2013會計從業(yè)資格《會計電算化》精講筆記(14)

　　(二)日常業(yè)務處理

　　1.填制憑證

　　初始化工作設置完成后，就可以開始進行日常賬務處理了。使用計算機處理會計業(yè)務后，記賬、賬簿查詢、會計數(shù)據(jù)分析等工作都已高度自動化，只要用戶操作得當，瞬間就會得出結果。工作量相對較大、較頻繁的是填制憑證，因為所有的會計數(shù)據(jù)都要通過填制憑證這個途徑進入系統(tǒng)。如個人往來、客戶往來、供應商往來、外幣業(yè)務、部門核算、項目核算等輔助賬，在記賬時是自動完成的，但系統(tǒng)完成自動記賬時需要的基本信息和輔助信息卻都是在填制憑證時錄入的。電子賬簿的準確性與完整性完全依賴于記賬憑證，因而會計人員要確保記賬憑證輸入的準確完整。

　　(1)增加憑證

　　輸入憑證時，一般有兩種處理方式，一種是會計人員在計算機上直接根據(jù)審核無誤準予報銷的原始憑證填制記賬憑證，另一種是會計人員先手工編制記賬憑證，再批量錄入計算機中。前一種方式又稱前臺憑證處理方式，一般在會計業(yè)務量大、基礎工作較好的單位實施，后一種方式又稱后臺憑證處理方式，一般在業(yè)務不多、剛開展會計電算化的單位實施。

　　憑證填制內容包括：

　　增加會計憑證。進入填制憑證界面時，用鼠標單擊“增加”圖標，增加一張新憑證，這時光標定位在憑證類別選擇項上。

　　憑證類別及憑證編號。在憑證類別選擇列表框內選擇憑證類別，列表框內顯示的憑證類別在系統(tǒng)初始化功能中設置。如果用戶選用自動編號方式，憑證類別選擇后，系統(tǒng)自動生成該張憑證編號。

　　關于憑證編號，有幾點補充說明：

　　憑證編號也可以采用手動方式編制，但需要在設置菜單的“憑證”功能中將制單編制方式由系統(tǒng)編號改為手工編號。在手工編號方式下，操作者可以輸入憑證的編號，但當記賬時，系統(tǒng)會檢測憑證編號的正確性，不允許出現(xiàn)漏號、重號、跳號。一般情況下，憑證編號由系統(tǒng)分類按月自動編制，每類憑證每月從0001號開始，即每類憑證每月的編號范圍是0001—9999。

　　對于網(wǎng)絡用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統(tǒng)會提示一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。

　　系統(tǒng)自動管理憑證頁號。系統(tǒng)規(guī)定每頁憑證有五筆分錄，當某張憑證不止五筆時，系統(tǒng)自動在憑證號后標上分單號，如：收0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號共有三張分單，當前是第二張分單。

　　制單日期。系統(tǒng)自動獲取計算機系統(tǒng)日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進行修改或按參照輸入。在一般情況下，系統(tǒng)自動采用制單序時控制，即憑證編號與憑證日期保持同步遞增的關系，不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進入憑證設置功能，取消制單序時控制。

　　附單據(jù)數(shù)。在“附單據(jù)數(shù)”處輸入原始單據(jù)張數(shù)，操作者按實際情況輸入。有的情況下，記賬憑證沒有原始單據(jù)，如轉賬憑證，則可以不輸入。

　　憑證摘要。在摘要欄內輸入本筆分錄的業(yè)務說明，摘要要求簡潔明了。在賬務處理環(huán)境下，憑證摘要采用多摘要方式，上一分錄的摘要系統(tǒng)會自動復制到本筆分錄的摘要欄內，操作者可以修改，使其更符合本筆分錄的業(yè)務說明。

