公文是傳達(dá)政令的工具。公文質(zhì)量的高低，關(guān)鍵看其內(nèi)容是否具有科學(xué)性。科學(xué)設(shè)計(jì)文件內(nèi)容是關(guān)鍵。那么，起草文件應(yīng)該注意哪些問(wèn)題呢?筆者歸納了以下七大注意事項(xiàng)。
一.照抄照轉(zhuǎn)。現(xiàn)在有些地方貫徹上級(jí)的文件，不是從本地、本部門(mén)實(shí)際出發(fā)，而是不管效果，照抄照轉(zhuǎn)。這是一種極不負(fù)責(zé)任的態(tài)度。上級(jí)的文件是面對(duì)一定范圍講的，提出問(wèn)題、解決問(wèn)題一般是從普遍意義角度考慮的，一些地方的特殊情況不可能都照顧到，有些問(wèn)題的解決辦法也不可能講得很具體。這就要求下級(jí)機(jī)關(guān)和單位必須根據(jù)上級(jí)文件規(guī)定的原則、精神，結(jié)合本地、本部門(mén)的實(shí)際，提出具體的貫徹意見(jiàn)。正如一位領(lǐng)導(dǎo)同志所指出的，每個(gè)層次都不單純是個(gè)執(zhí)行問(wèn)題，都具有主動(dòng)和被動(dòng)這兩重性，即對(duì)中央的指示必須堅(jiān)決執(zhí)行，在執(zhí)行的過(guò)程中又有根據(jù)自己的實(shí)際情況決定問(wèn)題的機(jī)動(dòng)性，在被動(dòng)中求主動(dòng)。否則，對(duì)上級(jí)的文件照抄照轉(zhuǎn)、“上下一般粗”，或者片面理解、各取所需，是絕對(duì)不會(huì)收到好的效果的。
二.師出無(wú)名。提出一個(gè)觀點(diǎn)或提出一項(xiàng)政策，應(yīng)當(dāng)“師出有名”，有根有據(jù)。這種根據(jù)主要是黨的路線、方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)及上級(jí)機(jī)關(guān)的指示。不言而喻，貫徹中央部署，“根據(jù)”主要出自中央文件。按照實(shí)際需要作出的部署，也要注意有理論根據(jù)、文件根據(jù)。即把提出的意見(jiàn)放在當(dāng)時(shí)所處的政治大格局中去考慮，使所提出的意見(jiàn)既符合實(shí)際，又符合當(dāng)時(shí)政治大格局的要求。再一點(diǎn)就是對(duì)同一個(gè)問(wèn)題，中央過(guò)去有指示，近期根據(jù)新的形勢(shì)和任務(wù)，中央又作出了新指示，起草文件時(shí)應(yīng)把新指示作為部署工作的依據(jù)。黨委是管全局的，工作涉及面大，所制發(fā)的文件涉及面也相應(yīng)的大。因此，做起草公文工作的同志很需要加強(qiáng)對(duì)上級(jí)各類(lèi)文件、領(lǐng)導(dǎo)同志講話和各方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，以掌握更多的根據(jù)和尺度。根據(jù)掌握得多、尺度把握得準(zhǔn)，起草文件才能得心應(yīng)手。
三.無(wú)的放矢。公文為解決問(wèn)題而制發(fā)，必須講求針對(duì)性。否則，不會(huì)有任何實(shí)際作用。毛澤東在《反對(duì)黨八股》一文中把“無(wú)的放矢，不看對(duì)象”列為黨八股的第三條罪狀，并在這一部分中巧妙地運(yùn)用了一個(gè)典故，說(shuō)“‘對(duì)牛彈琴’這句話，含有譏笑對(duì)象的意思。如果我們除去這個(gè)意思，放進(jìn)尊重對(duì)象的意思去，那就只剩下譏笑彈琴者這個(gè)意思了。為什么不看對(duì)象亂彈一通呢?”公文起草也要克服這個(gè)毛病，注意其針對(duì)性。很難想象，一篇毫無(wú)針對(duì)性的公文，能夠打動(dòng)人、影響人，推動(dòng)工作。從這個(gè)意義上說(shuō)，針對(duì)性和可操作性是公文“份量”的標(biāo)志。要增強(qiáng)公文的份量，做到有的放矢，起草之前，就應(yīng)當(dāng)首先搞好調(diào)查研究。問(wèn)題調(diào)查清楚了，勁才知道往哪里使，講問(wèn)題、提對(duì)策才有針對(duì)性;政策、措施經(jīng)過(guò)比較、論證，在實(shí)際工作中才能行得通，有可操作性。
