2013會計從業(yè)資格《會計電算化》學(xué)習(xí)筆記(4)

第四節(jié)電子表格軟件

　　一、Excel概述

　　Excel是一種功能強大、使用方便，并且以“表格”形式進行數(shù)據(jù)綜合管理與分析的電子表格軟件，可廣泛應(yīng)用于財務(wù)、金融、貿(mào)易、統(tǒng)計、審計、行政等領(lǐng)域。

　　Excel是運行于Windows環(huán)境下的電子表格軟件，具有電子表格處理、圖形處理和數(shù)據(jù)庫管理三大功能。

　　(一)Excel的啟動與退出

　　1.啟動Excel的方法

　　啟動Excel的方法有如下三種。

　　(1)雙擊桌面的Excel的應(yīng)用程序圖標(biāo)。

　　(2)單擊“開始”菜單，選擇“所有程序”菜單中的“Microsoft　Office”下的“MicrosoftOffice　Excel　2003”命令，單擊左鍵即可。

　　(3)在“資源管理器”或“我的電腦”中找到Excel應(yīng)用程序的存儲位置，雙擊Excel應(yīng)用程序圖標(biāo)。

　　2.退出Excel的方法

　　在Excel應(yīng)用程序窗口，可通過以下任何一種方法退出Excel。(1)單擊標(biāo)題欄右側(cè)的“關(guān)閉”按鈕。

　　(2)單擊“文件”菜單，在“文件”的下拉菜單中單擊“退出”命令。(3)雙擊標(biāo)題欄左側(cè)的控制菜單框。

　　(4)單擊標(biāo)題欄左側(cè)的控制菜單框，然后在對應(yīng)的下拉菜單中單擊“關(guān)閉”命令。

　　(二)Excel窗口簡介

　　Excel工作窗口主要包括標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯欄、工作簿窗口以及狀態(tài)欄等屏幕元素。

　　(1)標(biāo)題欄。標(biāo)題欄中包含控制菜單框、應(yīng)用程序名Excel、文檔名，以及最小化、最大化和關(guān)閉按鈕。

　　(2)菜單欄。菜單欄中有文件、編輯、視圖、插入、格式、工具、數(shù)據(jù)、窗口和幫助菜單項，它們幾乎包含了Excel的所有命令。

　　(3)工具欄。工具欄中包含了常用命令所對應(yīng)的操作按鈕，當(dāng)鼠標(biāo)指針指向工具欄的某個按鈕時，屏幕上就會顯示該按鈕的提示信息，單擊按鈕就會執(zhí)行其對應(yīng)的命令。

　　(4)編輯欄。編輯欄通常顯示當(dāng)前單元格的內(nèi)容，可對當(dāng)前單元格的內(nèi)容進行輸入和編輯修改。

　　(5)工作簿窗口區(qū)。Excel工作簿是運算和儲存數(shù)據(jù)的文件，它由若干張工作表組成。一個Excel工作簿中可以包含1～255個工作表。在系統(tǒng)默認(rèn)狀態(tài)下，一個Excel工作簿含有3個工作表，分別被命名為sheet1、sheet2和sheet3，可以對工作表進行插入、刪除、移動、復(fù)制和重命名等操作。

　　工作表也稱電子表格，它由若干單元格組成，是Excel存儲和處理數(shù)據(jù)最主要的形式。工作簿窗口區(qū)位于Excel主窗口的下方，除了含有工作簿窗口標(biāo)題欄和窗口控制菜單框以外，還包括以下內(nèi)容。

　　①行號。用1、2、3……等阿拉伯?dāng)?shù)字表示，工作表的最大行號為65536。

　�、诹刑枴Ｃ總�工作表共有256列，以A、B、c……等字母形式表示，第26列之后的列號分別由AA、AB、AC……AZ、BA、BB……IV來表示。

　�、蹎卧�。工作表中行與列相交的位置稱單元格，它是工作表中最基本的存儲單位。工作表中的每個單元格由唯一的單元地址標(biāo)識。單元地址由單元格所在列的列號和單元格所在行的行號共同組成，且列號在前，行號在后。如，“B5”表示的單元格處于工作表的第B列與第5行交叉的位置。

