2013人力資源管理員知識(shí)：定員基本工作步驟和方法

　　定員是公開(kāi)透明的博弈程序和科學(xué)合理的研究方法的結(jié)合。

　　因?yàn)闆](méi)有任何工具和方法能夠像尺子度量長(zhǎng)度那樣對(duì)一個(gè)崗位的勞動(dòng)量進(jìn)行完全的量化測(cè)量，即使泰勒發(fā)展的時(shí)間研究和動(dòng)作研究，雖然對(duì)于體力勞動(dòng)較為有效，對(duì)于腦力勞動(dòng)不無(wú)興嘆之感，況且目前企業(yè)中的很多勞動(dòng)很難用體力勞動(dòng)和腦力勞動(dòng)截然分開(kāi)。也就是說(shuō)，定員工作必然不能“絕對(duì)客觀”，由于管理者之間立場(chǎng)、利益的差異，定員中的主觀成分必然存在，在這個(gè)意義上，公開(kāi)透明的博弈程序甚至比工具方法更重要。

　　(一)企業(yè)定員的兩種不同方式

　　一種是自下而上的逐級(jí)匯總，一種是自上而下的逐級(jí)分解。據(jù)一般經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，自下而上方式往往由于缺乏總體規(guī)模限制而虛夸定員，最終仍要由公司高層強(qiáng)力壓縮定員。因此，自上而下方式從一開(kāi)始就確定企業(yè)總體規(guī)模，并逐次分解，強(qiáng)調(diào)企業(yè)總規(guī)模和部門(mén)總規(guī)模對(duì)崗位定員作為崗位定員的總體限制，這樣能使各部門(mén)自覺(jué)按合理水平確定定員。

　　同時(shí)，任何企業(yè)都存在一個(gè)人員總體規(guī)模限制的問(wèn)題，其極限是企業(yè)盈虧平衡點(diǎn)所決定的人工成本占企業(yè)總銷(xiāo)售額的比重。

　　(二)確定定員的步驟

　　1、確定一線業(yè)務(wù)人員總規(guī)模。

　　企業(yè)業(yè)務(wù)人員直接為客戶(hù)提供服務(wù)或制造產(chǎn)品，因此可以根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)�；虍a(chǎn)量等量化因素較為直接的得到。具體方法如下：

　　(1)根據(jù)設(shè)備定員。對(duì)于生產(chǎn)企業(yè)，每臺(tái)設(shè)備都存在額定的看管定額或操作機(jī)位，例如，紡織企業(yè)紡織工人數(shù)量的確定是根據(jù)紡織機(jī)看管定額水平確定的，計(jì)算方法如下：崗位定員=設(shè)備臺(tái)數(shù)(臺(tái))/ 看管定額(臺(tái)/人)。

　　其他生產(chǎn)企業(yè)，可按照生產(chǎn)線設(shè)計(jì)時(shí)確定的機(jī)位來(lái)確定生產(chǎn)人員定員，比如印刷企業(yè)某型號(hào)凹印機(jī)額定人員定額為3人，即必須由3人才能開(kāi)動(dòng)，這實(shí)際上也是看管定額之一種。

　　(2)對(duì)于服務(wù)類(lèi)企業(yè)，生產(chǎn)人員與服務(wù)對(duì)象之間則存在相對(duì)穩(wěn)定的比例關(guān)系，以餐飲企業(yè)為例，就餐人數(shù)和服務(wù)人員存在一定比例，按此比例則可計(jì)算出服務(wù)人員規(guī)模。

　　(3)按照勞動(dòng)效率定員。根據(jù)企業(yè)總的設(shè)計(jì)產(chǎn)量和一般的人均勞動(dòng)效率，則可計(jì)算出生產(chǎn)人員總量，如在一定的自動(dòng)化水平下，煤礦企業(yè)存在人均產(chǎn)煤量的指標(biāo)。

　　(4)按照人工成本定員。還有一種情況，可以按照人工成本定員，如上面談到的煤礦企業(yè)，可以用百萬(wàn)噸煤人工成本含量計(jì)算出生產(chǎn)人員總量。

　　一般來(lái)說(shuō)，生產(chǎn)崗位定員是最方便量化計(jì)算的，也是最容易達(dá)成一致的。利用以上方法，可以直接計(jì)算出不同崗位生產(chǎn)人員的定員標(biāo)準(zhǔn)。

