等級考試二級Access考點分析：數(shù)據(jù)庫和表

考點5 建立表結(jié)構(gòu)
    
　　建立表結(jié)構(gòu)有3種方法，一是在“數(shù)據(jù)表”視圖中直接在字段名處輸入字段名；二是使用“設(shè)計”視圖；三是通過“表間導(dǎo)”創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)。
　　1使用“數(shù)據(jù)表”視圖
    （1）如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按[Fl1]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫窗口。
    （2）請單擊“對象”下的“表”  ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
    （3）雙擊“數(shù)據(jù)表視圖”選項，將顯示一個空數(shù)據(jù)表。
    （4）重新命名要使用的每一列：請雙擊列名，鍵入列的名稱，命名方式必須符合Access的對象命名規(guī)則，然后再按Enter鍵。
    （5）隨時可以插入新的列：單擊要在其右邊插入新列的列，然后單擊“插入”菜單中的“列”命令。按步驟4中的說明重新命名列的名稱。
    （6）在數(shù)據(jù)表中輸入數(shù)據(jù)。
　　將每種數(shù)據(jù)輸入到相應(yīng)的列中（在Access中，每一列稱作一個字段）。例如，如果正在輸入姓名，將名輸入在名的字段中，而將姓輸入在另一個不同的字段中。如果輸入的是日期、時間或數(shù)字，請輸入一致的格式，這樣Access能為字段創(chuàng)建適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型及顯示格式。在保存數(shù)據(jù)表時，將刪除任何空字段。
    （7）在已經(jīng)將數(shù)據(jù)輸入到所有要使用的列后，單擊工具欄上的“保存”按鈕來保存數(shù)據(jù)表。
    （8）在保存表時，Access將詢問是否要創(chuàng)建一個主鍵。如果還沒有輸入能唯一標識表中每一行的數(shù)據(jù)，如零件編號或ID編號，它將建議選擇“是”。如果已經(jīng)輸入能唯一標識每一行的數(shù)據(jù)，可以指定此字段為主鍵。
　　注意：除了重新命名及插入列外，在保存新建數(shù)據(jù)表之前或之后，也可以隨時刪除列或重新排序列的順序。
　　2使用“設(shè)計”視圖
    （1）雙擊“設(shè)計器創(chuàng)建表”，打開表“設(shè)計”視圖。
    （2）在“字段名稱”中輸入需要的字段名，在“字段類型”中選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)類型。
    （3）定義完全部字段后，設(shè)置一個字段為主鍵。
    （4）單擊工具欄上的“保存”按鈕，這時出現(xiàn)“另存為”對話框。
    （5）在“另存為”對話框中的“表名稱”中輸入表的名稱。
    （6）單擊“確定”按鈕。
    3使用“表向?qū)А?
    （1）如果還沒有切換到“數(shù)據(jù)庫”窗口，可以按[Fll]鍵從其他窗口切換到數(shù)據(jù)庫窗口。
    （2）請單擊“對象”下的“表”  ，然后單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕。
    （3）雙擊“表向?qū)А边x項。
    （4）按照“表向?qū)А睂υ捒蛑械奶崾具M行操作。
    如果要修改或擴展結(jié)果表，在使用完表向?qū)Ш螅�可以在“設(shè)計”視圖中進行修改或擴展操作。
考點6 向表中輸入數(shù)據(jù)
    
　　在建立了表結(jié)構(gòu)之后，就可以向表中輸入數(shù)據(jù)了。向表中輸入數(shù)據(jù)就好像在一張空白表格內(nèi)填寫內(nèi)容一樣簡單。在Access中，可以利用“數(shù)據(jù)表”視圖直接輸入數(shù)據(jù)，也可以利用已有的表。
考點7 字段屬性的設(shè)置
    
　　表中每個字段都有一系列的屬性描述。字段的屬性表示字段所具有的特性，不同的字段類型有不同的屬性，當(dāng)選擇某一字段時，“設(shè)計”視圖下部的“字段屬性”區(qū)就會依次顯示出該字段的相應(yīng)屬性。
　　1字段大小
　　通過“字段大小”屬性，可以控制字段使用的空間大小。該屬性只適用于數(shù)據(jù)類型為“文本”或“數(shù)字”的字段。對于一個“文本”類型的字段，其字段大小的取值范圍是0~255，默認為50，可以在該屬性框中輸入取值范圍內(nèi)的整數(shù)；對于一個“數(shù)字”型的字段，可以單擊“字段大小”屬性框，然后單擊右側(cè)的向下箭頭按鈕，并從下拉列表中選擇一種類型。
　　2格式
　　“格式”屬性用來決定數(shù)據(jù)的打印方式和屏幕顯示方式。不同數(shù)據(jù)類型的字段，其格式選擇有所不同。
　　3默認值
　　“默認值”是一個十分有用的屬性。在一個數(shù)據(jù)庫中，往往會有一些字段的數(shù)據(jù)內(nèi)容相同或含有相同的部分。例如：性別字段只有“男”和“女”兩種，這種情況就可以設(shè)置一個默認值。
　　4有效性規(guī)則
　　“有效性規(guī)則”是Access中另一個非常有用的屬性，利用該屬性可以防止非法數(shù)據(jù)輸入到表中。有效性規(guī)則的形式及設(shè)置目的隨字段的數(shù)據(jù)類型不同而不同。對“文本”類型字段，可以設(shè)置輸入的字符個數(shù)不能超過某一個值；對“數(shù)字”類型字段，可以讓Access只接受一定范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)；對“日期／時間”類型的字段，可以將數(shù)值限制在一定的月份或年份以內(nèi)。
　　5輸入掩碼
　　在輸入數(shù)據(jù)時，如果希望輸入的格式標準保持一致，或希望檢查輸入時的錯誤，可以使用Access提供的“輸入掩碼向?qū)А眮碓O(shè)置一個輸入掩碼對于大多數(shù)數(shù)據(jù)類型，都可以定義一個輸入掩碼。
　　定義輸入掩碼屬性所使用的字符見表2-2。

