2011計算機等級考試二級Access數(shù)據(jù)庫教程(22)

　　5.2 創(chuàng)建報表

　　Access中提供了3種創(chuàng)建報表的方式：使用“自動報表”功能、使用向?qū)Чδ芎褪褂谩霸O(shè)計”視圖手工創(chuàng)建。實際應(yīng)用過程中，一般可以首先使用“自動報表”或向?qū)Чδ芸焖賱?chuàng)建出報表結(jié)構(gòu)，然后再在“設(shè)計”視圖環(huán)境中對其外觀、功能加以“修繕”，這樣可提高報表設(shè)計的效率。

　　5.2.1 使用“自動報表”創(chuàng)建報表

　　“自動報表”功能是一種快速創(chuàng)建報表的方法。設(shè)計時先選擇表或查詢作為報表的記錄源，然后選擇報表類型：縱欄式或表格式，最后會自動生成報表輸出記錄源所有字段的全部記錄。

　　例5.1 在教學(xué)管理.mdb中使用“自動報表”創(chuàng)建學(xué)生信息報表。操作步驟如下：

　　(1)在“數(shù)據(jù)庫“窗體選擇“對象”欄中的“報表”，再單擊“數(shù)據(jù)庫”窗體工具欄中的“新建”按鈕，顯示如圖5.8所示的對話框。

  

　　(2)在對話框中可按照需要進行選擇。選擇“自動創(chuàng)建報表：縱欄式”，則創(chuàng)建縱欄式報表;選擇“自動創(chuàng)建報表：表格式”，則創(chuàng)建表格式報表。

　　(3)在下方的選項框中選擇報表的記錄源。單擊“確定”按鈕即可自動生成一個報表。

　　(4)選擇“文件”菜單的“保存”命令，輸入報表名稱。

　　這種方法創(chuàng)建的報表較簡單，只有主體區(qū)，沒有報表頁眉、頁腳和頁面頁眉、頁腳節(jié)區(qū)。

　　5.2.2 使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表

　　使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表，會提示用戶輸入相關(guān)的記錄源、字段和報表版面格式等信息，根據(jù)向?qū)崾究梢酝瓿纱蟛糠謭蟊碓O(shè)計基本操作，因此加快了創(chuàng)建報表的過程。

　　例5.2 以“教學(xué)管理.mdb”數(shù)據(jù)庫文件中已存在的“學(xué)生選課成績表”查詢對象為基礎(chǔ)，利用向?qū)?chuàng)建學(xué)生選課成績報表。具體操作如下：

　　(1)單擊數(shù)據(jù)庫窗體中的“報表”標(biāo)簽，雙擊“使用向?qū)?chuàng)建報表”選項。

　　(2)與窗體一樣，報表頁需要選擇一個數(shù)據(jù)源，數(shù)據(jù)源可以是表對象或者查詢對象。在圖5.9中選擇“學(xué)生選課成績表”查詢作為數(shù)據(jù)源。操作方法與窗體設(shè)計相似。

　　(3)在“可用字段”列表框中列出了數(shù)據(jù)源的所有字段，如圖5.10所示。當(dāng)選擇完需要輸入出的字段后，單擊“下一步”按鈕，會出現(xiàn)圖5.11。

 

　　(4)下面要確定分組的級別。選擇學(xué)生的“編號”，會出現(xiàn)圖5.12。

 

　　(5)當(dāng)定義好分組之后，用戶可以指定主體記錄的排序次序，選擇按“成績”“降序”排序，如圖5.13所示;單擊“匯總選項”，可以指定計算匯總值的方式。圖5.14給出來的匯總選項是求成績的平均值。

 

　　(6)進人“下一步”后是選擇報表的布局和標(biāo)題的文字樣式，如圖5.15和圖5.16所示。

 

　　(7)在確定布局后，單擊“下一步’會出現(xiàn)如圖5.17所示的“指定報表標(biāo)題”窗體。給出報表標(biāo)題名稱，單擊“完成”按鈕可以看到如圖5. 18所示的報表。