2013寧夏會計從業(yè)資格《會計電算化》學習筆記(5)

　　五、賬務處理模塊日常賬務處理操作要求 補充：選項設置

　　1.系統(tǒng)編號與手工編號

　　2.出納簽字

　　(1)選項--必須出納簽字

　　(2)日記賬與指定現(xiàn)金銀行總賬科目

　　3.現(xiàn)金流量

　　(1)指定現(xiàn)金流量科目

　　(2)基礎設置--項目目錄

　　(一)記賬憑證錄入、修改、刪除、查詢

　　1.憑證錄入

　　(1) 增加會計憑證--未增加前是空白憑證

　　【例5-21】1月2日，行政部購買了500元的辦公用品，以現(xiàn)金支付(附單據(jù)一張)。

　　借：管理費用　500

　　貸：庫存現(xiàn)金　500

　　1月3日，財務部購買了1 000元的辦公用品，以轉(zhuǎn)賬支票支付(票號：1234)。

　　借：管理費用　1 000

　　貸：銀行存款　1 000

　　1月4日，市場一部銷售給鼎盛公司產(chǎn)品，貨款10 000元，銷項稅額1 700元，款未收。

　　借：應收賬款　11 700

　　貸：主營業(yè)務收入　10 000

　　應交稅費——應交增值稅(銷項稅額) 1 700

　　(2)憑證類別及憑證編號

　　在憑證類別選擇列表框內(nèi)選擇憑證類別，列表框內(nèi)顯示的憑證類別在系統(tǒng)初始化功能中設置。

　　如果用戶選用自動編號方式，憑證類別選擇后，系統(tǒng)自動生成該張憑證編號。

　　關于憑證編號，有幾點補充說明：

　　第一，在手工編號方式下，操作者可以輸入憑證的編號，但當記賬時，系統(tǒng)會檢測憑證編號的正確性，不允許出現(xiàn)漏號、重號、跳號。一般情況下，憑證編號由系統(tǒng)分類按月自動編制，每類憑證每月從0001號開始，即每類憑證每月的編號范圍是0001—9999。

　　第二，對于網(wǎng)絡用戶，如果是幾個人同時制單時，在憑證的右上角，系統(tǒng)會提示一個參考憑證號，真正的憑證編號只有在憑證已填制并經(jīng)保存完畢后才給出。

　　第三，系統(tǒng)自動管理憑證頁號。如：收0001號0002/0003表示為收款憑證第0001號共有三張分單，當前是第二張分單。

　　(3)制單日期

　　系統(tǒng)自動獲取計算機系統(tǒng)日期為記賬憑證填制日期，如果日期不正確，可進行修改或按參照輸入。

　　制單序時控制：不允許輸入的日期比本月同類型的上一張憑證日期小，除非操作人員進入憑證設置功能，取消制單序時控制。

　　(4)附單據(jù)數(shù)

