五.用語失準(zhǔn)。
用語必須準(zhǔn)確，這是起草公文的基本要求。衡量公文用語是否準(zhǔn)確，主要看概念是不是明確，判斷、推理對不對。因此，在抽象概括某一事物時，首先要將事實搞清楚，然后再進行判斷、推理，切實做到準(zhǔn)確反映客觀實際。比如，評價的話，要恰如其分，既不夸大，也不縮小;分析問題原因的話，要客觀、實在，確實號準(zhǔn)脈，點出問題的主要癥結(jié);講“兩者關(guān)系”的話，要分清主次，同時防止片面性。另外，工作要細致，避免因粗枝大葉出現(xiàn)“硬傷”。比如，對所引用的話，要注意看出處和是否權(quán)威;同一個問題總結(jié)部分和部署部分都講的話，要注意前后一致;對有疑問的話，要主動與有關(guān)方面溝通、請教，切實將問題搞清楚;對一些重要情況和數(shù)據(jù)，要注意核實，務(wù)求準(zhǔn)確。
六.篇幅過長。
篇幅過長是目前許多地方和部門文件的一個通病。戰(zhàn)爭年代毛澤東同志曾經(jīng)提出，“我們應(yīng)該研究一下文章怎么寫得短些，寫得精粹些”�，F(xiàn)在雖然不是戰(zhàn)爭年代，但各級的工作都很忙、壓力都很大。本來各類文件、簡報就很多，如果再讓大家看篇幅過長的文件，這無疑是“雪上加霜”。因此，很有必要提倡寫短文。要壓縮篇幅，很重要的要有“精品”意識。文件拿出初稿后，要逐字逐句地進行推敲，把可有可無的字、詞、句刪去，把令人生厭的繁言簡化，把毫無實際意義的大話、套話、廢話抹掉，努力做到既把好政治關(guān)，又把好文字關(guān)。
七.無物無序。
與此相對的是有物有序。有物有序是古人寫文章所遵循的兩條基本要求。“有物”就是要有內(nèi)容，“有序”就是要有條理�，F(xiàn)在一些公文這兩方面都有缺陷。比如，有些文稿只提出問題，對如何解決問題，只講了些原則話。有些文稿則內(nèi)容繁蕪，在一個段落層次里講幾個意思，令人讀后印象模糊，不知所云。這兩方面的毛病都應(yīng)當(dāng)予以糾正。歷史學(xué)家范文瀾先生曾提倡“板凳要坐十年冷，文章不寫一句空”。我們應(yīng)當(dāng)學(xué)習(xí)這種精神，盡力把文件寫得實一些，“干貨”多一些。這樣才能收到既便于抓工作、又便于抓落實的效果。同時，要講求公文內(nèi)容的邏輯性和條理性。實際工作中有這樣一種現(xiàn)象：有些寫得好的公文，雖然篇幅比較長，但卻引人閱讀，使人不厭其長;有的寫得不夠好的公文，雖然篇幅不長，卻使人看起來感到費力。這里面一個很重要的區(qū)別就是內(nèi)容是否條理，語言是否流暢。由此可知，公文內(nèi)容“有序”才有可讀性。
