(二)信息化條件下的會(huì)計(jì)資料管理
1.對(duì)于信息系統(tǒng)自動(dòng)生成且具有明晰審核規(guī)則的會(huì)計(jì)憑證，可以將審核規(guī)則嵌入會(huì)計(jì)軟件，由計(jì)算機(jī)自動(dòng)審核。未經(jīng)自動(dòng)審核的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)先經(jīng)人工審核再進(jìn)行后續(xù)處理。
對(duì)于自動(dòng)生成的憑證，原始數(shù)據(jù)產(chǎn)生的過程往往就已伴隨著審核和控制，只要數(shù)據(jù)傳遞和轉(zhuǎn)換中沒有新的風(fēng)險(xiǎn)，則可以視同已自動(dòng)審核。
2.分公司、子公司數(shù)量多、分布廣的大型企業(yè)、企業(yè)集團(tuán)應(yīng)當(dāng)探索利用信息技術(shù)促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的集中，逐步建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。
財(cái)務(wù)共享是企業(yè)集團(tuán)將下屬單位相同的財(cái)務(wù)職能集中，由一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)行使，即各單位共享一個(gè)機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)服務(wù)。
財(cái)務(wù)共享的優(yōu)勢(shì)：一是高效率、低成本;二是專業(yè)化;三是服務(wù)導(dǎo)向。
3.外商投資企業(yè)使用的境外投資者指定的會(huì)計(jì)軟件或者跨國企業(yè)集團(tuán)統(tǒng)一部署的會(huì)計(jì)軟件，應(yīng)當(dāng)符合會(huì)計(jì)軟件和服務(wù)的規(guī)范的要求。(沒有例外)
4.企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)服務(wù)器的部署應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)規(guī)定。
數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的，應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)保存會(huì)計(jì)資料備份，備份頻率不得低于每月一次(最低要求)。
企業(yè)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)服務(wù)器部署在境外的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)在境內(nèi)留有備份，境內(nèi)備份的會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)能夠在境外服務(wù)器不能正常工作時(shí)，獨(dú)立滿足企業(yè)開展會(huì)計(jì)工作的需要以及外部會(huì)計(jì)監(jiān)督的需要。
5.企業(yè)會(huì)計(jì)資料中對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的描述應(yīng)當(dāng)使用中文，可以同時(shí)使用外國或者少數(shù)民族文字對(duì)照;在不妨礙監(jiān)督人員理解的情況下，描述中的產(chǎn)品、材料型號(hào)以及其他約定俗成的專用詞匯可以使用其他文字。
6.企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立電子會(huì)計(jì)資料備份管理制度，確保會(huì)計(jì)資料的安全、完整和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的持續(xù)、穩(wěn)定運(yùn)行。
7.企業(yè)不得在非涉密信息系統(tǒng)中存儲(chǔ)、處理和傳輸涉及國家秘密、關(guān)系國家經(jīng)濟(jì)信息安全的電子會(huì)計(jì)資料;未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得將其攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外。
8.企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
(1)所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù);
(2)由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成;
(3)可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出;
(4)企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制;
(5)企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度，能有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(6)企業(yè)對(duì)電子和紙面會(huì)計(jì)資料建立了完善的索引體系。
9.企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料：
(1)會(huì)計(jì)資料附有可靠的電子簽名且電子簽名經(jīng)符合《中華人民共和國電子簽名法》的第三方認(rèn)證;電子簽名是電子文件上的簽章，可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。
(2)所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù);
(3)可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中查詢和輸出;
(4)企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度及完善的索引體系等這些條件。
以上兩條規(guī)定有兩層含義：一是會(huì)計(jì)資料可以無紙化管理;二是只有在保證會(huì)計(jì)事項(xiàng)可追述、可證明的條件下，才能對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行無紙化管理。
需要指出的是，一項(xiàng)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)同時(shí)涉及到多種會(huì)計(jì)資料，則應(yīng)當(dāng)分別判斷各種會(huì)計(jì)資料是否滿足該項(xiàng)條件。
10.企業(yè)會(huì)計(jì)資料的歸檔管理，遵循國家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定。
11.實(shí)施企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則通用分類標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)，應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)要求向財(cái)政部報(bào)送XBRL財(cái)務(wù)報(bào)告。
【例題10·多選題】企業(yè)內(nèi)部生成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿和輔助性會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料( )。
A.所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)且由企業(yè)信息系統(tǒng)自動(dòng)生成
B.可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中以人類可讀形式查詢和輸出
C.企業(yè)信息系統(tǒng)具有防止相關(guān)數(shù)據(jù)被篡改的有效機(jī)制
D.企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度和完善的索引體系
【答案】ABCD
【例題11·多選題】企業(yè)獲得的需要外部單位或者個(gè)人證明的原始憑證和其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)滿足下列條件的，可以不輸出紙面資料( )。
A.所記載的事項(xiàng)屬于本企業(yè)重復(fù)發(fā)生的日常業(yè)務(wù)
B.會(huì)計(jì)資料附有可靠的電子簽名且電子簽名經(jīng)第三方認(rèn)證
C.可及時(shí)在企業(yè)信息系統(tǒng)中查詢和輸出
D.企業(yè)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)建立了電子備份制度和完善的索引體系
【答案】ABCD
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