　　會計科目�？颇勘仨気斎肽┘壙颇��？颇靠梢暂斎肟颇烤幋a、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼，一般情況下輸入科目編碼。輸入科目時也可在科目區(qū)中用鼠標單擊參照錄入。采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統(tǒng)會自動轉換成科目名稱，并給出上級科目，便于操作者檢查。

　　金額。即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調整金額方向，如本應在借方金額欄輸入100，但在貸方金額欄輸入了100，此時，可按空格鍵調整。

　　制單人員。制單人員的名字不需要操作人員輸入。誰調用填制憑證功能，系統(tǒng)就自動將誰的名字確認為本張憑證的制單員。

　　當憑證全部錄入完畢后，按“保存”圖標保存這張憑證，按“放棄”圖標放棄當前增加的憑證，也可用鼠標單擊“增加”繼續(xù)填制下一張憑證。當保存憑證時，系統(tǒng)會檢測憑證的合理性。如沒有摘要時，強制要求輸入摘要;借方金額合計與貸方金額合計不等時，不允許保存憑證。

　　例4-16：

　　(1) 1日，銷售部趙達請客戶吃飯，現(xiàn)金消費600元。(附單據(jù)一張)

　　(付款憑證) 摘要：招待客戶

　　借：銷售費用(6601)　600

　　貸：庫存現(xiàn)金(1001)　600

　　(2) 3日，財務部王晶從工行提取現(xiàn)金5000元，作為備用金。(現(xiàn)金支票號XP001)

　　(付款憑證) 摘要：提現(xiàn)

　　借：庫存現(xiàn)金(1001) 5000

　　貸：銀行存款/工行存款(100201) 5000

　　(3) 5日，收到大恒集團投資資金20000美元，匯率1:6.8。(轉賬支票號ZP001)

　　(收款憑證) 摘要：收到投資

　　借：銀行存款/中行存款(100202) 136000

　　貸：實收資本(4001)　136000

　　(4) 7日，采購部白方采購空白光盤1000張，每張2元，材料直接入庫，貨款以銀行存款支付。(轉賬支票號ZP002)

　　(付款憑證) 摘要：購空白光盤

　　借：原材料/空白光盤(140301)　2000

　　應交稅費/應交增值稅/進項稅額(22210101)　340

　　貸：銀行存款/工行存款(100201)　2340

　　(5) 10日，銷售部趙達收到北京匯仁學校轉來一張轉賬支票，金額50000元，用以償還前欠貨款。(轉賬支票號ZP003)

　　(收款憑證) 摘要：收到貨款

　　借：銀行存款­­/工行存款(100201)　50000

　　貸：應收賬款(1122)　50000

　　(6) 12日，采購部白方從北京利源購入英語學習光盤100張，單價60元，貨稅款暫欠，商品已驗收入庫。

　　(轉賬憑證) 摘要：購光盤

　　借：庫存商品(1405)　6000

　　應交稅費/應交增值稅/進項稅額(22210101)　1020

　　貸：應付賬款(2202)　7020

　　(7) 14日，管理室支付業(yè)務招待費4000元。(轉賬支票號ZP004)

　　(付款憑證 )摘要：支付招待費

　　借：管理費用/招待費(660204)　4000

　　貸：銀行存款/工行存款(100201)　4000

　　(8) 16日，管理室張明出差歸來，報銷差旅費6000元。

　　(轉賬憑證) 摘要：報銷差旅費

　　借：管理費用/差旅費(660203)　6000

　　貸：其他應收款(1221)　6000

　　(2)憑證修改

　　憑證修改分兩種情況。一種是憑證錄入過程中進行的修改，則直接單擊某一需要修改的項目重新輸入即可，另一種情況是對已保存的憑證進行的修改。進入憑證填制界面，首先調出憑證需要修改的憑證，可使用翻頁功能將需要修改的憑證調出，如“上張”、“下張”等，如果輸入的憑證較多，可使用憑證查詢功能進行定位，然后是進行修改，直接單擊需要修改的項目重新輸入即可。

