五.用語(yǔ)失準(zhǔn)。
用語(yǔ)必須準(zhǔn)確,這是起草公文的基本要求。衡量公文用語(yǔ)是否準(zhǔn)確,主要看概念是不是明確,判斷、推理對(duì)不對(duì)。因此,在抽象概括某一事物時(shí),首先要將事實(shí)搞清楚,然后再進(jìn)行判斷、推理,切實(shí)做到準(zhǔn)確反映客觀實(shí)際。比如,評(píng)價(jià)的話,要恰如其分,既不夸大,也不縮小;分析問題原因的話,要客觀、實(shí)在,確實(shí)號(hào)準(zhǔn)脈,點(diǎn)出問題的主要癥結(jié);講“兩者關(guān)系”的話,要分清主次,同時(shí)防止片面性。另外,工作要細(xì)致,避免因粗枝大葉出現(xiàn)“硬傷”。比如,對(duì)所引用的話,要注意看出處和是否權(quán)威;同一個(gè)問題總結(jié)部分和部署部分都講的話,要注意前后一致;對(duì)有疑問的話,要主動(dòng)與有關(guān)方面溝通、請(qǐng)教,切實(shí)將問題搞清楚;對(duì)一些重要情況和數(shù)據(jù),要注意核實(shí),務(wù)求準(zhǔn)確。
六.篇幅過長(zhǎng)。
篇幅過長(zhǎng)是目前許多地方和部門文件的一個(gè)通病。戰(zhàn)爭(zhēng)年代毛澤東同志曾經(jīng)提出,“我們應(yīng)該研究一下文章怎么寫得短些,寫得精粹些”,F(xiàn)在雖然不是戰(zhàn)爭(zhēng)年代,但各級(jí)的工作都很忙、壓力都很大。本來各類文件、簡(jiǎn)報(bào)就很多,如果再讓大家看篇幅過長(zhǎng)的文件,這無疑是“雪上加霜”。因此,很有必要提倡寫短文。要壓縮篇幅,很重要的要有“精品”意識(shí)。文件拿出初稿后,要逐字逐句地進(jìn)行推敲,把可有可無的字、詞、句刪去,把令人生厭的繁言簡(jiǎn)化,把毫無實(shí)際意義的大話、套話、廢話抹掉,努力做到既把好政治關(guān),又把好文字關(guān)。
七.無物無序。
與此相對(duì)的是有物有序。有物有序是古人寫文章所遵循的兩條基本要求!坝形铩本褪且袃(nèi)容,“有序”就是要有條理,F(xiàn)在一些公文這兩方面都有缺陷。比如,有些文稿只提出問題,對(duì)如何解決問題,只講了些原則話。有些文稿則內(nèi)容繁蕪,在一個(gè)段落層次里講幾個(gè)意思,令人讀后印象模糊,不知所云。這兩方面的毛病都應(yīng)當(dāng)予以糾正。歷史學(xué)家范文瀾先生曾提倡“板凳要坐十年冷,文章不寫一句空”。我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)這種精神,盡力把文件寫得實(shí)一些,“干貨”多一些。這樣才能收到既便于抓工作、又便于抓落實(shí)的效果。同時(shí),要講求公文內(nèi)容的邏輯性和條理性。實(shí)際工作中有這樣一種現(xiàn)象:有些寫得好的公文,雖然篇幅比較長(zhǎng),但卻引人閱讀,使人不厭其長(zhǎng);有的寫得不夠好的公文,雖然篇幅不長(zhǎng),卻使人看起來感到費(fèi)力。這里面一個(gè)很重要的區(qū)別就是內(nèi)容是否條理,語(yǔ)言是否流暢。由此可知,公文內(nèi)容“有序”才有可讀性。