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Excel軟件的用戶界面
Excel軟件啟動(dòng)后，通常會(huì)建立一個(gè)新的空白工作簿或者打開(kāi)一個(gè)現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個(gè)最大化的工作簿窗口(簡(jiǎn)稱(chēng)窗口)。這一窗口是用戶操作Excel軟件的重要平臺(tái)，被稱(chēng)為默認(rèn)的用戶界面。
Excel軟件的默認(rèn)用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Excel 2013及以下版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務(wù)窗格等要素組成;Excel 2007及以上版本的默認(rèn)用戶界面基本相同，如圖4—8所示，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。
(一)標(biāo)題欄
標(biāo)題欄位于窗口的最上方，依次列示Excel軟件的圖標(biāo)、文檔的標(biāo)題和控制Excel窗口的按鈕。
(二)菜單欄
Excel 2013的菜單欄默認(rèn)位于標(biāo)題欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，包含“文件”、“編輯”、“視圖”、“插入”、“格式”、“工具”、“數(shù)據(jù)”、“窗口”和“幫助”等9個(gè)默認(rèn)的菜單項(xiàng)，包括Excel的全部操作命令，每一菜單項(xiàng)分別含有對(duì)工作表進(jìn)行操作的一組功能相關(guān)的命令選項(xiàng)。命令后面帶有“…”的，表示選擇了這一命令后將打開(kāi)該命令的對(duì)話框;命令后面帶有“◣”的，表示該選項(xiàng)后面帶有一個(gè)子菜單。
(三)工具欄
工具欄默認(rèn)位于菜單欄的下方，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，它由一系列與菜單選項(xiàng)命令具有相同功能的按鈕組成。每個(gè)按鈕代表一個(gè)命令，能更加快捷地完成相應(yīng)的操作。
用戶不僅可以自行設(shè)定工具欄的顯示、隱藏及其在窗口中的位置，而且可以自行設(shè)定工具欄中的按鈕及其在工具欄中的位置。
(四)編輯區(qū)
編輯區(qū)默認(rèn)位于工具欄的下方，由名稱(chēng)框、取消輸入按鈕、確認(rèn)輸入按鈕、插入函數(shù)按鈕和編輯欄構(gòu)成，用來(lái)顯示當(dāng)前單元格的名字和當(dāng)前單元格的內(nèi)容、取消或確認(rèn)本次輸入的數(shù)據(jù)或公式。
(五)工作表區(qū)
工作表區(qū)默認(rèn)位于編輯區(qū)的下方，是Excel文件用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的專(zhuān)門(mén)區(qū)域，由工作表、工作表標(biāo)簽、標(biāo)簽滾動(dòng)按鈕、滾動(dòng)條和滾動(dòng)條按鈕、列和列號(hào)、行和行號(hào)、全選按鈕、單元格等要素組成。
(六)狀態(tài)欄
狀態(tài)欄默認(rèn)位于窗口底部，可以顯示各種狀態(tài)信息，如單元格模式、功能鍵的開(kāi)關(guān)狀態(tài)等。
(七)任務(wù)窗格
任務(wù)窗格默認(rèn)位于Excel窗口的右邊，但可移動(dòng)到窗口的其他適當(dāng)位置，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，具體包括“開(kāi)始工作”、“幫助”、“搜索結(jié)果”、“剪貼畫(huà)”、“信息檢索”、“剪貼板”“新建工作簿”、“模板幫助”、“共享工作區(qū)”、“文檔更新”和“XML源”等11個(gè)任務(wù)窗格。
(八)功能區(qū)
功能區(qū)是由一系列在功能上具有較強(qiáng)相關(guān)性的組和命令所形成的區(qū)域，各功能區(qū)的主要功能由相應(yīng)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽予以標(biāo)識(shí)，用戶可以根據(jù)需要完成的操作，快速找到和調(diào)用包含當(dāng)前所需命令的功能區(qū)。Excel 2013默認(rèn)的選項(xiàng)卡標(biāo)簽有“開(kāi)始”、“插入”、“頁(yè)面布局”、“公式”、“數(shù)據(jù)”、“審閱”、“視圖”、“開(kāi)發(fā)工具”，排列在標(biāo)題欄的下方。此外，用戶還可以通過(guò)“自定義功能區(qū)”自定義選項(xiàng)卡。單擊任一選項(xiàng)卡標(biāo)簽，其下方將出現(xiàn)一個(gè)以平鋪方式展開(kāi)的“帶形功能區(qū)”，它由若干個(gè)功能相關(guān)的組和命令所組成。
功能區(qū)的優(yōu)勢(shì)主要在于，它將通常需要使用菜單、工具欄、任務(wù)窗格和其他用戶界面組件才能顯示的任務(wù)或人口點(diǎn)集中在一起，便于在同一位置查找和調(diào)用功能相關(guān)的命令。
Excel文件的管理
Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開(kāi)、保密、備份、修改與刪除等工作。
(一)Excel文件的新建與保存
1.Excel文件的新建
