發(fā)布行政規(guī)章、規(guī)章制度、管理規(guī)章的通知正文寫祛比較簡單，一般寫上“現(xiàn)將《xx(規(guī)章或管理規(guī)章名稱)》印發(fā)給你們，望認(rèn)真貫徹執(zhí)行”即可。有的還要寫明批準(zhǔn)、通過的依據(jù)、時(shí)間、形式或生效日期，有的簡要寫明規(guī)章或規(guī)章制度的基術(shù)精神和貫徹執(zhí)行的原則意見。
基層機(jī)關(guān)單位層層轉(zhuǎn)發(fā)上級有關(guān)文件的通知，在標(biāo)題中往往會出現(xiàn)兩個(gè)以上的“關(guān)于”和“通知”，結(jié)構(gòu)顯得累贅。可簡化這種標(biāo)題，省略掉中間轉(zhuǎn)發(fā)的層層過橋，直轉(zhuǎn)最上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)發(fā)文標(biāo)題，而正文中說明轉(zhuǎn)發(fā)情況。例如：
××縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)《x x市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)<省糧食局轉(zhuǎn)發(fā)[國內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報(bào)送來信來訪工作統(tǒng)計(jì)的通知〕的通知)的通知》的通知
可改寫為《xx縣糧食局轉(zhuǎn)發(fā)國內(nèi)貿(mào)易部關(guān)于報(bào)送來信來訪工作統(tǒng)計(jì)的通知的通知》，就簡明多了。而在正文中可以寫道：“近日，我們收到了省糧食局、市糧食局轉(zhuǎn)發(fā)的《xx通知》”，這樣，有利于上下級關(guān)系的協(xié)調(diào)。
4.任免通知其正文寫法極為規(guī)范、單一，只須簡明扼要地寫明任命或免職的根據(jù)和內(nèi)容。有的還要寫明任命、聘用的任期和待遇。制發(fā)任免通知一定要注意依法行文。
5.事項(xiàng)通知這類通知涉及的內(nèi)容和寫法都與通告、啟事相似，但用法又有不同。使用時(shí)要注意，這類通知格式簡單，大都篇段合一，直陳其事，簡明扼要;少數(shù)內(nèi)容稍多的則采用了多段式或總分條文式等結(jié)構(gòu)形式。
三、通報(bào)
(一)通報(bào)的特點(diǎn)及作用
通報(bào)具有知曉性和指導(dǎo)性的特點(diǎn)，它對下級和有關(guān)方面的指導(dǎo)作用重于指揮作用，主要起倡導(dǎo)、警戒、啟發(fā)、教育和溝通情況的作用。具體說來，其作用是：
1.嘉獎(jiǎng)和告誡作用在一定范圍內(nèi)對具體的人和事表揚(yáng)或批評，借以達(dá)到鼓勵(lì)先進(jìn)、發(fā)揚(yáng)正氣或批評錯(cuò)誤、打擊歪風(fēng)邪氣的目的。
2.交流作用凡傳達(dá)重要情況和知照事項(xiàng)的通報(bào)，能及時(shí)交流信息，上情下達(dá)，促進(jìn)上下級之間、有關(guān)部門之間相互了解。
(二)通報(bào)的分類
根據(jù)通報(bào)的作用和應(yīng)用范圍，可將通報(bào)分為三類。
1.表彰性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)表彰先進(jìn)。
2.批評性通報(bào)用于在一定范圍內(nèi)批評錯(cuò)誤，糾正不良傾向。
3.情況通報(bào)多用于向有關(guān)方面知照應(yīng)該掌握和了解的信息、動(dòng)態(tài)，以作為工作的參考。
從寫法上看，又可分直述式通報(bào)和轉(zhuǎn)述式通報(bào)。直述式通報(bào)是作者直接敘述通報(bào)事項(xiàng)，再在此基礎(chǔ)上作出分析、評價(jià)、處理。轉(zhuǎn)述式通報(bào)則是針對附件(如下級報(bào)送的情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告、通報(bào)、來信等等)所反映的先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)或嚴(yán)重情況分析、評價(jià)，提出處理意見。
