第 1 頁:第一節(jié) 會計憑證概述 |
第 2 頁:第二節(jié) 原始憑證 |
第 3 頁:第三節(jié) 記賬憑證 |
第 4 頁:第四節(jié) 會計憑證的傳遞與保管 |
第二節(jié) 原始憑證
【思考題】
1.什么是原始憑證?有何作用?
2.原始憑證按來源不同分為哪幾類?如何進(jìn)行區(qū)分?
3.原始憑證按填制手續(xù)及內(nèi)容不同分為哪幾類?如何進(jìn)行區(qū)分?
4.原始憑證按格式不同分為哪幾類?如何進(jìn)行區(qū)分?
5.原始憑證包括哪些基本內(nèi)容?
6.填制原始憑證的要求有哪些?
7.原始憑證的審核包括哪些方面?審核后的原始憑證應(yīng)如何處理?
一、原始憑證的概念
原始憑證,又稱單據(jù),是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時取得或填制的,用以記錄、證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的文字憑據(jù)。
原始憑證記載著大量的經(jīng)濟(jì)信息,又是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的初始文件,與記賬憑證相比較,具有較強的法律效力。
二、原始憑證的種類
原始憑證可以按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類,主要分類有按來源、按填制手續(xù)及內(nèi)容、按格式不同三種分類:
(一)按來源不同
原始憑證按照其來源不同,分為外來原始憑證和自制原始憑證。
1、外來原始憑證
外來原始憑證,在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時,從外部單位取得的原始憑證。
如:購買材料取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來的各種結(jié)算憑證,對外支付款項時取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機票、車船票等。
2、自制原始憑證
自制原始憑證,在執(zhí)行或完成某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時自行填制的,僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證。
如:收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫單、產(chǎn)品出庫單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計算表等。
【舉例4-1】下列屬于外來原始憑證的是( )。
A.購貨時取得的增值稅專用發(fā)票
B.收貨后倉庫保管人員填制的商品入庫單
C.工資發(fā)放時編制的明細(xì)表
D.發(fā)出貨物時倉庫保管人員填制的商品出庫單
【答案】A
【舉例4-2】下列屬于外來原始憑證的有( )。
A.發(fā)料單
B.限額領(lǐng)料單
C.職工出差取得的飛機票
D.銷售商品時開出的增值稅專用發(fā)票
【答案】CD
(二)按填制手續(xù)及內(nèi)容不同
原始憑證按填制手續(xù)及內(nèi)容不同,可以分為:一次憑證、累計憑證和匯總憑證。
1.一次憑證
是指一次填制完成、只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。一次憑證是一次有效的憑證。
提示:外來的原始憑證一般都是一次憑證;在自制的原始憑證中,大部分都屬于一次憑證。
2.累計憑證
累計憑證,是指一定時間內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。
累計憑證是多次有效的原始憑證,其填制手續(xù)多次進(jìn)行才能完成,一般是自制原始憑證。最具有代表性的累計憑證是“限額領(lǐng)料單”。
【舉例4-3】下列屬于累計憑證的是( )。
A.增值稅專用發(fā)票
B.材料入庫單
C.商品提貨單
D.限額領(lǐng)料單
【答案】D
3.匯總憑證
匯總憑證,也稱原始憑證匯總表,是為了集中反映某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況,并簡化記賬憑證的填制工作,將一定時期內(nèi)記錄同類性質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的若干原始憑證匯總編制成的一種原始憑證。
【舉例4-4】下列屬于匯總原始憑證的有( )。
A.增值稅專用發(fā)票
B.商品收貨匯總表
C.材料入庫單
D.發(fā)出材料匯總表
【答案】BD
(三)按格式不同
原始憑證按格式不同,可以分為:通用憑證和專用憑證。
1.通用憑證
通用憑證,是指由有關(guān)部門統(tǒng)一印制,在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。
通用憑證的使用范圍,可以是某一地區(qū)、某一行業(yè),也可能是全國通用。
2.專用憑證
專用憑證,是指單位自行印制,僅在本單位內(nèi)部使用的憑證。
常見的專用憑證有:收料單、領(lǐng)料單、工資費用分配表、折舊計算表等。
需要注意的是:經(jīng)濟(jì)合同、材料請購單、生產(chǎn)通知單等文件或證明,它們不能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成,因此不能算作會計憑證,也不能作為會計核算的依據(jù)。未經(jīng)對方單位簽章,不具備法律效力的憑證,或不具備憑證基本內(nèi)容的白條,也同樣不能算作會計憑證。
三、原始憑證的基本內(nèi)容
(一)原始憑證名稱及編號。
(二)填制原始憑證的日期;
(三)原始憑證的編號;
(四)接受原始憑證單位名稱;
(五)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(包括數(shù)量、單價、金額等);
