一級MS Office考點分析：Excel 2000的使用

    考點11排序
    排序的依據(jù)字段稱為關(guān)鍵字，有時關(guān)鍵字不止一個，以前一個關(guān)鍵字（“工資”）為主，稱為“主關(guān)鍵字”，而后一個關(guān)鍵字僅當(dāng)主關(guān)鍵字無法決定排序時才起作用，故稱為“次關(guān)鍵字”。
    1.用排序工其排序
    （1）單擊某字段名，該字段為排序關(guān)鍵字。
    （2）在“常用”工具欄中有兩個排序工具按鈕：“升序”和“降序”。單擊排序工具按鈕，則數(shù)據(jù)表的記錄按指定順序排列。
    2.用菜單命今排序
    （1）單擊“數(shù)據(jù)”菜單的“排序”命令，打開“排序”對話框。
    （2）在“主關(guān)鍵字”欄中選擇排序主關(guān)鍵字，并在其后選擇排序順序；在“次關(guān)鍵字”欄中選擇排序次關(guān)鍵字，并在其后選擇排序順序。
    （3）在“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”欄中選中“有標(biāo)題行”單選框，表示標(biāo)題行不參加排序，否則標(biāo)題行也參加排序。
    （4）單擊“確定”按鈕。
    3.對某區(qū)域排序
    若只對數(shù)據(jù)表的部分記錄進(jìn)行排序，則先選定排序的區(qū)域，然后再用上述方法進(jìn)行排序。選定的區(qū)域記錄按指定順序排列，其他的記錄順序不變。
    4.恢復(fù)順序
    若要使經(jīng)多次排序的數(shù)據(jù)表恢復(fù)到未排序前的狀況，可以事先在數(shù)據(jù)表中增加一個名為“記錄號”的字段，并依次輸人記錄號1，2，…，然后對“記錄號”進(jìn)行多次升序或降序排列。

    考點12篩選數(shù)據(jù)
    篩選數(shù)據(jù)的方法有兩種：“自動篩選”和“高級篩選”。
    1.自動篩選
    1）自動篩選數(shù)據(jù)
    （1）單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令的‘’目動篩選”項＿此時，數(shù)據(jù)表的每個字段名旁邊出現(xiàn)了下拉按鈕。單擊下拉按鈕，將出現(xiàn)下拉列表
    （2）單擊與篩選條件有關(guān)的字段的下拉按鈕在出現(xiàn)的下拉列表中進(jìn)行條件選擇。
    2）用自定義條件篩選
    以上步驟（2）中若在下拉列表中單擊“自定義”，則出現(xiàn)“自定義自動篩選方式”對話框。單擊第一框的下拉按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中選擇運算符，在第二框中選擇或輸人運算對象，用同樣的方法還可以指定第二個條件，中間的單選按鈕是規(guī)定這兩個條件的關(guān)系：“與”表示兩個條件必須同時成立，而“或”表示兩個條件之一成立即可。
    3）取消篩選
    （1）單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令的“全部顯示”項。
    （2）單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令的“自動篩選”項。單擊篩選字段下拉按鈕，在出現(xiàn)的下拉列表中單擊“（全部）”項
    2.高級篩選
    在自動篩選中，篩選條件可以是一個，也可以用自定義指定兩個條件。但只能針對一個字段。如果篩選條件涉及到多個字段，用自動篩選實現(xiàn)較麻煩（分多次實現(xiàn)），而用高級篩選就能一次完成。
    1）構(gòu)造篩選條件
    在數(shù)據(jù)表前插人若干空行作為條件區(qū)域，空行的個數(shù)以能容納條件為限。根據(jù)條件在相應(yīng)字段的上方輸入字段名，并在剛輸人的字段名下方輸入篩選條件。用同樣方法構(gòu)造其他篩選條件。多個條件的“與”“或”關(guān)系用如下方法實現(xiàn)。
    （1）“與”關(guān)系的條件必須出現(xiàn)在同一行例如，表示條件“科室編號大于1001與工資大于1000”：
    科室編號 工資
    ＞1001.＞1000
    （2）“或”關(guān)系的條件不能出現(xiàn)在同一行例如，表示條件“科室編號大于1001或工資大于1000”。
    科室編號 工資
    ＞1001.＞1000
    2）執(zhí)行高級篩選
    （1）在數(shù)據(jù)表前插人若干條件區(qū)域。
    （2）單擊數(shù)據(jù)表中任一單元格，然后單擊“數(shù)據(jù)”菜單“篩選”命令的“高級篩選”項，出現(xiàn)“高級篩選’，對話框。
    （3）在“方式”欄中選擇篩選結(jié)果的顯示位置、在數(shù)據(jù)區(qū)域和條件區(qū)域中指定區(qū)域條件。
    3）在指定區(qū)域顯示篩選結(jié)果
    若想保留原有數(shù)據(jù)，使篩選結(jié)果在其他位置顯/r.，可以在高級篩選步驟中，選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，并在“復(fù)制到”欄中指定顯示結(jié)果區(qū)域的左上角單元格地址，則高級篩選的結(jié)果在指定位置顯示。

    考點13分類匯總
    分類匯總是分析數(shù)據(jù)表的常用方法例如，在下資表中要按科室人員平均工資，使用系統(tǒng)提供的分類匯總功能，很容易得到這樣的統(tǒng)計表，為分析數(shù)據(jù)表提供J’極大的方便。
    1.自動分類匯總
    在匯總之前，首先要按分類字段進(jìn)行排序
    （1）按分類字段進(jìn)行排序。
    （2）單擊“數(shù)據(jù)’，菜單的“分類匯總”命令，出現(xiàn)“分類匯總”對話框。
    （3）單擊“分類字段”欄的下拉按鈕，在下拉列表中選擇分類字段。
    （4）單擊“匯總方式”欄的下列按鈕，在下拉列表中選擇匯總方式。
    （5）在“選定匯總項”列表框中選定要匯總的一個或多個字段。
    （6）若本次匯總前，已經(jīng)進(jìn)行過某種分類匯總，是否保留原來的匯一總數(shù)據(jù)由“替換當(dāng)前分類匯總”項決定。、若不保留原來的匯＿總數(shù)據(jù)，則可以選中該項，否則，將保留原來的匯總數(shù)據(jù)。
    若選定“德組數(shù)據(jù)分頁”項，則每類匯總數(shù)據(jù)將獨占一頁。
    若選定“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”項，則每類匯總數(shù)據(jù)將出現(xiàn)在該類數(shù)據(jù)的下方，否則將出現(xiàn)在該類數(shù)據(jù)的上方。
    在分類匯總的左側(cè)出現(xiàn)了“摘要”按鈕“‘一”�！罢�要”按鈕“一”出現(xiàn)的行就是匯總數(shù)據(jù)所在的行。單擊該按鈕，會隱藏該類數(shù)據(jù)，要顯示該類數(shù)據(jù)的匯總結(jié)果，按鈕“一”會變成“＋”、單擊“十”按鈕，會使隱藏的數(shù)據(jù)恢復(fù)顯示。在匯總表的左上方有層次按鈕“1”、“2‘’、"3”一、單擊“I”按鈕，只顯示總的匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù)；單擊"2”按鈕，顯示總的匯總結(jié)果和分類匯總結(jié)果，不顯示數(shù)據(jù)；單擊"3”按鈕，顯示全部數(shù)據(jù)和匯總結(jié)果。
    2.多字段分類匯總
    在上例的步驟（5）中選擇多個匯總字段即可。

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