　　2、確定管理人員總規(guī)模。

　　管理人員與生產(chǎn)崗位定員之間存在一定的比例關(guān)系，這種比例關(guān)系一般隨行業(yè)不同而不同，一般來(lái)說(shuō)，勞動(dòng)越密集則管理人員所占比例越低，而資本和智力越密集則所占比例越高。每個(gè)行業(yè)都存在一個(gè)適宜的比例范圍，企業(yè)可參考行業(yè)標(biāo)桿企業(yè)、平均水平和自身情況合理確定該比例。

　　西方發(fā)達(dá)國(guó)家政府和行業(yè)組織一般會(huì)定期發(fā)布相關(guān)該比例關(guān)系，而在我國(guó)則還沒(méi)有建立相應(yīng)機(jī)制。下表是美國(guó)勞動(dòng)部發(fā)布的2001年銀行業(yè)崗位及薪酬統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)：

　　3、按照部門(mén)崗位設(shè)置，在各職能部門(mén)中合理分配管理人員總定員。

　　在管理人員總定員確定后，按照組織結(jié)構(gòu)確定的部門(mén)設(shè)置，將總定員分配到各部門(mén)中去。可由人力資源部門(mén)代表企業(yè)定員工作小組提出一個(gè)討論草案。分配原則如下：

　　對(duì)于人力資源部門(mén)，可按照員工數(shù)量的一定比例確定;

　　對(duì)于財(cái)務(wù)部門(mén)，可主要考慮公司業(yè)務(wù)數(shù)量決定的財(cái)務(wù)工作量;

　　對(duì)于銷(xiāo)售部門(mén)，可按公司銷(xiāo)售模式確定銷(xiāo)售區(qū)域管理方式確定;

　　對(duì)于行政部門(mén)，可按照員工數(shù)量的一定比例確定;

　　其中，研發(fā)部門(mén)較為特殊，具有一定的獨(dú)立性，主要取決于企業(yè)的研發(fā)策略和研發(fā)投入。

　　同時(shí)，各部門(mén)之間注意保持合理的定員比例關(guān)系。

　　4、遴選定員專(zhuān)家，成立定員委員會(huì)，采用德?tīng)栰撤ㄟm當(dāng)調(diào)整部門(mén)總定員。

　　定員專(zhuān)家由公司高層、各部門(mén)經(jīng)理、外部行業(yè)專(zhuān)家組成。

　　將上述計(jì)算過(guò)程及結(jié)果以簡(jiǎn)明的列表方式呈現(xiàn)給各位內(nèi)部專(zhuān)家，讓其背靠背地按個(gè)人意見(jiàn)適當(dāng)進(jìn)行調(diào)整，并指明調(diào)整的理由;人力資源部在意見(jiàn)收集后作綜合處理，然后反饋給各位專(zhuān)家，第二輪征求意見(jiàn)。根據(jù)意見(jiàn)的一致程度，一般在兩輪后即可組織面對(duì)面的座談會(huì)，由各位專(zhuān)家公開(kāi)發(fā)表意見(jiàn)，進(jìn)行討價(jià)還價(jià)。

　　最后即可得到達(dá)成一致的各部門(mén)定員總數(shù)。在進(jìn)行定員總數(shù)核定時(shí)，應(yīng)考慮到出勤率的因素，為員工正常的事假、病假留出合理的空間，出勤率可參考企業(yè)歷史數(shù)據(jù)確定。

　　5、由各部門(mén)按照崗位設(shè)置將總定員分解為崗位定員。

　　逐層分解的過(guò)程為各職能部門(mén)內(nèi)部崗位定員勾勒出越來(lái)越清晰的框架，實(shí)際上在部門(mén)定員確定之后，崗位定員確定難度大大降低。具體方法如下：

　　(1)流程分析法：根據(jù)崗位所包含流程的總工作量確定各崗位定員。

　　(2)職責(zé)分析法：根據(jù)崗位職責(zé)數(shù)量確定崗位定員。

　　實(shí)際上，這些兩種方法都是主觀分析方法，但在部門(mén)定員確定的前提下，各部門(mén)負(fù)責(zé)人完全有能力根據(jù)流程和職責(zé)兩因素合理確定崗位定員。部門(mén)負(fù)責(zé)人之所以不愿意去合理確定定員的原因在于，一是沒(méi)有部門(mén)總定員數(shù)的限制，存在增加部門(mén)編制的博弈心理，二是部門(mén)層面沒(méi)有壓縮成本的自我約束動(dòng)機(jī)，這將在下文中討論。

