公文形成與處理流程：
在基層工作中，公文的形成與處理流程如下圖所示:
村是我國最小的行政單位，村官作為我國最基層的管理者，在實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)接收到上級(jí)部 門發(fā)來的文件或在工作中形成一些文件及其他文字材料，其中有保存價(jià)值的材料就形成了檔案，這些 檔案材料在社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)過程中，對(duì)村的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展起著基礎(chǔ)性的作用。村官作為一個(gè)管 理者，應(yīng)當(dāng)而且必須重視村級(jí)檔案的管理。
(一)檔案的作用
檔案作為人類活動(dòng)最原始的記錄，在解決各種糾紛過程中起著其他材料不可替代的證據(jù)作用。 檔案的作用綜合起來講，就是起到憑證和參考的作用，具體到對(duì)村級(jí)工作的作用，主要可以概括為以 下四個(gè)方面：
1.村級(jí)工作的查考依據(jù)。村級(jí)管理工作有些是按章進(jìn)行、周而復(fù)始的工作，對(duì)于一個(gè)剛剛上任的 村官，要想盡快熟悉村里情況，除了實(shí)地考察外，借助以前積累起來的檔案材料，也是熟悉和掌握村里 情況的一條捷徑;另外，在進(jìn)行決策等，也需要檔案的幫忙，這樣，可以便于決策的科學(xué)化、準(zhǔn)確化，可 以提高辦事的效率。
2.可以維護(hù)農(nóng)村的穩(wěn)定，促進(jìn)農(nóng)村兩個(gè)文明的建設(shè)�！班l(xiāng)風(fēng)文明”是社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的內(nèi)容 之一，它是中國特色社會(huì)主義物質(zhì)文明、政治文明和精神文明在農(nóng)村的綜合目標(biāo)和成果之一，是中國 特色社會(huì)主義精神文明在農(nóng)村的具體要求和體現(xiàn)。檔案在這方面也能發(fā)揮出積極的作用。
3.促進(jìn)了農(nóng)村管理民主的程度不斷提高。管理民主也是社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的內(nèi)容之一，所謂 管理民主，就是要不斷健全和完善民主選舉、民主決策、民主監(jiān)督等村民自治機(jī)制，使農(nóng)民真正擁有知 情權(quán)、參與權(quán)、選擇權(quán)和監(jiān)督權(quán)，從而不斷推進(jìn)農(nóng)村的民主政治建設(shè)。
4.宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案作為人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，借助檔案，我們能夠更好地了解過去， 利用檔案舉辦各種展覽，具體生動(dòng)，吸引力、說服力、感染力強(qiáng)，使受眾印象深刻。比如北京房山區(qū)霞 云嶺鄉(xiāng)堂上村利用曹火星同志當(dāng)年譜寫“沒有共產(chǎn)黨，就沒有新中國”歌曲的舊居，建立了愛國主義教 育基地，以大量的實(shí)物檔案和文字檔案，讓參觀者親身感受“沒有共產(chǎn)黨，就沒有新中國”的道理。同 時(shí)對(duì)本村村民和黨員也起到宣傳和教育的作用。
(二)檔案的內(nèi)容
1.檔案的概念
按照《中華人民共和國檔案法》里的定義:檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從 事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、 圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。簡單講，檔案就是一種真實(shí)的歷史記錄。
2.村級(jí)檔案包括的內(nèi)容