四.朝令夕改。按照馬克思主義的觀點(diǎn)，任何事物都不是一成不變的。政策也是這樣，它也要隨著時(shí)間、地點(diǎn)、條件的變化而發(fā)展變化。但政策又具有相對(duì)的穩(wěn)定性和一定的連續(xù)性，而且這種穩(wěn)定性和連續(xù)性直接關(guān)系全局的穩(wěn)定、事業(yè)的發(fā)展。正如我們平時(shí)常講的：政策穩(wěn)則人心穩(wěn)，人心穩(wěn)則全局穩(wěn)，全局穩(wěn)則事業(yè)興。因此，起草公文時(shí)一定要從政治和全局的高度考慮問(wèn)題，注意保持政策的連續(xù)性、穩(wěn)定性。要做到這一點(diǎn)，有必要做好兩個(gè)方面的檢查：一是檢查一下文件的基本精神同黨和國(guó)家的方針、政策、法律、法令以及上級(jí)機(jī)關(guān)的決議、命令、指示有無(wú)抵觸。若有抵觸，應(yīng)堅(jiān)決改過(guò)來(lái)。二是檢查一下同本機(jī)關(guān)已經(jīng)發(fā)布的有關(guān)規(guī)定是否矛盾。對(duì)有矛盾的地方要認(rèn)真進(jìn)行分析，如果是對(duì)原有政策的補(bǔ)充、完善，表述一定要清楚，不可讓人產(chǎn)生"政策要變"的誤解;如果認(rèn)為以前的規(guī)定確有必要修改或廢止的，要提請(qǐng)有關(guān)方面進(jìn)行研究、論證。
五.用語(yǔ)失準(zhǔn)。用語(yǔ)必須準(zhǔn)確，這是起草公文的基本要求。衡量公文用語(yǔ)是否準(zhǔn)確，主要看概念是不是明確，判斷、推理對(duì)不對(duì)。因此，在抽象概括某一事物時(shí)，首先要將事實(shí)搞清楚，然后再進(jìn)行判斷、推理，切實(shí)做到準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際。比如，評(píng)價(jià)的話，要恰如其分，既不夸大，也不縮小;分析問(wèn)題原因的話，要客觀、實(shí)在，確實(shí)號(hào)準(zhǔn)脈，點(diǎn)出問(wèn)題的主要癥結(jié);講“兩者關(guān)系”的話，要分清主次，同時(shí)防止片面性。另外，工作要細(xì)致，避免因粗枝大葉出現(xiàn)“硬傷”。比如，對(duì)所引用的話，要注意看出處和是否權(quán)威;同一個(gè)問(wèn)題總結(jié)部分和部署部分都講的話，要注意前后一致;對(duì)有疑問(wèn)的話，要主動(dòng)與有關(guān)方面溝通、請(qǐng)教，切實(shí)將問(wèn)題搞清楚;對(duì)一些重要情況和數(shù)據(jù)，要注意核實(shí)，務(wù)求準(zhǔn)確。
六.篇幅過(guò)長(zhǎng)。篇幅過(guò)長(zhǎng)是目前許多地方和部門(mén)文件的一個(gè)通病。戰(zhàn)爭(zhēng)年代毛澤東同志曾經(jīng)提出，“我們應(yīng)該研究一下文章怎么寫(xiě)得短些，寫(xiě)得精粹些”�，F(xiàn)在雖然不是戰(zhàn)爭(zhēng)年代，但各級(jí)的工作都很忙、壓力都很大。本來(lái)各類(lèi)文件、簡(jiǎn)報(bào)就很多，如果再讓大家看篇幅過(guò)長(zhǎng)的文件，這無(wú)疑是“雪上加霜”。因此，很有必要提倡寫(xiě)短文。要壓縮篇幅，很重要的要有“精品”意識(shí)。文件拿出初稿后，要逐字逐句地進(jìn)行推敲，把可有可無(wú)的字、詞、句刪去，把令人生厭的繁言簡(jiǎn)化，把毫無(wú)實(shí)際意義的大話、套話、廢話抹掉，努力做到既把好政治關(guān)，又把好文字關(guān)。
七.無(wú)物無(wú)序。與此相對(duì)的是有物有序。有物有序是古人寫(xiě)文章所遵循的兩條基本要求�！坝形铩本褪且袃�(nèi)容，“有序”就是要有條理�，F(xiàn)在一些公文這兩方面都有缺陷。比如，有些文稿只提出問(wèn)題，對(duì)如何解決問(wèn)題，只講了些原則話。有些文稿則內(nèi)容繁蕪，在一個(gè)段落層次里講幾個(gè)意思，令人讀后印象模糊，不知所云。這兩方面的毛病都應(yīng)當(dāng)予以糾正。歷史學(xué)家范文瀾先生曾提倡“板凳要坐十年冷，文章不寫(xiě)一句空”。我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)這種精神，盡力把文件寫(xiě)得實(shí)一些，“干貨”多一些。這樣才能收到既便于抓工作、又便于抓落實(shí)的效果。同時(shí)，要講求公文內(nèi)容的邏輯性和條理性。實(shí)際工作中有這樣一種現(xiàn)象：有些寫(xiě)得好的公文，雖然篇幅比較長(zhǎng)，但卻引人閱讀，使人不厭其長(zhǎng);有的寫(xiě)得不夠好的公文，雖然篇幅不長(zhǎng)，卻使人看起來(lái)感到費(fèi)力。這里面一個(gè)很重要的區(qū)別就是內(nèi)容是否條理，語(yǔ)言是否流暢。由此可知，公文內(nèi)容“有序”才有可讀性。
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