　　如果操作員修改了他人填制的憑證，則制單員變成修改憑證的操作員。已審核的憑證不能直接修改，需要先取消該張憑證的審核。已記賬的憑證不能修改，只能查詢。

　　(3)刪除憑證

　　作廢/恢復憑證。當某張憑證不想要或出現(xiàn)不便修改的錯誤時，可將其作廢。方法：進入填制憑證窗口后，找到要作廢的憑證。點擊“制單→作廢/恢復”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內容及憑證編號。若當前憑證已作廢，還可點擊“制單→作廢/恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。

　　憑證整理。憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。若本月已有憑證記賬，那么，本月最后一張已記賬憑證之前的憑證將不能作憑證整理，只能對其后面的未記賬憑證進行憑證整理。若想作憑證整理，應先利用“恢復記賬前狀態(tài)”功能恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再進行憑證整理。

　　2.審核憑證

　　記賬憑證輸入計算機后放置在暫存憑證數(shù)據(jù)文件中，可以編輯、修改甚至刪除，因而它是非正式的會計檔案，還必須經(jīng)過審核及記賬處理，才能輸出總賬、明細賬及輔助賬等。

　　審核憑證是審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等，審查出認為錯誤或有異議的憑證，應傳遞給填制人員修改。只有具有審核權限的人才能使用本功能。

　　憑證審核需先重新注冊更換操作員，由具有審核權限的操作員來進行。憑證既可逐張審核，也可成批審核。

　　例4-17：

　　對前面填制的憑證行進審核操作。

　　操作演示：

　　審核憑證在憑證審核過程注意幾點：

　　第一，若審核人員發(fā)現(xiàn)該憑證有錯誤，可按“標錯”圖標，對憑證進行標錯，以便制單人對其修改。已標錯的憑證不能審核，若想審核，需先按“取消”圖標取消標錯后才能審核。

　　第二，若想對已審核的憑證取消審核，可用鼠標單擊“取消”圖標取消審核，取消審核簽字只能由審核人自己進行。

　　第三，審核人和制單人不能是同一個人。即使某一操作員具有審核權與制單權，但對某一張憑證而言，不能既是制單人，又是審核人。

　　第四，憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。

　　3.記賬

　　記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬、明細賬和輔助賬等。記賬過程是在計算機程序的控制下自動完成的，人工不能干預，而且記賬過程很快，瞬間內完成，大大提高了憑證處理的效率。一般賬務系統(tǒng)的記賬采用向導方式，使記賬過程更加明確。

　　例4-18：

　　對前面已審核憑證進行記賬。

　　操作演示：

　　記賬在記賬時需要注意的幾個問題是：

　　第一，記賬過程一旦斷電或因其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然后用戶再重新記賬。

　　第二，如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設置錯誤，可通過單擊“上一步”返回后進行修改。如果在設置過程中不想再繼續(xù)記賬，可通過單擊“取消”，取消本次記賬工作。

　　第三，在記賬過程中，不得中斷退出。

　　第四，在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。

　　第五，所選范圍內的憑證如有不平衡憑證，系統(tǒng)將列出錯誤憑證，并重選記賬范圍。

　　第六，所選范圍內的憑證如有未審核憑證時，系統(tǒng)提示是否只記已審核憑證或重選記賬范圍。

　　4.賬簿查詢

　　企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務，經(jīng)過制單、審核、記賬等程序后，就形成了正式的會計賬簿。賬簿管理包括賬簿的查詢和打印。在T3管理系統(tǒng)中，賬簿分為基本會計核算賬簿和輔助核算賬簿。

　　(三)月末處理

　　期末業(yè)務處理的主要工作是：期末的攤、提、結轉業(yè)務的處理、對賬、結賬等工作。期末業(yè)務是會計部門在每個會計期末都需要完成的特定業(yè)務。這些業(yè)務數(shù)量不是太大但處理較復雜。由于期末業(yè)務處理的主要數(shù)據(jù)來源于賬簿記錄，各會計期間的多數(shù)期末業(yè)務處理具有很強的規(guī)律性，比較適合計算機自動進行處理。

