企業(yè)部門之間究竟該如何進(jìn)行有效的跨部門溝通?出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間煙囪發(fā)展的根源在哪里?今天我們采訪的嘉賓是正略鈞策的合伙人閆強(qiáng)先生,他對企業(yè)部門之間存在的溝通問題做了詳細(xì)的闡述。
目前,隨著企業(yè)的發(fā)展,分工越來越細(xì)化。業(yè)務(wù)部門越多,業(yè)務(wù)部門的煙囪問題也越加突出。一些負(fù)責(zé)企業(yè)效益的業(yè)務(wù)部門或者核心業(yè)務(wù)部門,往往容易產(chǎn)生對其他支撐或者服務(wù)部門的忽視和抱怨。而這些現(xiàn)象又從另一個(gè)方面制約企業(yè)效率的最大化,很多企業(yè)內(nèi)部的金礦未被挖掘和開采,浪費(fèi)了巨大的資源。企業(yè)部門之間究竟該如何進(jìn)行有效的跨部門溝通?出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間煙囪發(fā)展的根源在哪里?今天我們采訪的嘉賓是正略鈞策的合伙人閆強(qiáng)先生,他對企業(yè)部門之間存在的溝通問題做了詳細(xì)的闡述。
BNET:對于企業(yè)管理層,您認(rèn)為應(yīng)該如何定義各業(yè)務(wù)部門之間的關(guān)系?如何看待不同部門之間的角色?如何看待不同部門之間的合作?
閆強(qiáng):當(dāng)公司進(jìn)一步做大、做強(qiáng)后,一定是希望分工越來越細(xì)化、職能也更加清晰、流程更加完善,這是標(biāo)準(zhǔn)化管理的一個(gè)階段;之后,關(guān)鍵就是著眼點(diǎn)于如何去分工,如何做好分工,非常關(guān)鍵的就是如何去定位,首先,要職能界定要非常清楚。公司每一個(gè)部門都有一個(gè)職能,每一個(gè)人都各司其職,各盡其責(zé)。第二:在職能架構(gòu)上定崗、定編、定人。一個(gè)職能最終要有一個(gè)組織來承載,如何避免部門之間相互扯皮,一是職能梳理清楚;二是協(xié)調(diào)部門之間如何去溝通,這包括橫向溝通和縱向溝通?v向溝通就是我們把每一個(gè)崗位職能去細(xì)化;橫向溝通就是跨部門的溝通,從組織學(xué)來講,最難溝通的就是跨部門溝通問題,要解決跨部門溝通問題,首先,我們要用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的流程把它界定清楚,流程結(jié)點(diǎn)要界定清楚。舉例來說,一個(gè)申請的一個(gè)文件,誰來分析、誰來撰寫、誰來審核、誰來審批等等,每個(gè)流程結(jié)點(diǎn)都把它界定清楚,流程上管理的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn)也都理得很很清楚,那么職責(zé)就算是梳理清楚了。我們說500強(qiáng)企業(yè)為什么相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化做得比較好?在某種意義上講,他們就是相關(guān)的制度、相關(guān)的流程、相關(guān)的職責(zé)制定的非常清晰,部門之間就會各司其職,各負(fù)其責(zé)。另外,企業(yè)軟實(shí)力的提升也很重要,這是企業(yè)文化的一個(gè)導(dǎo)向的問題。如果企業(yè)老板有很強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力,并且以身作則,他會用行動影響他主管的日常行為,他的主管會影響他的員工的日常行為,這樣就會形成一種良性的發(fā)展,也就是我們通常說的有什么樣的領(lǐng)導(dǎo)就有什么樣的員工,也會逐漸形成公司的主流文化。
企業(yè)部門不一樣,承擔(dān)的業(yè)務(wù)也有所不同,個(gè)人分工也不同,這就決定不同的工種在企業(yè)內(nèi)部扮演不同的角色,另外,部門之間都有習(xí)慣性的本位主義,思考問題都會優(yōu)先考慮部門利益,這樣,部門之間溝通就埋下了不順暢基因;部門之間的溝通也就會存在相互扯皮與不合作的態(tài)度與問題。這也是我們常見的組織問題,面對難題如何解決?我認(rèn)為,首先要界定清楚部門職責(zé),責(zé)任明確。其次是崗位職責(zé)要清楚,責(zé)、權(quán)、利要清晰。只有責(zé)、權(quán)、利非常清楚時(shí),部門之間合作才回按章辦事,有據(jù)可依,部門之間的協(xié)助也會和諧發(fā)展。對于制度和流程覆蓋不到地方;就需要增加部門領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通,推動問題的解決。在過往的咨詢案例中,我們通常會考慮部門之間的業(yè)務(wù)溝通頻度與相關(guān)性在部門之上組成一個(gè)大的單元,安排一個(gè)副總來統(tǒng)籌管理。舉個(gè)例子,比如說業(yè)務(wù)部門之間,設(shè)置一個(gè)業(yè)務(wù)副總,統(tǒng)籌業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)與管理;和職能有關(guān)部門設(shè)置一個(gè)主管副總,和支撐部門有關(guān)的設(shè)置一個(gè)職能副總。這樣,首先保障體制內(nèi)的小團(tuán)隊(duì)的溝通是比較順暢的,如果部門之間溝通不暢可以通過找主管副總出面幫他們協(xié)調(diào),促進(jìn)部門之間的合作。
BNET:出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)部門之間煙囪發(fā)展的根源在哪里?有什么解決方案是值得推薦?
