第五節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求
一、會(huì)計(jì)電算化檔案管理概述
會(huì)計(jì)電算化檔案是指以磁性介質(zhì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)信息，包括記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等，以及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔程序和其他會(huì)計(jì)資料。
二、記賬憑證的生成與管理
打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證立卷歸檔管理。
記賬憑證的生成有兩種方式：
1.將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。
2.手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。
三、會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表的生成與管理
會(huì)計(jì)賬簿和報(bào)表生成后定期打印，視同手工賬和報(bào)表立卷歸檔。此外還有一些特殊規(guī)定：
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。如果每天業(yè)務(wù)少，可以按旬打印輸出。
2.一般賬簿按年打印，業(yè)務(wù)量大的，如電子賬記錄滿(mǎn)一個(gè)整頁(yè)，可先打印輸出整個(gè)賬冊(cè)。
3.在保證賬簿清晰的條件下，打印機(jī)打印輸出的賬簿中表格線(xiàn)可適當(dāng)減少。
4.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類(lèi)賬數(shù)據(jù)都在存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類(lèi)賬可以用“總分類(lèi)賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。
5.采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)單位保存的單位，如果不在定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門(mén)的同意。
6.各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)會(huì)部門(mén)保管1年。
7.檔案原件原則上不得外借。
8.各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須進(jìn)行科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。
四、會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求
1.采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。
2.會(huì)計(jì)電算化檔案包括機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤(pán)等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等數(shù)據(jù)。
3.系統(tǒng)開(kāi)發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。
4.會(huì)計(jì)電算化檔案管理要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)。
5.對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
6.對(duì)采用存儲(chǔ)介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。對(duì)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
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