2011年12月英語四級電子郵件寫作格式及原則

　　商務(wù)英語電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動中起著重要作用。商務(wù)往來中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實力，直接影響到客戶對公司的評估。所以，商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來中占據(jù)著舉足輕重的地位。據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過電子郵件的形式來聯(lián)系公務(wù)。隨著全球經(jīng)濟一體化的發(fā)展，商務(wù)英語電子郵件的寫作越來越受到重視，本文將著重探討商務(wù)英語電子郵件寫作的格式和應(yīng)遵循的相關(guān)原則。

　　一、商務(wù)英語電子郵件的格式常見的商務(wù)英語電子郵件包括以下五部分：

　　①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語。⑤寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。

　　其中郵件主題應(yīng)體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務(wù)英語寫作習(xí)慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼;正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標(biāo)題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

　　二、商務(wù)英語電子郵件寫作應(yīng)遵循的五C原則

　　商務(wù)英語電子郵件的正文寫作應(yīng)該遵循五C原則，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy原則。

　　準(zhǔn)確原則 由于商務(wù)英語電子郵件涉及的是商務(wù)活動雙方的權(quán)利、義務(wù)關(guān)系，其準(zhǔn)確性對商務(wù)治理與溝通至關(guān)重要。具體而言，不僅電子郵件的英語語法、標(biāo)點符號和拼寫要做到準(zhǔn)確無誤，電子郵件內(nèi)容還要敘述準(zhǔn)確，以免引起誤會糾紛。

　　簡潔原則 簡潔原則是商務(wù)英語寫作最重要的原則，指在不影響完整性和禮貌性的前提下，盡量使用簡單句子和簡短詞語。一封拖沓冗長、措詞復(fù)雜的電子郵件既浪費寫的時間，也會給閱讀者帶來不必要的麻煩，故商務(wù)英語電子郵件應(yīng)以簡明扼要為第一要務(wù)。

　　在具體寫作中，商務(wù)英語電子郵件呈現(xiàn)出的句法特征是句子結(jié)構(gòu)簡單明了，有大量省略句和不完整句。其詞匯特征是用語簡潔，語言簡明扼要。

　　另外，為了節(jié)約時間和空間，電子郵件中可使用縮略語，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L”C表示LetterofCredit，F(xiàn)OB表示FreeonBoard.例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.例3 Hope you can accept it.例1中的兩個單句具有明顯的因果關(guān)系，但寫并不使用表達(dá)因果關(guān)系的連接詞如since、because，這種舍長句、復(fù)合句，選短句、簡單句，喜并列、棄從屬的句法特征在商務(wù)英語電子郵件寫作中十分常見。例2中縮略語的使用，例3中不完整句的選擇，反映了與普通商務(wù)信函相比，商務(wù)電子郵件更傾向于非正式文體，更為口語化。

　　完整原則

　　商務(wù)電子郵件內(nèi)容應(yīng)力求具體、明確、完整，提供讀者所需要的信息，尤其像盤、詢問貿(mào)易條件等需要回函的電子郵件，更需要清楚完整，因為只有包含具體信息的郵件，才能達(dá)到良好的溝通效果。郵件是否完整，可以用5W1H來檢驗，即who，when，where，what，why和how.清楚原則商務(wù)英語電子郵件的寫作要做到層次清楚，用詞準(zhǔn)確。具體表現(xiàn)在：例1 We will deliver your goods soon.例2 中significant一詞意為明顯的、不小的，語義模糊，故可以用具體數(shù)字替換。例2中soon表示不久、很快，語義不明確，沒有指出具體的供貨時間，可改為具體的年月日。

　　禮貌原則商務(wù)英語電子郵件應(yīng)遵循措詞婉轉(zhuǎn)、禮貌的原則。鑒于電子郵件直接影響到整個交易的成敗，買賣雙方應(yīng)十分注重措辭方式，要婉轉(zhuǎn)、禮貌，使對方輕易接受。在寫作電子郵件時，可以通過使用虛擬語氣、委婉語氣等方法迂回地表達(dá)觀點，提出要求。

　　例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers，we could not have quoted for supplies even at that price.例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65，000 pieces.例1中虛擬語氣和例2中委婉語氣的使用，緩和了商務(wù)談判的語氣，既明確了自己的立場，又使對方的面子免于受損，語氣自然誠懇，禮貌得體，很輕易為對方接受。

　　三、結(jié)語隨著國際商務(wù)活動的不斷擴展，商務(wù)英語電子郵件的重要性也日益明顯。

　　同時，電子商務(wù)的普及，往往會讓寫忽視商務(wù)英語電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，難免會出現(xiàn)這樣或那樣的問題。然而準(zhǔn)確規(guī)范的英文郵件，不僅能反應(yīng)寫信人的英語及業(yè)務(wù)水平，還可以體現(xiàn)寫信人為人處事的態(tài)度和風(fēng)格，有助于建立良好的商務(wù)關(guān)系，最終對達(dá)成貿(mào)易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商務(wù)英文電子郵件應(yīng)有的規(guī)范和格式，遵循郵件的寫作原則。

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