單擊“開(kāi)始”菜單中列示的Excel快捷命令、桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)或者通過(guò)“運(yùn)行”對(duì)話框等方式啟動(dòng)Excel軟件的，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來(lái)，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。以打開(kāi)現(xiàn)成Excel文件方式啟動(dòng)Excel軟件的，可通過(guò)以下方法之一建立一個(gè)新的空白工作簿：(1)按擊快捷鍵“Ctrl+N”鍵;
(2)打開(kāi)“文件”菜單，點(diǎn)擊“新建”菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;(3)點(diǎn)擊工具欄中的“新建”按鈕(Excel 2003為常用工具欄，Excel 2013為快速訪問(wèn)工具欄)。
2.Excel文件的保存
為了繼續(xù)使用新建的Excel文件，應(yīng)當(dāng)以合適的名稱(chēng)和類(lèi)型將Excel文件保存在適當(dāng)?shù)奈恢�。Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。保存Excel文件的常用方法包括：
(1)通過(guò)敲擊功能鍵“Fl2”鍵進(jìn)行保存。
(2)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵進(jìn)行保存。對(duì)于之前已經(jīng)保存過(guò)的文件，按擊快捷鍵“Ctrl+S”鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再?gòu)棾觥傲泶鏋椤睂?duì)話框。
(3)通過(guò)單擊常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于Excel 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進(jìn)行保存。
(4)通過(guò)“文件”菜單(或Excel 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進(jìn)行保存。為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。
(二)Excel文件的關(guān)閉與打開(kāi)
1.Excel文件的關(guān)閉
Excel軟件退出前必須關(guān)閉打開(kāi)的文件，因此，也可以采用前述三種Excel軟件的退出方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來(lái)關(guān)閉處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件：
(1)點(diǎn)擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。
Excel 2013中由于沒(méi)有“工具欄”菜單，但可點(diǎn)擊快速訪問(wèn)工具欄中的“關(guān)閉”按鈕。
(2)點(diǎn)擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。
(3)按擊快捷鍵“Ctrl+F4”。
上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開(kāi)狀態(tài)的Excel文件仍處于打開(kāi)狀態(tài)，Excel軟件仍在運(yùn)行，并可通過(guò)按擊“Ctrl+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。
2.Excel文件的打開(kāi)
打開(kāi)Excel文件的方法主要有：
(1)通過(guò)直接點(diǎn)擊Excel文件打開(kāi)。
(2)通過(guò)快捷菜單中“打開(kāi)”命令打開(kāi)。
(3)通過(guò)Excel“文件”菜單中的“打開(kāi)”命令進(jìn)行打開(kāi)，如圖4—12所示。
(4)通過(guò)常用工具欄(適用于Excel 2003)或快速訪問(wèn)工具欄(適用于Excel 2013)中的“打開(kāi)”按鈕進(jìn)行打開(kāi)，如圖4—13所示。
(5)通過(guò)按擊快捷鍵“Ctrl+0”(字母0的按鍵)進(jìn)行打開(kāi)。
(三)Excel文件的保密與備份
1.Excel文件的保密
對(duì)于設(shè)置了打開(kāi)權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能打開(kāi)。對(duì)于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Excel文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開(kāi)。
2.Excel文件的備份
Excel軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱(chēng)為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同。
(四)Excel文件的修改與刪除
1.Excel文件的修改
Excel文件的修改通常在已打開(kāi)的Excel文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。
2.Excel文件的刪除
Excel文件的刪除方法包括：
(1)選中要?jiǎng)h除的Excel文件，按擊“Delete”鍵進(jìn)行刪除。
(2)鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的Excel文件，選擇刪除命令。
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