　　④全選框。位于行號與列號的交點處，單擊它可將整個工作表選中。

　�、轁L動條。Excel有水平滾動條和垂直滾動條，其中，水平滾動條位于屏幕的底部，垂直滾動條位于屏幕右側(cè)。使用滾動條可以實現(xiàn)快速移動。

　　⑥工作表標(biāo)簽。水平滾動條的左端是工作表標(biāo)簽和工作表標(biāo)簽滾動按鈕。標(biāo)簽顯示內(nèi)容為工作表名稱。

　　(6)狀態(tài)欄。狀態(tài)欄位于屏幕的底部，用于顯示當(dāng)前活動的信息，包括工作狀態(tài)、幫助信息和鍵盤狀態(tài)等。狀態(tài)欄僅顯示當(dāng)前工作區(qū)的工作狀態(tài)。

　　(三)區(qū)域的概念與基本操作

　　1.區(qū)域的概念及其表示方法

　　區(qū)域是指工作表中的單元格組，它是一組單元格。區(qū)域的表示方法是用區(qū)域符(冒號)

　　將區(qū)域的兩個對角的單元地址隔開，它表示的是兩個對角單元之間所有的單元格，如D2：E5。

　　2.選擇區(qū)域

　　有時，Excel的操作是針對某一區(qū)域的，在進行具體操作之前需要先選定操作區(qū)域。常見的選擇區(qū)域有矩形區(qū)域、整行、整列或全表區(qū)域，也可以是不連續(xù)的區(qū)域。

　　3.區(qū)域命名

　　對于重復(fù)使用率比較高的單元區(qū)域或者比較復(fù)雜的區(qū)域，可以對其命名，以后再使用時就不必重新進行選擇，只需通過引用它的名字就可以實現(xiàn)對這一區(qū)域的使用。若要為區(qū)域命名，首先，要選中命名的對象，然后，單擊編輯欄左側(cè)的“名字框”，輸入?yún)^(qū)域的名字，最后按下回車鍵。

　　二、工作表的基本操作

　　(一)創(chuàng)建工作表

　　創(chuàng)建工作表要通過建立新的工作簿來實現(xiàn)。

　　1.新建空白工作簿

　　建立新工作簿的方法有以下幾種。

　　(1)每次啟動Excel時，系統(tǒng)將自動建立一個新工作簿，文件名為Bookl.xls。用戶在保存工作簿時，可另存為其他的文件名。

　　(2)單擊常用工具欄中的“新建”按鈕。

　　(3)選擇“文件”菜單中的“新建”命令，在“新建”對話框中選擇“工作簿”，并按下“確定”按鈕。

　　2.根據(jù)模板建立新工作簿

　　在Excel中，系統(tǒng)提供兩大類的模板：常用和電子表格方案。它們包含多種類型的文件模板。

　　(二)輸入數(shù)據(jù)

　　在向單元格輸入數(shù)據(jù)時，要先將鼠標(biāo)指向某單元，并單擊左鍵，使其成為當(dāng)前單元，然后再進行輸入操作。Excel的數(shù)據(jù)有字符型、數(shù)值型、日期型等多種類型。下面分別介紹這三種類型數(shù)據(jù)的輸入特點。

　　(1)輸入字符型數(shù)據(jù)。字符型數(shù)據(jù)是指通常所說的字符串，它可以由字母、漢字、數(shù)字和其他有效的顯示字符組成。字符型數(shù)據(jù)在單元格中自動左對齊;對于超長字符串若右側(cè)相鄰單元格為空，則自動延伸至右側(cè)單元格顯示，若不為空則自動隱藏;輸入不需計算的數(shù)字字符串時，需在字符串左側(cè)加入單引號。

　　(2)輸人數(shù)值型數(shù)據(jù)。數(shù)值型數(shù)據(jù)是由0—9這十個數(shù)字與特殊符號“+、-、-、(、)、%、，E、E、e、$”等組成的。輸入的數(shù)值型數(shù)據(jù)在單元格中自動右對齊，超長數(shù)值型數(shù)據(jù)自動轉(zhuǎn)換為科學(xué)計數(shù)法的形式。

