會議紀(jì)要作為常用的公文文體之一,是適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項時使用的文種?刹扇∞D(zhuǎn)發(fā)(印發(fā))或直接發(fā)出的形式,類似于通知,發(fā)給下級貫徹執(zhí)行;也可以報送給上級,類似會議情況報告,向上級作出反映;還可以發(fā)給平級有關(guān)機(jī)關(guān),類似公函,使對方知曉,溝通情況。本文中華圖公務(wù)員考試研究中心概括了會議紀(jì)要寫作的三大寫作要點,供考生查閱。
會議紀(jì)要的寫作要點:
1.明確會議宗旨,突出中心。一次工作會議,涉及的問題很多。在寫會議紀(jì)要時,必須抓住會議所集中解決的幾個主要問題,形成紀(jì)要的中心,切不可面面俱到。同時,一次工作會議,在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見,不能把這些意見都納入會議紀(jì)要,而應(yīng)根據(jù)會議的宗旨,分析綜合各種意見,集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人的一致意見,同時,也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見,可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”、“會議認(rèn)為”、“會議決定”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”等提法,加以集中概括、簡明扼要地反映出來;對有分 歧的意見,如屬研討性質(zhì)的會議可寫進(jìn)會議紀(jì)要中去。
2.講究用語,注意條理。要按照會議紀(jì)要的不同用途,恰當(dāng)?shù)厥褂貌煌挠谜Z。上報的會議紀(jì)要,就應(yīng)使用對上的語氣,如“會議討論了以下幾個問題”、“會議考慮”等;下發(fā)的會議紀(jì)要,則可用“會議決定”、“會議要求”、“會議強(qiáng)調(diào)”、“會議號召”等。
要注意條理化、理論化。這是會議紀(jì)要與會議記錄的一個主要區(qū)別。會議記錄一般要把每個人的發(fā)言盡量客觀、詳細(xì)地記錄下來,而會議紀(jì)要則需要有一個對會議討論意見的綜合、分析、整理加工的過程,這個過程也就是條理化、理論化的過程。所謂條理化,就是要對會議討論的意見,分類歸納,層次清晰;所謂理論化,就是要對會議討論的意見,盡力給予理論上的概括,提綱挈領(lǐng),畫龍點睛。當(dāng)然條理化、理論化,并不是脫離會議實際,搞虛假的“粉飾”和“拔高”。
3.忠實于會議精神,做好記錄。會議記錄必然依據(jù)會議的實際內(nèi)容,不能隨心所欲地增減或更改內(nèi)容,不能添枝加葉。在寫作當(dāng)中,感到有的地方必須有所增減時,要經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)同意,必要時還應(yīng)在一定范圍內(nèi)征求有關(guān)人員的意見。
會議記錄是產(chǎn)生會議紀(jì)要的基礎(chǔ),也是整理會議紀(jì)要的原始性主要素材之一。只有認(rèn)真做好會議記錄,才有利于會議紀(jì)要的整理,并保證紀(jì)要的質(zhì)量,做到準(zhǔn)確無誤。
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