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第二節(jié) 賬務處理程序的具體內容
一、記賬憑證賬務處理程序
(一)概述
記賬憑證賬務處理程序是指對發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務,都要根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證編制記賬憑證,然后根據(jù)記賬憑證直接登記總分類賬的一種賬務處理程序。它是最基本的賬務處理程序,其他賬務處理程序都是在此基礎上演變和發(fā)展而成的。
在這種賬務處理程序下,記賬憑證可以采用通用記賬憑證,也可以分設收款憑證、付款憑證和轉賬憑證。
設置的賬簿主要有:現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬和明細分類賬。其中,現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和總分類賬一般采用三欄式,明細分類賬可根據(jù)管理的需要設置,采用三欄式、數(shù)量金額式或多欄式。
(二)記賬憑證賬務處理程序的基本步驟
基本步驟如下:
1.根據(jù)原始憑證編制匯總原始憑證;
2.根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證編制收款憑證、付款憑證和轉賬憑證(也可采用通用的記賬憑證);
3.根據(jù)收款憑證、付款憑證逐筆登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬;
4.根據(jù)原始憑證、匯總原始憑證和記賬憑證,登記各種明細分類賬;
5.根據(jù)記賬憑證逐筆登記總分類賬;
6.期末,現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和明細分類賬的余額同有關總分類賬的余額核對相符;
7.期末,根據(jù)總分類賬和明細分類賬的記錄,編制會計報表。
(三)記賬憑證賬務處理程序的特點、優(yōu)缺點及適用范圍
1.特點
記賬憑證賬務處理程序的特點是直接根據(jù)記賬憑證逐筆登記總分類賬。
2.優(yōu)缺點及適用范圍
記賬憑證賬務處理程序簡單明了,易于理解,總分類賬可以較詳細地反映經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生情況。其缺點是:登記總分類賬的工作量較大。該賬務處理程序適用于規(guī)模較小、經(jīng)濟業(yè)務量較少的單位。
二、匯總記賬憑證賬務處理程序
(一)概述
匯總記賬憑證賬務處理程序是根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證編制記賬憑證,再根據(jù)記賬憑證編制匯總記賬憑證,然后根據(jù)匯總記賬憑證登記總分類賬的一種賬務處理程序。
在匯總記賬憑證賬務處理程序下,記賬憑證除要分別設置收款憑證、付款憑證和轉賬憑證外,還要分別設置匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉賬憑證。
設置的賬簿主要包括:現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬和各種明細分類賬。其中日記賬和明細分類賬的格式與記賬憑證賬務處理程序下基本相同;總分類賬應采用在借、貸兩欄內設有“對方科目”專欄的三欄式,以便清晰地反映科目之間的對應關系。
(二)匯總記賬憑證的編制方法
匯總記賬憑證是按某個科目設置,并按該科目一方(借方或貸方)的對應科目進行匯總。匯總記賬憑證分為匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉賬憑證。
1.匯總收款憑證
(1)概念
匯總收款憑證是根據(jù)庫存現(xiàn)金收款憑證、銀行存款收款憑證定期匯總編制的匯總記賬憑證。
(2)編制方法
