2013安徽會計(jì)從業(yè)資格《電算化》輔導(dǎo)講義(27)

　　二、基礎(chǔ)設(shè)置

　　基礎(chǔ)檔案是指系統(tǒng)運(yùn)行必須的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)�；A(chǔ)檔案的設(shè)置包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、外幣及匯率、會計(jì)科目、憑證類別、期初余額等。

　　1.啟動并注冊企業(yè)門戶

　　●例8-5

　　以賬套主管的身份注冊信息門戶。

　　用戶名“101”;密碼為空;賬套“900電算化考試練習(xí)賬套”;會計(jì)年度“2011”;日期“2011-01-01”。

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-5.htm”。

　　2.設(shè)置部門檔案

　　□內(nèi)容講解：

　　部門是指與企業(yè)財(cái)務(wù)核算或業(yè)務(wù)管理相關(guān)的職能單位。設(shè)置部門檔案的目的在于按部門進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總和分析。部門檔案需按照已定義好的部門編碼級次原則輸入部門相關(guān)信息。部門檔案中包含部門編碼、名稱、負(fù)責(zé)人、部門屬性等信息。

　　●例8-6

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-6.htm”。

　　3.設(shè)置職員檔案

　　□內(nèi)容講解：

　　職員檔案主要用于記錄本單位職員個(gè)人的信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個(gè)人往來核算和管理等操作。職員檔案包括職員編號、名稱、所屬部門及職員屬性等。

　　●例8-7

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-7.htm”。

　　4.設(shè)置客戶檔案

　　□內(nèi)容講解：

　　企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，就必須建立客戶檔案。建立客戶檔案直接關(guān)系到企業(yè)對客戶數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理�？蛻魴n案中包含了客戶的基本信息、聯(lián)系信息信用信息和其他信息。如果用戶設(shè)置了客戶分類，客戶檔案必須在末級客戶分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行客戶分類，客戶檔案則應(yīng)在客戶分類的“無分類”項(xiàng)下設(shè)置客戶檔案。

　　客戶檔案信息分為基本、聯(lián)系、信用、其他4個(gè)頁簽。

　　●例8-8

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-8.htm”。

　　5.設(shè)置供應(yīng)商檔案

　　□內(nèi)容講解：

　　企業(yè)如果需要進(jìn)行往來管理，那么必須將企業(yè)中供應(yīng)商的詳細(xì)信息錄入供應(yīng)商檔案中。建立供應(yīng)商檔案直接關(guān)系到對供應(yīng)商數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、匯總和查詢等分類處理。如果用戶設(shè)置了供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案必須在末級供應(yīng)商分類中設(shè)置，如果未進(jìn)行供應(yīng)商分類，供應(yīng)商檔案則應(yīng)在供應(yīng)商分類的“無分類”項(xiàng)下設(shè)置供應(yīng)商檔案。

　　供應(yīng)商檔案信息分為基本、聯(lián)系、信用、其他4個(gè)頁簽。

　　●例8-9

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-9.htm”。

　　6.設(shè)置外幣及匯率

　　□內(nèi)容講解：

　　如果企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)算涉及外幣，那么在“填制憑證”中所用的外幣及匯率應(yīng)先在此進(jìn)行定義，以便制單時(shí)調(diào)用，減少錄入?yún)R率的次數(shù)和差錯(cuò)。

　　●例8-10

　　幣符：EUR;幣名：歐元;1月份記賬匯率為9.6。

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-10.htm”。

　　7.設(shè)置會計(jì)科目

　　□內(nèi)容講解：

　　會計(jì)科目設(shè)置的功能是將單位會計(jì)核算中使用的科目逐一地按要求描述給系統(tǒng)，并將科目設(shè)置的結(jié)果保存在科目文件中，實(shí)現(xiàn)對會計(jì)科目的管理。財(cái)會人員可以根據(jù)會計(jì)核算和管理的需要，設(shè)置適合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)的會計(jì)科目體系。

　　會計(jì)科目設(shè)置的內(nèi)容如下。

　　科目編碼�？颇烤幋a應(yīng)是科目全編碼，即從一級科目至本級科目的各級科目編碼組合。其中，各級科目編碼必須唯一,且必須按其級次的先后次序建立，即先有上級科目，然后才能建立下級明細(xì)科目�？颇烤幋a中的一級科目編碼必須符合現(xiàn)行的會計(jì)制度。通常，通用商品化會計(jì)核算系統(tǒng)在建立賬套時(shí)，會自動裝入規(guī)范的一級會計(jì)科目。