閆強(qiáng):根源是責(zé)、權(quán)、利清晰化是法器,企業(yè)文化導(dǎo)向是根源。無論是外資企業(yè)、民營企業(yè),還是央企、國企,文化導(dǎo)向在某種意義上就是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的價(jià)值導(dǎo)向。如果要改善或解決這個(gè)問題根源,企業(yè)必須建立一個(gè)開放的管理文化,不能再犯老板的高度決定企業(yè)的發(fā)展老毛病。首先,老板要有一種開放的心態(tài),能夠聽取別人的意見,在企業(yè)文化中創(chuàng)造一個(gè)學(xué)習(xí)型組織,廣開言路,聽取促進(jìn)公司發(fā)展的言論。另外就是健全相關(guān)的流程制度、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制。
BNET:您有認(rèn)為業(yè)務(wù)部門之間合作對企業(yè)最大的收益會是什么?最大的風(fēng)險(xiǎn)會在哪里?
閆強(qiáng):現(xiàn)在胡主席提倡了一個(gè)時(shí)髦的詞:和諧。業(yè)務(wù)部門之間的合作如果配合得很順暢,對企業(yè)最大的收益就是說將部門職員都整合起來,工作效率就會很高。如果部門之間合作不暢,相互推諉,那勢必會在部門之間形成一個(gè)制約關(guān)系,就像封建王朝總拿宰相和宦官相互制約一樣,這樣的好處就是企業(yè)不會一股獨(dú)大。如果解決不好這個(gè)問題,制約就會變成一種內(nèi)耗,即浪費(fèi)了資源,也失去了市場的商機(jī)。
BNET:從您自身的經(jīng)歷中,有什么值得借鑒的案例?部門之間的合作對于您所管理的部門有哪些意想不到的收獲?對您在哪些方面有特別的幫助和提升?
閆強(qiáng):舉一個(gè)國企的例子,國企雖然掌握了一些核心的資源,但是內(nèi)耗非常的嚴(yán)重,內(nèi)耗嚴(yán)重的一個(gè)核心就是相互牽制,董事長和總經(jīng)理總是不和諧,董事長應(yīng)該是負(fù)責(zé)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、投資方向的,集團(tuán)總經(jīng)理應(yīng)該是負(fù)責(zé)具體運(yùn)營管理與執(zhí)行的,但他們之間總會有一些不和諧的因素。舉一個(gè)案例:一家國企的董事長和總經(jīng)理各領(lǐng)一路人馬在暗戰(zhàn),二者誰都不妥協(xié),誰都不好協(xié)調(diào),因?yàn)樗麄兇硎巧蠈宇I(lǐng)導(dǎo)的面子與意圖。那這樣的問題如何去解決?我們就通過管理工具去推動。所謂的管理工具,第一,定位要很清楚,要讓集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)班子明白,集團(tuán)未來要做成什么樣的公司,集團(tuán)管理基調(diào)是什么,未來怎么樣的經(jīng)營思路。比如,我們先對其管理架構(gòu)梳理一遍,找到阻礙他們溝通不暢的核心原因。然后,促進(jìn)三大核心問題解決:第一理清職責(zé),每個(gè)部門應(yīng)該承擔(dān)的職責(zé)是什么,界定清楚;第二部門避免職責(zé)交叉問題,杜絕多頭管理;第三提升組合能力,擰緊組織中每一個(gè)小螺絲釘按,形成系統(tǒng)能力。
再一個(gè)舉民營企業(yè)的案例,我們做過一個(gè)公共基金行業(yè)的案例,一個(gè)典型的家族式企業(yè),年?duì)I業(yè)額幾十億,其特點(diǎn)是老板所有的親戚都是公司管理的骨干。當(dāng)企業(yè)成長了,引進(jìn)了職業(yè)經(jīng)理人后,職業(yè)經(jīng)理人和他的家族成員就發(fā)生一些溝通不暢問題,大家都知道,如果問題不解決將出現(xiàn)嚴(yán)重的內(nèi)耗,也成為嚴(yán)重制約企業(yè)未來的發(fā)展。面對問題,我們提出了清晰定位、明晰職責(zé)、完善架構(gòu)、梳理流程、開發(fā)工具、激勵團(tuán)隊(duì)的項(xiàng)目解決思路。首先,找出溝通不暢的核心的問題;其次,把他們的責(zé)任、權(quán)利都界定得非常的清楚,并建立相應(yīng)的授權(quán)制度、相應(yīng)的管理體系。另外,搭建公司發(fā)展支撐的制度和流程,做事有法可依,按章辦事;同時(shí),建立輔助工具,提升團(tuán)隊(duì)工作效率;最后,按崗位價(jià)值提出團(tuán)隊(duì)的薪酬激勵,多勞多得,激勵領(lǐng)先。
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