(三)通報(bào)的寫作
1.通報(bào)的一般結(jié)構(gòu)
(1)標(biāo)題有兩種寫法。一是公文標(biāo)題;一是新聞式雙標(biāo)題，多是正題加副題，也可寫為眉題加正題。前者突出莊重、嚴(yán)肅，后者更鮮明、醒目。
(2)主送機(jī)關(guān)行文對象有專指的，寫明主送機(jī)關(guān);普發(fā)性的通報(bào)，也可不寫主送機(jī)關(guān)，而在文后的發(fā)至范圍中注明。
(3)正文各類通報(bào)寫法上的差異體現(xiàn)在正文中，直述式和轉(zhuǎn)述式通報(bào)正文的寫法也有區(qū)別。正文通常采用遞進(jìn)式結(jié)構(gòu)，也有的情況通報(bào)采用總分條文式結(jié)構(gòu)。
(4) 落款注明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。
2.表彰性通報(bào)的寫作
這類通報(bào)的正文一般包括先進(jìn)事跡、先進(jìn)事跡評價(jià)、表彰決定、希望和要求四個(gè)部分。
先進(jìn)事跡在直述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容直接在通報(bào)正文中敘述，寫得就詳細(xì)些。在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，這部分內(nèi)容己出現(xiàn)在通報(bào)后面附的材料和公文中，就不再重復(fù)敘述，只須概括地強(qiáng)調(diào)或突出要點(diǎn)。
先進(jìn)事跡評價(jià)著重表彰先進(jìn)事跡的通報(bào)，應(yīng)在介紹事跡的基礎(chǔ)上說明其意義，分析評議其精神實(shí)質(zhì)。著重突出先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的通報(bào)，應(yīng)在介紹先進(jìn)事跡的基礎(chǔ)上，歸納和論述其典型經(jīng)驗(yàn)，以供人們效法、借鑒。文字要簡明，不必過多議論。
表彰決定要寫得具體、準(zhǔn)確，言簡意明。
希望和要求既包括對被表彰者的勉勵(lì)和期望，更包括對有關(guān)方面和群眾的希望和號召。要求要切實(shí)可行，符合實(shí)際;行文要有針對性，做到概括、鮮明，不千篇一律。
3.批評性通報(bào)的寫作
這類通報(bào)的懲戒作用十分突出，除在一定范圍內(nèi)批評處理錯(cuò)誤外，著重是要從中吸取教訓(xùn)，引起有關(guān)方面和干部群眾警覺，以防止類似事件再發(fā)生。
這類通報(bào)用于批評錯(cuò)誤、公布處分決定的，篇幅較短。除批評錯(cuò)誤、宣布處分外，側(cè)重于分析情況、總結(jié)教訓(xùn)、指導(dǎo)改進(jìn)工作的，篇幅就要長些。
正文包括錯(cuò)誤事實(shí)、錯(cuò)誤原因和教訓(xùn)、處理決定、希望和要求四部分，可從寫作意圖和目的出發(fā)決定取舍詳略。
錯(cuò)誤事實(shí)部分要圍繞通報(bào)批評的主要問題，如實(shí)反映情況。在直述式通報(bào)中這部分要詳寫，在轉(zhuǎn)述式通報(bào)中，錯(cuò)誤事實(shí)一般在附件中已經(jīng)說清楚了，通報(bào)正文對此則可從略，不必再重復(fù)贅述。
錯(cuò)誤原因和教訓(xùn)部分，一般要針對錯(cuò)誤事實(shí)分析原因，點(diǎn)明實(shí)質(zhì)，總結(jié)教訓(xùn)，指出危害。要寫得準(zhǔn)確中肯，實(shí)事求是，既不可無限上綱。分析評議要合情合理，令人信服。
處理決定部分要簡明扼要。