　　因此在賬務處理子系統(tǒng)中，期末業(yè)務的處理主要是由計算機根據(jù)用戶的設置自動進行的。

　　系統(tǒng)提供五種類型的轉賬定義：自定義轉賬、對應結轉、銷售成本結轉、匯兌損益結轉、期間損益結轉。

　　1.自定義轉賬

　　(1)轉賬定義。轉賬定義是把憑證的摘要、會計科目、借貸方向以及金額的計算公式預先設置成憑證模板，稱為自動轉賬分錄，待需要轉賬時調用相應的自動轉賬分錄生成憑證即可。

　　例4-19：

　　自定義結轉設置。

　　轉賬序號：0001

　　轉賬說明：計提短期借款利息

　　轉賬分錄：

　　借：財務費用/利息支出(660301) JG()

　　貸：應付利息(2231) QM(2001,月)*0.01

　　操作演示：

　　(2)轉賬生成

　　定義完轉賬憑證后，每月月末只需執(zhí)行本功能即可由計算機快速生成轉賬憑證，在此生成的轉賬憑證將自動追加到未記賬憑證中去，通過審核、記賬后才能真正完成結轉工作。

　　例4-19-2：

　　自定義結轉憑證生成記賬憑證。

　　操作演示：

　　2.對賬

　　對賬是對賬簿數(shù)據(jù)進行核對，以檢查記賬是否正確，以及賬簿是否平衡。它主要通過核對總賬與明細賬、總賬與輔助賬數(shù)據(jù)來完成賬賬核對。一般說來，實行計算機記賬后，只要記賬憑證錄入正確，計算機自動記賬后各種賬簿都應正確、平衡，但由于非法操作或計算機病毒或其他原因，有時可能會造成某些數(shù)據(jù)被破壞，引起賬賬不符，為了保證賬證相符、賬賬相符，用戶應經(jīng)常使用本功能進行對賬，至少一個月一次，一般可在月末結賬前進行。

　　3.結賬

　　結賬過程共分四步，在結賬向導的引導下完成：

　　(1)顯示所要進行結賬的月份。

　　(2)核對賬簿。結賬前，系統(tǒng)自動進行賬簿核對，包括總賬與明細賬、科目余額與各輔助賬等，如果賬賬相符，可進行下一步結賬工作，如果不相符，系統(tǒng)中止結賬工作。

　　(3)顯示月度工作報告。一般顯示四個方面的內容：一是本月賬面試算平衡報告，二是本月賬賬核對報告，三是本月工作量報告(各類已審核憑證張數(shù)和未審核憑證張數(shù))，四是上月結賬狀態(tài)。

　　(4)點擊結賬。如果通過以上結賬步驟，單擊“結賬”按鈕，系統(tǒng)進行結賬，否則不予結賬。

　　例4-20：

　　對本賬套進行結賬操作。

　　操作演示：

　　關于結賬，有幾點需要注意：

　　(1)上月未結賬，則本月不能結賬。

　　(2)上月未結賬，則本月不能記賬，但可以填制、審核憑證。

　　(3)本月還有未記賬憑證時，則本月不能結賬。

　　(4)已結賬月份不能再填制憑證。

　　(5)結賬只能由有結賬權限的人進行。

　　(6)賬賬核對不符，不能結賬。

　　相關推薦：

　　2013會計從業(yè)資格考試《財經(jīng)法規(guī)》精講筆記匯總

　　2013會計從業(yè)資格考試《會計基礎》精講筆記匯總

　　備考2013年會計從業(yè)資格考試經(jīng)驗技巧大匯總

　　各地2013年會計從業(yè)資格考試報名時間及入口