匯總收款憑證按庫存現(xiàn)金科目、銀行存款科目的借方分別設置,定期(如5天或10天)將這一期間內的全部庫存現(xiàn)金收款憑證、銀行存款收款憑證,分別按與設置科目相對應的貸方科目加以歸類、匯總填一次,每月編制一張。月終時,結算出匯總收款憑證的合計數(shù),據(jù)以登記總分類賬。
匯總收款憑證格式如下。
(3)登賬方法
登記總分類賬時,應根據(jù)匯總收款憑證上的合計數(shù),記入“庫存現(xiàn)金”或“銀行存款”總分類賬戶的借方,根據(jù)匯總收款憑證上各貸方科目的合計數(shù)分別記入有關總分類賬戶的貸方。
2.匯總付款憑證
(1)概念
匯總付款憑證是根據(jù)庫存現(xiàn)金付款憑證、銀行存款付款憑證定期匯總編制的匯總記賬憑證。
(2)編制方法
匯總付款憑證按庫存現(xiàn)金科目、銀行存款科目的貸方分別設置,定期(如5天或10天)將這一期間內的全部庫存現(xiàn)金付款憑證、銀行存款付款憑證,分別按與設置科目相對應的借方科目加以歸類、匯總填列一次,每月編制一張。月終時,結算出匯總付款憑證的合計數(shù),據(jù)以登記總分類賬。
匯總付款憑證格式如下。
(3)登賬方法
登記總分類賬時,根據(jù)匯總付款憑證的合計數(shù),記入“庫存現(xiàn)金”、“銀行存款”總分類賬戶的貸方;根據(jù)匯總付款憑證中各借方科目的合計數(shù)記入相應總分類賬戶的借方。
3.匯總轉賬憑證
(1)概念
匯總轉賬憑證是按轉賬憑證每一貸方科目分別設置的,用來匯總一定時期內轉賬業(yè)務的一種匯總記賬憑證。
(2)編制方法
匯總轉賬憑證通常按每一科目的貸方分別設置,定期(如5天或10天)將這一期間內的全部轉賬憑證,按與設置科目相對應的借方科目加以歸類、匯總填列一次,每月編制一張。月終時,結算出匯總轉賬憑證的合計數(shù),據(jù)以登記總分類賬。由于匯總轉賬憑證上的科目對應關系是一個貸方科目與一個或幾個借方科目相對應的,因此,為了便于編制匯總轉賬憑證,要求所有的轉賬憑證也應按一個貸方科目與一個或幾個借方科目的對應關系來填制,不應填制一個借方科目與幾個貸方科目相對應的轉賬憑證。倘若在匯總期內,某一貸方科目的轉賬憑證較少時,也可不填制匯總轉賬憑證,而直接根據(jù)轉賬憑證記賬。
匯總轉賬憑證格式如下。
(3)登記方法
登記總分類賬時,應根據(jù)匯總轉賬憑證的合計數(shù),記入?yún)R總轉賬憑證所列貸方科目相應的總分類賬戶的貸方,并分別記入?yún)R總轉賬憑證中各借方科目的相應總分類賬戶的借方。
(三)匯總記賬憑證賬務處理程序的基本步驟
基本步驟如下:
1.根據(jù)原始憑證編制匯總原始憑證;
2.根據(jù)原始憑證或匯總原始憑證,編制收款憑證、付款憑證和轉賬憑證;
3.根據(jù)收款憑證、付款憑證逐筆登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬;
4.根據(jù)原始憑證、匯總原始憑證和記賬憑證,登記各種明細分類賬;
5.根據(jù)各種記賬憑證編制有關匯總記賬憑證;
6.根據(jù)各種匯總記賬憑證登記總分類賬;
7.期末,現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和明細分類賬的余額同有關總分類賬的余額核對相符;
8.期末,根據(jù)總分類賬和明細分類賬的記錄,編制會計報表。
匯總記賬憑證賬務處理程序如圖6.2所示。
(四)匯總記賬憑證賬務處理程序的特點、優(yōu)缺點與適用范圍
1.特點
匯總記賬憑證賬務處理程序的主要特點是定期根據(jù)記賬憑證分類編制匯總收款憑證、匯總付款憑證和匯總轉賬憑證,再根據(jù)匯總記賬憑證登記總分類賬。
2.優(yōu)缺點及適用范圍
由于匯總記賬憑證是根據(jù)許多記賬憑證按照會計科目的對應關系進行歸類、匯總編制的,在總分類賬中也注明了對方科目,因而在匯總記賬憑證和總分類賬中,可以清晰地反映科目之間的對應關系,便于查對和分析賬目。另外,根據(jù)匯總記賬憑證月終一次登記總分類賬,可以大大減輕登記總分類賬的工作量。其缺點是:按每一貸方科目編制匯總轉賬憑證,不利于會計核算的日常分工,并且當轉賬憑證較多時,編制匯總轉賬憑證的工作量較大。這一賬務處理程序適用于規(guī)模較大、經(jīng)濟業(yè)務較多的單位。