　　(3)輸入日期型數(shù)據(jù)。當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)符合日期格式時，Excel將以默認(rèn)的日期格式存儲數(shù)據(jù)。日期的輸入一般是用“一”或“/”將不同的數(shù)字分隔開，而且，各個數(shù)字必須符合年、月、日的規(guī)則。日期型數(shù)據(jù)在單元格中默認(rèn)右對齊;若單元格首次輸入的內(nèi)容是日期型數(shù)據(jù)，則該單元格就被格式化為日期格式，要變?yōu)閿?shù)值型則需重新設(shè)置格式。

　　(三)輸入公式

　　Excel中的公式是由運算符、常量、單元格地址、函數(shù)和括號等組成的。輸入公式時必須以“=”開頭。

　　1.運算符

　　公式中常用的運算符有算術(shù)運算符、關(guān)系運算符等。

　　(1)算術(shù)運算符包括：(　)(括號)、+(加號)、一(減號)、木(乘號)、/(除號)、^(冪)。運算的優(yōu)先級別依次為括號、冪、乘除、加減，同級運算時的順序為從左向右依次計算。

　　(2)關(guān)系運算符包括：>(大于)、>=(大于等于)、<(小于)、<=(小于等于)、=(等于)、<>(不等于)。關(guān)系運算符之間沒有優(yōu)先級別。

　　當(dāng)出現(xiàn)算術(shù)和關(guān)系的混和運算時，算術(shù)運算優(yōu)先于關(guān)系運算。

　　2.公式輸入

　　在輸入公式的過程中，公式同時顯示在編輯欄和單元格中。一旦確認(rèn)輸入之后，系統(tǒng)的默認(rèn)狀態(tài)是在編輯欄中顯示公式，在單元格中顯示公式的計算結(jié)果。

　　功能：首先執(zhí)行條件表達(dá)式，根據(jù)不同的計算結(jié)果，函數(shù)返回不同的值。當(dāng)條件表達(dá)式的值為“真”時，返回函數(shù)中第二個參數(shù)的計算結(jié)果;當(dāng)條件表達(dá)式的值為“假”時，返回函數(shù)中第三個參數(shù)的計算結(jié)果。

　　3.函數(shù)的輸入

　　函數(shù)的輸入可以通過單擊“常用”工具欄的“粘貼函數(shù)”按鈕來實現(xiàn)。函數(shù)的插入還可通過直接在單元格中輸入的方式來插入，但要注意，輸入函數(shù)和公式一樣，必須以“=”開頭。

　　(五)自動填充

　　在當(dāng)前單元格或選中區(qū)域的右下角有一個很小的實心方塊，被稱為填充柄。當(dāng)鼠標(biāo)指針指向填充柄時，鼠標(biāo)指針的形狀將變?yōu)閷嵭氖中螤睿藭r，向上、下、左、右某個方向拖動鼠標(biāo)，凡是鼠標(biāo)經(jīng)過的連續(xù)單元格中將出現(xiàn)自動填充的內(nèi)容。

　　1.自動填充文字序列

　　Excel系統(tǒng)為用戶提供了一些標(biāo)準(zhǔn)的文字序列，例如，星期日、星期一……星期六，一月、二月……十二月，甲、乙、丙……癸，Sunday、Monday……Saturday，等等。當(dāng)需要輸入這些序列時，只需在第一個單元格輸入該序列的某個值，然后拖動填充柄，即可將序列自動填充。

　　2.自動填充有規(guī)律的數(shù)值

　　(1)自動填充等差數(shù)列。首先，在工作表中數(shù)列開始的第一個和第二個單元中分別輸入等差數(shù)列的前兩個值;然后將它們選中，向數(shù)列填充方向拖動選中區(qū)域右下角的填充柄，直至等差數(shù)列完全填人為止。

　　(2)自動填充等比數(shù)列。首先，在工作表中數(shù)列開始的第一個單元輸入等比數(shù)列的第一個值，在第二個單元輸入以第一個值為基礎(chǔ)的計算公式(公式中必須含有第一個值的單元地址)，然后選中公式所在單元，向數(shù)列填充方向拖動當(dāng)前單元右下角的填充柄，直至等比數(shù)列完全填人為止。

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