(1)文書檔案:也稱黨政檔案或行政檔案，是村級(jí)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料， 是最常見、最重要的一類檔案。主要包括:黨委(支部)形成的材料，如黨委(支部)會(huì)議記錄;黨委(支 部)工作計(jì)劃、總結(jié)、組織史、大事記、工作日志;黨委(支部)成立的批復(fù)、人員任免通知、黨員名冊(cè)、黨 員統(tǒng)計(jì)年報(bào);黨委(支部)換屆整套材料等。村委會(huì)形成的材料，如會(huì)議記錄;村委會(huì)工作計(jì)劃、總結(jié)、 經(jīng)濟(jì)發(fā)展規(guī)劃;組織沿革、村志、大事記;上級(jí)下達(dá)的有針對(duì)性文件材料r村委會(huì)換屆整套材料等;計(jì)劃 生育、婦女工作計(jì)劃、總結(jié)等;團(tuán)總支的一些材料等。這些材料在辦理完畢后，其中有價(jià)值的歸檔保存 后，就成為檔案，它對(duì)于了解村的組織機(jī)構(gòu)、歷史發(fā)展情況等起著不可替代的作用。
(2)聲像檔案：它同紙質(zhì)檔案一樣，都是來源于社會(huì)實(shí)踐，是歷史真實(shí)的記錄、真實(shí)的再現(xiàn)，與文字 檔案相比，直觀性強(qiáng)。包括:村歷任各級(jí)領(lǐng)導(dǎo);各種會(huì)議、活動(dòng);村發(fā)展變化;上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、其他賓客參觀 視察工作;傳統(tǒng)性的紀(jì)念活動(dòng)等形成的照片、錄像、錄音。
(3)實(shí)物檔案：它是村里在實(shí)際工作中所獲得的一些征書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、紀(jì)念品、珍貴的 歷史遺跡等。
(4)會(huì)計(jì)檔案：它屬于專門檔案，包括:會(huì)計(jì)年度預(yù)決算報(bào)表、賬簿、憑證等。
(5)基建檔案：它主要包括村發(fā)展規(guī)劃圖、總平面圖、道路建設(shè)、水、電管道分布圖、征地的所有材 料;村里基建工程項(xiàng)目方面的全部材料;社員宅基地材料等。
除了以上所講的這些檔案外，還應(yīng)包括其他方面的檔案，這里不再一一列舉。各村在收集、整理、 保存檔案時(shí)，可結(jié)合本村的實(shí)際情況來確定檔案具體的包括范圍，但要堅(jiān)持的一條原則是所有有價(jià)值 的材料一定要保存好，以備將來查考。
(三)檔案的價(jià)值
檔案只要符合開放要求的，都要對(duì)社會(huì)公開開放，來充分發(fā)揮它的利用價(jià)值，為村的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā) 展做貢獻(xiàn)。
1.檔案的開放與村務(wù)公開問題。在現(xiàn)實(shí)生活中，往往因?yàn)榇迕駥?duì)某些事情不了解導(dǎo)致對(duì)村兩委 會(huì)產(chǎn)生誤解，造成干群關(guān)系緊張，甚至影響了村的穩(wěn)定，其中一個(gè)很重要的原因就是因?yàn)榇鍎?wù)不公開， 如在一些農(nóng)村地區(qū)到現(xiàn)在還沒公開財(cái)務(wù)，或雖有公開，但存在假賬、模糊賬的現(xiàn)象;政務(wù)公開的內(nèi)容不 全面，有的避重就輕、弄虛作假;有的敷衍了事，應(yīng)付檢查與考核，該公布的沒有公布;有的不敢公布， 把“暗箱操作”的事項(xiàng)藏起來，致使村民對(duì)村務(wù)、財(cái)務(wù)有“霧里看花”的感覺。村務(wù)公開往往直接關(guān)系到 村民的切身利益、黨組織形象、信譽(yù)，伺時(shí)也體現(xiàn)出了一個(gè)村級(jí)組織民主管理的程度。這里就涉及村 級(jí)檔案幵放利用與村務(wù)公開的問題。
2.正確處理檔案的開放性與保密性的關(guān)系。雖然，檔案對(duì)村民開放，體現(xiàn)了村級(jí)組織民主管理的 程度，有利于村的和諧發(fā)展，但是，并不是說所有的檔案都可以在任何時(shí)候公開，也就是說檔案的開放 是有限度的。一是說幵放的范圍，有的可以公開，有的則不能公開，如影響黨內(nèi)團(tuán)結(jié)、社會(huì)安定、對(duì)外 開放有損個(gè)人形象和尊嚴(yán)的都屬于不能對(duì)外開放的范圍;二是時(shí)間的限定，有的檔案要達(dá)到一定年限 以后才能對(duì)外界開放;再有就是檔案的密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)，隨著時(shí)間的推移，密級(jí)可以降 低或解除，只有解除密級(jí)后的檔案，才可以向社會(huì)公開。所以，這里又涉及檔案的開放性與保密性的 關(guān)系。要正確處理檔案的開放性與保密性的關(guān)系，該開放的就要開放，不能以各種理由拒絕;不能開 放的就一定要堅(jiān)持原則，否則可能使村、村民的利益受到損害。