(六)填制單位簽章;
(七)有關(guān)人員(部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員)簽章;
(八)填制單位名稱或填制人姓名;
(九)憑證附件。
四、原始憑證的填制要求
概括起來,填制原始憑證有以下七項基本要求:
(一)記錄要真實
(二)內(nèi)容要完整
一式幾聯(lián)的發(fā)票和收據(jù),必須用雙面復(fù)寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)套寫,并連續(xù)編號。原始憑證作廢時應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記,將所有聯(lián)次一起保存,不得撕毀。
注意:發(fā)生銷貨退回的,除填制退貨發(fā)票外,還必須有退貨驗收證明;退款時,必須取得對方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證,不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。職工公出借款憑據(jù),必須附在記賬憑證之后;收回借款時,應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本,不得退還原借款收據(jù)。
(三)手續(xù)要完備
單位自制的原始憑證必須附有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或其他指定的人員簽名蓋章;對外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證,必須蓋有填制單位的公章;從個人取得的原始憑證,必須有填制人員的簽名蓋章!肮隆保侵妇哂蟹尚Я吞囟ㄓ猛,能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒,包括業(yè)務(wù)公章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。
(四)書寫要清楚、規(guī)范
填制會計憑證,字跡必須清晰、工整,并符合下列要求:
1.阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)當(dāng)逐個填寫,不得連筆寫。阿拉伯金額數(shù)字前面應(yīng)當(dāng)書寫貨幣幣種符號或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯?dāng)?shù)字前寫有幣種符號的,數(shù)字后面不再寫貨幣單位。
2.所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位,下同)的阿拉伯?dāng)?shù)字,除表示單價等情況外,一律填寫到角分;無角分的,角位和分位可寫“00”,或者符號“—”;有角無分的,分位應(yīng)當(dāng)寫“0”,不得用符號“—”代替。
3.漢字大寫數(shù)字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億等,一律用正楷或者行書體書寫,不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字代替,不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或者角為止的,在“元”或者“角”字之后應(yīng)當(dāng)寫“整”字或者“正”字;大寫金額數(shù)字有分的,分字后面不寫“整”或者“正”字。
4.大寫金額數(shù)字前,未印有貨幣名稱的,應(yīng)當(dāng)加填貨幣名稱,貨幣名稱與大寫金額數(shù)字之間不得留有空白。
5.阿拉伯金額數(shù)字中間有“0”時,漢字大寫金額要寫“零”字;阿拉伯?dāng)?shù)字金額中間連續(xù)有幾個“0”時,漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字;阿拉伯金額數(shù)字元位是“0”,或者數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”、元位也是“0”但角位不是“0”時,漢字大寫金額可以只寫一個“零”字,也可以不寫“零”字。
(五)編號要連續(xù)
如果憑證已預(yù)先印定編號,如發(fā)票、收據(jù)、支票,都有連續(xù)編號,應(yīng)按編號連續(xù)使用,在寫壞作廢時,應(yīng)加蓋“作廢”戳記,與存根一起妥善保管,不得撕毀。
(六)不得涂改、刮擦、挖補
原始憑證有錯誤的,應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正,更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯誤的,應(yīng)當(dāng)由出具單位重開,不得在原始憑證上更正。
(七)填制要及時
五、原始憑證的審核
為保證會計記錄真實可靠,充分發(fā)揮會計監(jiān)督的作用,必須對原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核后的原始憑證,才能作為填制記賬憑證和記賬的依據(jù)。
(一)原始憑證的審核
1.審核原始憑證的真實性
2.審核原始憑證的合法性
3.審核原始憑證的合理性
4.審核原始憑證的完整性
5.審核原始憑證的正確性
6.審核原始憑證的及時性
(二)審核后原始憑證的不同處理
1.完全符合要求的原始憑證,應(yīng)及時編制記賬憑證入賬。
2.真實、合法、合理但內(nèi)容不完整、填寫有錯誤的原始憑證,應(yīng)退回給經(jīng)辦人員,由其負(fù)責(zé)將憑證補充完整、更正錯誤或重開后,再辦理正式會計手續(xù)。
3.不真實、不合法的原始憑證,會計機構(gòu)和會計人員有權(quán)不予接受,并向單位負(fù)責(zé)人報告。
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