【導(dǎo)語(yǔ)】在了解了公文的基本概念以后，我們接下來(lái)學(xué)習(xí)如何正確選擇文種，并對(duì)一些易混淆的文種進(jìn)行區(qū)分。
一、文種的涵義
在公文寫作和處理中，把性質(zhì)和用途相同的公文歸并為同一種，對(duì)每一種公文規(guī)定了固定的名稱，這就是文種的名稱，即公文種類，簡(jiǎn)稱文種。文種是公文必不可少的組成部分，所有公文都必須在標(biāo)題中標(biāo)明文種。
二、正確標(biāo)明文種的作用
1.在公文中正確標(biāo)明文種，有利于維護(hù)公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性。
2.為公文的撰寫提供方便�！稐l例》和《辦法》都對(duì)每一類公文文種的適用范圍作出了明確規(guī)定;有關(guān)法規(guī)、規(guī)章也對(duì)有些公文例如法規(guī)、規(guī)章、經(jīng)濟(jì)合同、法律文書、外交文書等等文種的用途作了明確規(guī)定;還有一些文種例如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、啟事等等，它們的用途則是人們?cè)陂L(zhǎng)期實(shí)踐過(guò)程中不斷總結(jié)、約定俗成的。而每一種公文的寫法，也經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐形成共識(shí)逐步規(guī)范，有些文種的寫法例如事故調(diào)查報(bào)告等等，還由主管部門作出了明確的規(guī)定。寫作公文時(shí)，正確選擇、標(biāo)示文種，就能了解該文種寫作的基本要求和基本規(guī)范，有利于提高寫作效率和質(zhì)量。
3.為公文處理提供方便。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和慣例，不同的文種有不同的處理方式。收發(fā)文機(jī)關(guān)處理公文的有關(guān)部門和有關(guān)人員，根據(jù)文種名稱就可作出相應(yīng)的處理。例如請(qǐng)示屬辦件，要及時(shí)交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門審批、辦理。而報(bào)告屬閱件，一般就無(wú)須答復(fù)，只需交有關(guān)人員傳閱。
撰寫公文時(shí)，務(wù)必正確選用文種。不用、錯(cuò)用或生造文種，都會(huì)損害公文的效用。
三、選擇文種的依據(jù)
1.選擇文種要依據(jù)國(guó)家的有關(guān)法律、法規(guī)以及黨和國(guó)家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)關(guān)于公文處理的有關(guān)規(guī)定，選擇恰當(dāng)?shù)摹⒁?guī)范的文種。絕不能違反有關(guān)法規(guī)、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，隨意另選文種。
2.要看作者與主要受文者(即主送機(jī)關(guān)單位)的工作關(guān)系。只有當(dāng)作者是主要受文者的所屬上級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選用具有規(guī)定性、領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性、公布性的下行文種。當(dāng)作者是主要受文者的所屬下級(jí)機(jī)關(guān)單位時(shí)，才能選取呈報(bào)性的上行文種。當(dāng)作者與主要受文者是同級(jí)或不相隸屬關(guān)系時(shí)則只能選用商洽性的平行文種。
3.要看作者權(quán)限。有一些文種對(duì)使用者的權(quán)限有明確規(guī)定，如作者不具備規(guī)定的法定權(quán)限，則不能使用這些文種。如命令、決議、議案、公告等等文種的使用。
4.要看行文目的、行文要求的需要。每一種文種都有特定的適用范圍，只在實(shí)現(xiàn)某一行文目的和要求方面有效。因此，應(yīng)選取最有利于表達(dá)和實(shí)現(xiàn)具體行文目的、行文要求的文種。