　　有的情況下，記賬憑證沒有原始單據(jù)，如轉(zhuǎn)賬憑證，則可以不輸入。

　　(5)憑證摘要--可以重復，但不能沒有

　　多摘要方式，上一分錄的摘要系統(tǒng)會自動復制到本筆分錄的摘要欄內(nèi)，操作者可以修改。

　　(6)會計科目

　　科目必須輸入末級科目。

　　科目可以輸入科目編碼、中文科目名稱、英文科目名稱或助記碼。

　　輸入科目時也可在科目區(qū)中用鼠標單擊參照錄入。

　　采用科目編碼或助記碼形式輸入后，系統(tǒng)會自動轉(zhuǎn)換成科目名稱，并給出上級科目，便于操作者檢查。

　　(7)金額

　　即該筆分錄的借方或貸方本幣發(fā)生額，金額不能為零，但可以是紅字，紅字金額以負數(shù)形式輸入。如果方向不符，可按空格鍵調(diào)整金額方向。

　　(8)制單人員 制單人員的名字不需要操作人員輸入。

　　“保存”圖標

　　“放棄”圖標

　　“增加”圖標

　　提示：

　　•采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，但不應超過業(yè)務日期。

　　•憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。

　　•正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日記賬中出現(xiàn)。

　　•科目編碼必須是末級的科目編碼。既可以手工直接輸入，也可選擇輸入。

　　•金額不能為“零”，紅字以“-”號表示。

　　•可按“=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。

　　•不能確定的輔助核算信息可不輸入。

　　2.憑證修改

　　直接單擊需要修改的項目重新輸入即可。

　　如果操作員修改了他人填制的憑證，則制單員變成修改憑證的操作員。

　　已審核的憑證不能直接修改，需要先取消該張憑證的審核。

　　已記賬的憑證不能修改，只能查詢。

　　3.刪除憑證--兩步：一作廢二整理。

　　(1)作廢/恢復憑證。

　　“制單→作廢/恢復”命令，憑證上顯示“作廢”字樣，表示已將該憑證作廢，作廢憑證仍保留憑證內(nèi)容及憑證編號。

　　“制單→作廢/恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有效憑證。

　　(2)憑證整理。

　　憑證整理就是刪除所有作廢憑證，并對未記賬憑證重新編號。

　　若本月已有憑證記賬，只能對未記賬憑證進行憑證整理。

　　4.查詢憑證

　　“總賬→憑證→查詢憑證”命令--只能看不能改

　　【多選題】關于總賬系統(tǒng)中增加和刪除會計科目，下列描述中，正確的有(　)。

　　A.科目已在輸入憑證時使用，只能增加同級科目，而不能再增設下級科目

　　B.先刪除或修改下一級科目，然后再刪除或修改本級科目

　　C.科目已經(jīng)使用，還允許修改或刪除該科目

　　D.有發(fā)生額的科目不能刪除，但可修改科目

　　『正確答案』ABD

　　(二)審核憑證

　　憑證審核需先重新注冊更換操作員，由具有審核權限的操作員來進行。憑證既可逐張審核，也可成批審核。

　　憑證一覽表，雙擊某張憑證

　　單擊“審核”圖標將在審核處自動簽上審核人名字

　　憑證審核過程注意幾點：

　　第一，若審核人員發(fā)現(xiàn)該憑證有錯誤，可按“標錯”圖標，對憑證進行標錯，以便制單人對其修改。已標錯的憑證不能審核，若想審核，需先按“取消”圖標取消標錯后才能審核。

　　第二，若想對已審核的憑證取消審核，可用鼠標單擊“取消”圖標取消審核，取消審核簽字只能由審核人自己進行。

　　第三，審核人和制單人不能是同一個人。即使某一操作員具有審核權與制單權，但對某一張憑證而言，不能既是制單人，又是審核人。

　　第四，憑證一經(jīng)審核，就不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可以進行修改或刪除。

　　【單選題】在賬務系統(tǒng)中，只要有憑證審核權，就可以審核(　)。

　　A.自己輸入的憑證

　　B.任何人輸入的憑證

　　C.自己以外其他人輸入的憑證

　　D.以上全部

　　『正確答案』C

　　【單選題】經(jīng)過審核但還沒有記賬的記賬憑證發(fā)現(xiàn)有錯誤應該(　)。

　　A.直接進行修改

　　B.取消審核后修改

　　C.不能修改

　　D.用紅字沖銷法修改

　　『正確答案』B

　　【判斷題】賬務處理系統(tǒng)中，憑證審核人員不能修改其他人錄入的憑證。

　　『正確答案』對

　　(三)記賬

　　記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬、明細賬和輔助賬等。

　　記賬過程是在計算機程序的控制下自動完成的。

　　需要注意的幾個問題：

　　第一，記賬過程一旦斷電或因其他原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調(diào)用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然后用戶再重新記賬。

　　第二，如果用戶發(fā)現(xiàn)某一步設置錯誤，可通過單擊“上一步”返回后進行修改。如果在設置過程中不想再繼續(xù)記賬，可通過單擊“取消”，取消本次記賬工作。