要求和希望部分是針對錯(cuò)誤及其教訓(xùn)，提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施和要求，告誡來者，教育大家。
4.情況通報(bào)的寫作
這類通報(bào)內(nèi)容集中，多為一事一報(bào);寫作比較靈活自如，結(jié)構(gòu)因文而定。主要是據(jù)實(shí)反映情況，分析問題，有的還要針對通報(bào)的情況提出要求和希望。行文要突出重點(diǎn)，抓住本質(zhì)。無論是陳述情況的始末、發(fā)展過程，還是分析問題，都要不枝不蔓，語言要簡潔、得體。
四、報(bào)告
(一)報(bào)告的用途
報(bào)告可用于陳述以下幾方面事項(xiàng)：
1.定期或不定期地向上級匯報(bào)工作;
2.向上級反映情況;
3.答復(fù)上級機(jī)關(guān)的查詢;
4.說明向上級機(jī)關(guān)報(bào)送文件、物品的情況。
(二)報(bào)告的分類
報(bào)告可從不同的角度分成各種類型。
1.按報(bào)告內(nèi)容分類
工作報(bào)告用于向上級匯報(bào)工作進(jìn)程，反映工作問題，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。
情況報(bào)告用于向上級反映情況，特別是反映調(diào)查了解到的重大情況、特殊情況、新情況，比較系統(tǒng)、全面地為上級機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)提供社情、民情等信息動(dòng)態(tài)。
答復(fù)報(bào)告用于答復(fù)上級機(jī)關(guān)的查詢、提問;按要求如期匯報(bào)執(zhí)行上級機(jī)關(guān)某項(xiàng)指示、意見的結(jié)果;回答有關(guān)代表大會、委員會及其執(zhí)行機(jī)構(gòu)提出的質(zhì)詢，交付處理的提案、議案的處理意見或處理結(jié)果。
報(bào)送報(bào)告用于向上級機(jī)關(guān)說明報(bào)送有關(guān)文件、材料或物品的情況。
2.按報(bào)告寫作范圍分類
綜合報(bào)告用于反映一定階段、一定范圍的多方面工作情況，注重綜合、全面。
專題報(bào)告用于反映某一項(xiàng)專門工作或某一方面工作的情況，注重專一性。實(shí)際工作中的報(bào)告大多是這種類型。
綜合報(bào)告與專題報(bào)告的劃分有相對性，有時(shí)部門的綜合報(bào)告對全局而言，就成了專題報(bào)告了。
(三)報(bào)告的一般結(jié)構(gòu)和寫作要求
1.標(biāo)題有的報(bào)告因事情緊迫，還要在文種前加“緊急”二字，以便引起足夠重視。如《林業(yè)部關(guān)于搶救大熊貓的緊急報(bào)告》。
2.主送機(jī)關(guān)。
3.正文不同內(nèi)容性質(zhì)的報(bào)告，寫法不盡相同，但正文結(jié)構(gòu)一般由三部分構(gòu)成。
報(bào)告緣由簡明扼要地說明為什么寫報(bào)告。若無必要也可略而不述。
報(bào)告內(nèi)容這是正文重點(diǎn)所在。內(nèi)容較多時(shí)，可依事情的發(fā)展變化脈絡(luò)、認(rèn)識處理問題的由淺入深，以縱式結(jié)構(gòu)安排材料;也可按情況、經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)或問題的方方面面，以并列的橫式結(jié)構(gòu)安排材料，而且常分條列項(xiàng)使層次段落更分明。
決不能在報(bào)告中夾帶請示事項(xiàng)。
報(bào)告結(jié)語各類報(bào)告一般以“特此報(bào)告”、“請審閱”等語作結(jié)。也可以不要結(jié)語。
4.落款寫明發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期。
(四)各類報(bào)告正文的寫法
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