　　6、定員的最終確定。

　　在分解部門(mén)定員的時(shí)候，可能產(chǎn)生定員核定數(shù)不盡合理的問(wèn)題，需要重新核定部門(mén)總定員;還有就是要對(duì)分解到崗位的結(jié)果進(jìn)行總體分析，并最終確定。

　　至此，定員全過(guò)程基本完成。

　　(三)定員的注意事項(xiàng)

　　1、持續(xù)積累定員數(shù)據(jù)，為定員提供支持。

　　行業(yè)數(shù)據(jù)和本企業(yè)歷史數(shù)據(jù)是企業(yè)定員最有力的依據(jù)，但是很多企業(yè)卻缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)積累，因而給定員工作帶來(lái)一定障礙。人力資源部門(mén)應(yīng)特別注意相關(guān)歷史數(shù)據(jù)和行業(yè)數(shù)據(jù)的搜集和積累，從而為企業(yè)核定定員提供支持。

　　2、正確認(rèn)識(shí)定員的意義，爭(zhēng)取企業(yè)高層的重視和支持。

　　在成本成為企業(yè)生死線的今天，定員顯得益發(fā)重要，要從企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的高度認(rèn)識(shí)定員的重要性。因此，企業(yè)高層的重視和支持是定員成功必不可少的要素。

　　3、運(yùn)用公開(kāi)透明的決策程序，使各部門(mén)充分發(fā)表意見(jiàn)。

　　人力資源部門(mén)往往成為企業(yè)定員中的眾矢之的，各部門(mén)將人力資源部門(mén)看作壓縮定員的砍刀，原因之一是定員過(guò)程中沒(méi)有給相關(guān)部門(mén)發(fā)表意見(jiàn)的機(jī)會(huì)，使之被動(dòng)接受定員結(jié)果。人力資源部門(mén)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化定員程序的公開(kāi)透明，使各部門(mén)積極參與到定員中，充分發(fā)表意見(jiàn)，變暗箱決策為公開(kāi)博弈。

　　4、通過(guò)規(guī)則設(shè)計(jì)，使各部門(mén)具有自我約束動(dòng)力。

　　依靠外界約束，只能壓縮和抑制定員膨脹的速度，而無(wú)法真正保持合理的定員水平，這是因?yàn)楦鞑块T(mén)缺乏自我約束的動(dòng)力。劃小核算單位，或者進(jìn)行模擬獨(dú)立核算，從形式上使各部門(mén)成為自我約束的實(shí)體是形成良性定員機(jī)制的有效途徑。

　　比如，對(duì)于銷(xiāo)售部門(mén)實(shí)行模擬獨(dú)立核算，向其支付銷(xiāo)售費(fèi)用和適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)售額提成比例，由其內(nèi)部控制定員數(shù)量，則可有效地控制其定員。對(duì)于諸如人力資源部等難以實(shí)現(xiàn)獨(dú)立核算的部門(mén)，也應(yīng)從定員增長(zhǎng)與工資增長(zhǎng)幅度之間的制約關(guān)系上著手使之具有合理確定定員的動(dòng)力，即如果在增加定員的前提下，年度工資增長(zhǎng)幅度必須相對(duì)調(diào)低，或者只能和上年度持平，除非企業(yè)規(guī)模擴(kuò)張階段下的定員自然增長(zhǎng)。

　　5、正確認(rèn)識(shí)量化標(biāo)準(zhǔn)和主觀經(jīng)驗(yàn)的作用。

　　定員絕對(duì)不可能完全量化，主觀經(jīng)驗(yàn)起著重要作用，所以不要盲目相信量化，過(guò)度量化可能時(shí)有害的，采用合理的程序如德?tīng)栰撤ǖ仁怪饔^經(jīng)驗(yàn)公開(kāi)表達(dá)，非但不會(huì)影響客觀性，反而有利于定員的合理確定，其關(guān)鍵在于公開(kāi)。

　　6、定員是一個(gè)持續(xù)調(diào)整過(guò)程。

　　環(huán)境是不斷變化的，企業(yè)定員也是必然是不斷調(diào)整的，因此沒(méi)有一勞永逸的定員標(biāo)準(zhǔn)，人力資源部門(mén)要做好定員維護(hù)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，根據(jù)企業(yè)狀況適時(shí)調(diào)整。

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