考點8 建立表之間的關(guān)系
    
　　1表間關(guān)系的概念
　　在Access中，每個表都是數(shù)據(jù)庫中一個獨立的部分，它們本身具有很多的功能，但是每個表又不是完全孤立的部分，表與表之間可能存在著相互的聯(lián)系。
　　表之間有3種關(guān)系，分別為：一對多關(guān)系、多對多關(guān)系和一對一關(guān)系。
    （1）一對多關(guān)系是最普通的一種關(guān)系。在這種關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，但是B表中的一行只能匹配A表中的一行。
    （2）在多對多關(guān)系中，A表中的一行可以匹配B表中的多行，反之亦然。要創(chuàng)建這種關(guān)系，需要定義第三個表，稱為結(jié)合表，它的主鍵由A表和B表的外部鍵組成。
    （3）在一對一關(guān)系中，入表中的一行最多只能匹配于B表中的一行，反之亦然。如果相關(guān)列都是主鍵或都具有唯一約束，則可以創(chuàng)建一對一關(guān)系。
　　2參照完整性
　　參照完整性是一個規(guī)則系統(tǒng)，能確保相關(guān)表行之間關(guān)系的有效性，并且確保不會在無意之中刪除或更改相關(guān)數(shù)據(jù)。
　　當(dāng)實施參照完整性時，必須遵守以下規(guī)則：

    （1）如果在相關(guān)表的主鍵中沒有某個值，則不能在相關(guān)表的外部鍵列中輸入該值。但是，可以在外部鍵列中輸入一個Null值。
    （2）如果某行在相關(guān)表中存在相匹配的行，則不能從一個主鍵表中刪除該行。
    （3）如果主鍵表的行具有相關(guān)性，則不能更改主鍵表中的某個鍵的值。
　　當(dāng)符合下列所有條件時，才可以設(shè)置參照完整性：
    （1）主表中的匹配列是一個主鍵或者具有唯一約束。
    （2）相關(guān)列具有相同的數(shù)據(jù)類型和大小。
    （3）兩個表屬于相同的數(shù)據(jù)庫。
　　3建立表間的關(guān)系
　　當(dāng)想讓兩個表共享數(shù)據(jù)時，可以創(chuàng)建兩個表之間的關(guān)系�？梢栽谝粋�表中存儲數(shù)據(jù)，但讓兩個表都能使用這些數(shù)據(jù)；也可以創(chuàng)建關(guān)系，在相關(guān)表之間實施參照完整性。
　　在創(chuàng)建關(guān)系之前，必須先在至少一個表中定義一個主鍵或唯一約束。然后使主鍵列與另一個表中的匹配列相關(guān)。創(chuàng)建了關(guān)系之后，那些匹配列變?yōu)橄嚓P(guān)表的外部鍵。
　　創(chuàng)建表之間的關(guān)系步驟如下：
    （1）在數(shù)據(jù)庫圖表中，對于想要與另一個表中的相應(yīng)列相關(guān)的數(shù)據(jù)庫列或列組合，單擊行選擇器 。
    （2）把鼠標指針放在行選擇器上，將指針拖動到相關(guān)表上。若要使選定的列與相關(guān)表的主鍵相關(guān)，可將指針拖動到相關(guān)表的標題欄上。
    （3）釋放鼠標按鍵這時會顯示“創(chuàng)建關(guān)系”對話框，并且會嘗試讓選定的列與相關(guān)表中具有相同名稱和數(shù)據(jù)類型的列相關(guān)。
    （4）在“創(chuàng)建關(guān)系”對話框中，確保想要關(guān)聯(lián)的列顯示在“主鍵表”和“外部鍵表”列表中。
    （5）選擇“確定”以創(chuàng)建關(guān)系。
　　關(guān)系的主鍵一方表示為鑰匙符號 。在一對一關(guān)系中，初始化關(guān)系的表確定了主鍵一方。
　　對于一對一關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為鑰匙符號 ；對于一對多關(guān)系，關(guān)系的外部鍵一方表示為無限符號∞。