　　第三，在記賬過程中，不得中斷退出。

　　第四，在第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，系統(tǒng)將不允許記賬。

　　【判斷題】賬務處理系統(tǒng)中，記賬功能每月只能使用一次。

　　『正確答案』錯

　　【判斷題】賬務處理系統(tǒng)中，記賬后的憑證不一定是審核過的憑證。

　　『正確答案』錯

　　(四)賬簿查詢

　　現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬不能在主菜單的“賬簿”功能下查詢，只能在“現(xiàn)金”功能輸出�！艾F(xiàn)金-現(xiàn)金管理-現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬”

　　1.總賬查詢

　　“總賬→賬簿查詢”--“總賬”

　　(1)科目范圍�？奢斎肫鹬箍颇糠秶�，為空時，系統(tǒng)默認為是所有科目。

　　(2)科目級次。如將科目級次輸入為1-1，則只查一級科目，如將科目級次輸入為1-3，則查一至三級科目。如果需要查所有末級科目，則用鼠標選擇“末級科目”即可。

　　若想查詢包含未記賬憑證的總賬，用鼠標選擇“包含未記賬憑證”即可。

　　不僅可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額，而且還可以查詢所有二級以下明細科目的年初余額、各月發(fā)生額合計和月末余額。

　　2.科目發(fā)生額及余額

　　“總賬→賬簿查詢” →“余額表”

　　3.明細賬查詢

　　明細賬查詢用于平時查詢各賬戶的明細發(fā)生情況，及按任意條件組合查詢明細賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。

　　用鼠標選擇系統(tǒng)主菜單“總賬→賬簿查詢”下的“明細賬”，屏幕顯示查詢條件，輸入條件后可顯示相應的明細賬。

　　4.日記賬的查詢

　　日記賬的查詢及打印主要用于現(xiàn)金和銀行存款日記賬的查詢和打印，但日記賬的查詢需通過“現(xiàn)金”模塊查詢。

　　【判斷題】賬務處理系統(tǒng)中的各種賬簿的數(shù)據(jù)，不能直接修改，但可查詢和打印。(　)

　　『正確答案』√

　　(五)期末業(yè)務處理 補充：自動轉(zhuǎn)賬憑證設置及轉(zhuǎn)賬憑證生成

　　運用于每月重復必須結(jié)轉(zhuǎn)的憑證。例如：期間損益結(jié)轉(zhuǎn)類似結(jié)轉(zhuǎn)憑證。

　　1.對賬

　　“總賬→期末”下的“對賬”功能

　　2.月末結(jié)賬

　　“總賬→期末”下的“結(jié)賬”功能。

　　結(jié)賬過程：

　　(1)顯示所要進行結(jié)賬的月份。

　　(2)核對賬簿。如果賬賬相符，可進行下一步結(jié)賬工作，如果不相符，系統(tǒng)中止結(jié)賬工作。

　　(3)顯示月度工作報告。

　　(4)執(zhí)行結(jié)賬。

　　提示：

　　(1)上月未結(jié)賬，則本月不能結(jié)賬。

　　(2)上月未結(jié)賬，則本月不能記賬，但可以填制、審核憑證。

　　(3)本月還有未記賬憑證時，則本月不能結(jié)賬。

　　(4)已結(jié)賬月份不能再填制憑證。

　　(5)結(jié)賬只能由有結(jié)賬權限的人進行。

　　(6)賬賬核對不符，不能結(jié)賬。

　　【單選題】關于總賬系統(tǒng)結(jié)賬的描述，下列各項中，錯誤的是(　)

　　A.結(jié)賬前，本月憑證必須登記入賬

　　B.結(jié)賬后，不能再輸入該月憑證

　　C.結(jié)賬必須按月連續(xù)進行

　　D.每月可以結(jié)多次賬

　　『正確答案』D

　　【判斷題】賬務處理系統(tǒng)中，結(jié)賬功能每月只能使用一次。(　)

　　『正確答案』√

　　【單選題】下列(　)情況出現(xiàn)時，會計軟件當期不能結(jié)賬。

　　A.銀行對賬出現(xiàn)不一致

　　B.機內(nèi)總分類賬與機內(nèi)明細賬不一致

　　C.有未記賬的憑證

　　D.會計存在未經(jīng)審核的憑證

　　『正確答案』BCD