(四)清清白白做村官
前面我們以各種實(shí)例充分說明了檔案不論對(duì)村官本人，還是對(duì)村的發(fā)展都起著重要的作用，特別 是對(duì)村官來講，為了自己的名譽(yù)、前途，更應(yīng)該重視檔案，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，從我做起，從現(xiàn)在做起。
1.提高自身的檔案意識(shí)
在當(dāng)前，農(nóng)村工作千頭萬緒，各種矛盾錯(cuò)綜復(fù)雜，有的矛盾還很尖銳，甚至出現(xiàn)上訪的現(xiàn)象，這有 時(shí)和村官的檔案意識(shí)差有直接的關(guān)系：一是檔案的形成意識(shí)差，很多重要的事情不注意及時(shí)形成文字 材料，為日后的糾紛埋下了伏筆;二是保管的意識(shí)差，對(duì)在村務(wù)工作中形成的各種原始記錄、文件材料 不當(dāng)回事，亂丟亂放，到真正需要的時(shí)候找又找不到。所以，必須從以下兩個(gè)方面加強(qiáng)檔案的形成和 管理意識(shí)。
(1)要有重要的東西一定要形成文字材料的意識(shí)
自古講空口無憑，立字為據(jù)，這里的“據(jù)”就是我們今天所說的檔案。有了檔案這個(gè)證據(jù)，遇到問 題無需多言就會(huì)迎刃而解。
(2)要有檔案長久保存的意識(shí)
檔案是一種不可再生的信息資源，它的作用就是便于今后查考和利用，所以，檔案的價(jià)值和時(shí)間 成正比，年代越久遠(yuǎn)價(jià)值越高，為了能最大限度地發(fā)揮檔案的作用，從檔案的形成之日起就要考慮如 何使檔案保存得更長久，這就要求村官頭腦中始終有一種檔案要長久保存的意識(shí)，比如手中所使用的 筆，一定要使用符合檔案要求的簽字筆，而不是隨便用圓珠筆或鉛筆來簽字，否則，隨著時(shí)間的推移， 字跡就會(huì)變得模糊，讓人難以辨認(rèn)，失去憑證作用;再有就是要建立專門的保管場所，且保管場所符合 “八防”要求，不同載體的檔案要分類保管，否則會(huì)縮短檔案的壽命;還有就是各級(jí)組織要采取措施來 保持檔案的連續(xù)性，村官一般是一任三年，這樣就加大了保持檔案連續(xù)性的難度，在當(dāng)今也是一個(gè)難題，如果沒有具體的防范措施，那就難免造成檔案的流失、損毀，而這種損失將是無法彌補(bǔ)的。
2.依法治檔，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理
國有國法，家有家規(guī)，為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，國家及各個(gè)地區(qū)都出臺(tái)了一些具體的法律、法規(guī)。 每一個(gè)村官都要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)的法律、法規(guī)，用法律的手段來加強(qiáng)、重視 對(duì)檔案的管理，否則，觸犯了法律都不明白是怎么回事，如《檔案法》里就明確規(guī)定，“明知所保存的檔 案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失的”，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或其他直接責(zé)任人將依法給予 行政處分。
3.注重對(duì)檔案管理的投入
在檔案管理中一定的投入是必不可少的，包括人員的投入、設(shè)備的投入以及場所的投入等。每村 至少要設(shè)有一名兼職檔案員，設(shè)備的投入包括通風(fēng)設(shè)備、裝訂機(jī)等，場所的投入就是指要有專門的檔 案庫房，檔案庫房不能同其他庫房混用。
這些投入實(shí)際都涉及資金的何題，有時(shí)單靠上級(jí)的撥款是很難的，說到底，還是要發(fā)展本村經(jīng)濟(jì)， 這樣才能加大在檔案管理上的投入
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