中選擇排序次關鍵字，并在其后選擇排序順序。
    （3）在“當前數據清單”欄中選中“有標題行”單選框，表示標題行不參加排序，否則標題行也參加排序。
    （4）單擊“確定”按鈕。
    3.對某區(qū)域排序
    若只對數據表的部分記錄進行排序，則先選定排序的區(qū)域，然后再用上述方法進行排序。選定的區(qū)域記錄按指定順序排列，其他的記錄順序不變。
    4.恢復順序
    若要使經多次排序的數據表恢復到未排序前的狀況，可以事先在數據表中增加一個名為“記錄號”的字段，并依次輸人記錄號1，2，…，然后對“記錄號”進行多次升序或降序排列。

    考點12篩選數據
    篩選數據的方法有兩種：“自動篩選”和“高級篩選”。
    1.自動篩選
    1）自動篩選數據
    （1）單擊“數據”菜單“篩選”命令的‘’目動篩選”項＿此時，數據表的每個字段名旁邊出現了下拉按鈕。單擊下拉按鈕，將出現下拉列表
    （2）單擊與篩選條件有關的字段的下拉按鈕在出現的下拉列表中進行條件選擇。
    2）用自定義條件篩選
    以上步驟（2）中若在下拉列表中單擊“自定義”，則出現“自定義自動篩選方式”對話框。單擊第一框的下拉按鈕，在出現的下拉列表中選擇運算符，在第二框中選擇或輸人運算對象，用同樣的方法還可以指定第二個條件，中間的單選按鈕是規(guī)定這兩個條件的關系：“與”表示兩個條件必須同時成立，而“或”表示兩個條件之一成立即可。
    3）取消篩選
    （1）單擊“數據”菜單“篩選”命令的“全部顯示”項。
    （2）單擊“數據”菜單“篩選”命令的“自動篩選”項。單擊篩選字段下拉按鈕，在出現的下拉列表中單擊“（全部）”項
    2.高級篩選
    在自動篩選中，篩選條件可以是一個，也可以用自定義指定兩個條件。但只能針對一個字段。如果篩選條件涉及到多個字段，用自動篩選實現較麻煩（分多次實現），而用高級篩選就能一次完成。
    1）構造篩選條件
    在數據表前插人若干空行作為條件區(qū)域，空行的個數以能容納條件為限。根據條件在相應字段的上方輸入字段名，并在剛輸人的字段名下方輸入篩選條件。用同樣方法構造其他篩選條件。多個條件的“與”“或”關系用如下方法實現。
    （1）“與”關系的條件必須出現在同一行例如，表示條件“科室編號大于1001與工資大于1000”：
    科室編號 工資
    ＞1001.＞1000
    （2）“或”關系的條件不能出現在同一行例如，表示條件“科室編號大于1001或工資大于1000”。
    科室編號 工資
    ＞1001.＞1000
    2）執(zhí)行高級篩選
    （1）在數據表前插人若干條件區(qū)域。
    （2）單擊數據表中任一單元格，然后單擊“數據”菜單“篩選”命令的“高級篩選”項，出現“高級篩選’，對話框。
    （3）在“方式”欄中選擇篩選結果的顯示位置、在數據區(qū)域和條件區(qū)域中指定區(qū)域條件。
    3）在指定區(qū)域顯示篩選結果
    若想保留原有數據，使篩選結果在其他位置顯/r.，可以在高級篩選步驟中，選擇“將篩選結果復制到其他位置”，并在“復制到”欄中指定顯示結果區(qū)域的左上角單元格地址，則高級篩選的結果在指定位置顯示。

    考點13分類匯總
    分類匯總是分析數據表的常用方法例如，在下資表中要按科室人員平均工資，使用系統(tǒng)提供的分類匯總功能，很容易得到這樣的統(tǒng)計表，為分析數據表提供J’極大的方便。
    1.自動分類匯總
    在匯總之前，首先要按分類字段進行排序
    （1）按分類字段進行排序。
    （2）單擊“數據’，菜單的“分類匯總”命令，出現“分類匯總”對話框。
    （3）單擊“分類字段”欄的下拉按鈕，在下拉列表中選擇分類字段。
    （4）單擊“匯總方式”欄的下列按鈕，在下拉列表中選擇匯總方式。
    （5）在“選定匯總項”列表框中選定要匯總的一個或多個字段。
    （6）若本次匯總前，已經進行過某種分類匯總，是否保留原來的匯一總數據由“替換當前分類匯總”項決定。、若不保留原來的匯＿總數據，則可以選中該項，否則，將保留原來的匯總數據。
    若選定“德組數據分頁”項，則每類匯總數據將獨占一頁。
    若選定“匯總結果顯示在數據下方”項，則每類匯總數據將出現在該類數據的下方，否則將出現在該類數據的上方。
    在分類匯總的左側出現了“摘要”按鈕“‘一”�！罢卑粹o“一”出現的行就是匯總數據所在的行。單擊該按鈕，會隱藏該類數據，要顯示該類數據的匯總結果，按鈕“一”會變成“＋”、單擊“十”按鈕，會使隱藏的數據恢復顯示。在匯總表的左上方有層次按鈕“1”、“2‘’、"3”一、單擊“I”按鈕，只顯示總的匯總結果，不顯示數據；單擊"2”按鈕，顯示總的匯總結果和分類匯總結果，不顯示數據；單擊"3”按鈕，顯示全部數據和匯總結果。
    2.多字段分類匯總
    在上例的步驟（5）中選擇多個匯總字段即可。

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