　　科目名稱�？颇棵Q是指本級科目名稱，通常分為科目中文名稱和科目英文名稱。在中文版中，必須錄入中文名稱;若是英文版，則必須錄入英文名稱�？颇恐形拿Q和英文名稱不能同時(shí)為空。

　　科目類型：科目類型是指會計(jì)制度中規(guī)定的科目類型，分為：資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。

　　賬頁格式。定義該科目在賬簿打印時(shí)的默認(rèn)打印格式。通常系統(tǒng)會提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式四種賬頁格式供選擇。

　　助記碼。用于幫助記憶科目，提高錄入和查詢速度。通�？颇恐洿a不必唯一，可以重復(fù)。

　　科目性質(zhì)(余額方向)。增加記借方的科目，科目性質(zhì)為借方;增加記貸方的科目，科目性質(zhì)為貸方。一般情況下，只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。已有數(shù)據(jù)的科目不能再修改科目性質(zhì)。

　　輔助核算。也叫輔助賬類。用于說明本科目是否有其它核算要求，系統(tǒng)除完成一般的總賬、明細(xì)賬核算外，還提供部門核算、個(gè)人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項(xiàng)目核算五種專項(xiàng)核算功能供選用。

　　銀行賬、日記賬核算。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬;銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。

　　外幣核算。用于設(shè)定該科目是否有外幣核算，以及核算的外幣名稱。一個(gè)科目只能核算一種外幣，只有有外幣核算要求的科目才允許也必須設(shè)定外幣幣名，

　　數(shù)量核算。用于設(shè)定該科目是否有數(shù)量核算，以及數(shù)量計(jì)量單位。計(jì)量單位可以是任何漢字或字符，如：公斤、件 、噸等。

　　●例8-11

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-11.htm”。

　　8.設(shè)置憑證類別

　　□內(nèi)容講解：

　　許多企業(yè)為了便于管理或登賬方便，一般對記賬憑證進(jìn)行分類編制，但各企業(yè)的分類方法不盡相同，可以按照本單位的需要對憑證進(jìn)行分類。

　　通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：

　　記賬憑證

　　收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證

　　現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證

　　現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證

　　自定義憑證類別

　　某些類別的憑證在制單時(shí)對科目有一定限制，通常系統(tǒng)有五種限制類型供選擇：

　　借方必有：制單時(shí)，此類憑證借方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額;

　　貸方必有：制單時(shí)，此類憑證貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額;

　　憑證必有：制單時(shí)，此類憑證無論借方還是貸方至少有一個(gè)限制科目有發(fā)生額;

　　憑證必?zé)o：制單時(shí)，此類憑證無論借方還是貸方不可有一個(gè)限制科目有發(fā)生額;

　　無限制：制單時(shí)，此類憑證可使用所有合法的科目。

　　●例8-12

　　設(shè)置憑證類別。

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-12.htm”。

　　9.輸入期初余額

　　□內(nèi)容講解：

　　在初次使用賬務(wù)處理子系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)將經(jīng)過整理的手工賬目的期初余額錄入計(jì)算機(jī)。若企業(yè)是在年初建賬，或不反映啟用日期以前的發(fā)生額，則期初余額就是年初數(shù);若企業(yè)是年中建賬，而又希望查詢結(jié)果全面反映全年的業(yè)務(wù)情況，則應(yīng)先將各賬戶此時(shí)的余額和年初到此時(shí)的借貸方累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，作為啟用系統(tǒng)的期初數(shù)據(jù)錄入到賬務(wù)處理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)將自動計(jì)算年初余額。若科目有輔助核算，還應(yīng)整理各輔助項(xiàng)目的期初余額，以便在期初余額中錄入。

　　期初余額的錄入分兩部分：無輔助核算科目期初余額錄入、有輔助核算科目期初余額錄入。

　　(1)無輔助核算科目期初余額錄入

　　余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計(jì)算。如果某科目為數(shù)量、外幣核算，應(yīng)錄入期初數(shù)量、外幣余額，而且必須先錄入本幣余額，再錄入數(shù)量外幣余額。若期初余額有外幣、數(shù)量余額，則必須有本幣余額。紅字余額用負(fù)號輸入。

　　(2)有輔助核算科目期初余額錄入

　　在錄入期初余額時(shí)，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動為其開設(shè)輔助賬頁。相應(yīng)地，在輸入期初余額時(shí)，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來，即不能直接輸入總賬期初數(shù)。

　　期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，將不能記賬，但可以填制憑證;已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”的功能。

　　●例8-13

　　1221 其他應(yīng)收款 借4000

　　2241 其他應(yīng)付款 貸4000

　　▼操作演示

　　參見“操作演示\8-13.htm”。

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