人力資源管理師管理知識：如何設(shè)計職務(wù)說明書?

　　「案例」

　　A公司是浙江省一家著名的電器制造公司。在一次咨詢服務(wù)中，其人力資源經(jīng)理和部門經(jīng)理反映了一些問題，比如公司時常出現(xiàn)員工抱怨不知道干什么?對工作的角色和內(nèi)容經(jīng)常產(chǎn)生沖突和誤解;重疊職責(zé)和職權(quán)，結(jié)果造成“努力”的重復(fù)和無效;挑選和錄用的員工與工作要求不相符合;績效考核時感到缺少依據(jù)，無從著手，培訓(xùn)方案不適合工作要求，經(jīng)常造成生產(chǎn)力和品質(zhì)的降低等等。面對層出不窮的問題，大家都感到比較困惑：一方面問題需要有效解決;另一方面卻又找不到解決問題的工具和方法。怎么辦呢?

　　分析和診斷

　　A公司出現(xiàn)上述問題，在很大程度上是由于對某一職務(wù)的職能描述不清楚，如工作內(nèi)容、職責(zé)及范圍、機構(gòu)沒有書面描述清楚，并缺少向相應(yīng)的人員作專項交待和培訓(xùn)所致。應(yīng)該說，職務(wù)是由許多主要職責(zé)在重要性與數(shù)量上相當(dāng)?shù)囊唤M職位或崗位組成的。這些崗位或職位的性質(zhì)、類別、環(huán)境、條件基本相似。所以職位和職務(wù)是兩個完全不相同的概念。一個公司中可以有若干個相同的職務(wù)，但不會有重復(fù)的職位位，否則便會形成職責(zé)或職權(quán)重疊的現(xiàn)象，并延伸其他管理問題。這是許多人力資源工作者和部門經(jīng)理經(jīng)常犯的錯誤或令其頭疼的問題。另外，如果公司員工對自己的工作內(nèi)容、職權(quán)范圍不清楚，或者清楚了但沒有受過專門而正規(guī)的培訓(xùn)，因而沒有掌握完成工作內(nèi)容和任務(wù)的技能，也會加劇上述問題的出現(xiàn)。問題解決之道在哪里?A公司通過某企管顧問公司的咨詢服務(wù)，引進“職務(wù)說明書”這一人力資源管理工具，迅速而有效地解決了上述問題。

　　現(xiàn)將管理工具“職務(wù)說明書”的相關(guān)概念、程序和方法介紹如下：

　　(一)職務(wù)分析

　　。概念——一種對職務(wù)的設(shè)置目的、主要職責(zé)、工作內(nèi)容、權(quán)限范圍、機構(gòu)關(guān)系以及工作環(huán)境、工具準(zhǔn)備、設(shè)備等做重要的文字說明的文件。進行科學(xué)而有效的職務(wù)分析是設(shè)計職務(wù)說明書的前提。

　　。程序——職務(wù)分析應(yīng)遵循一定的程序。一般來講，首先應(yīng)由專業(yè)人員運用一定的調(diào)查手段搜集職務(wù)信息，進行初步信息處理;然后進行職務(wù)現(xiàn)場考察和面談，進行第二次信息搜集和處理，最后根據(jù)正確而適應(yīng)的信息設(shè)計職務(wù)說明書，保證了職務(wù)說明書符合職務(wù)要求和組織目標(biāo)。方法——進行職務(wù)分析通常有五種方法：

　　1、工作特點分析法——主要明確工作的職務(wù)職責(zé)、種類和完成工作所需要的工具、資料、人員支持;特點分析要依據(jù)歷史資料、職務(wù)要求和組織目標(biāo)三個要素進行。

　　2、員工特點分析法——“一個蘿卜一個坑”，適人適崗，人盡其才。運用專業(yè)的性格能力測試工具來考察員工的素質(zhì)能力和潛質(zhì);還要對每一個員工的視力、身高、體重、知識結(jié)構(gòu)、管理程度等了如指掌并作好書面記錄。

　　3、問卷調(diào)查法——問卷設(shè)計應(yīng)邀請管理專家設(shè)計和制作，并由專家委員會進行信息分析和處理，并作出結(jié)論。這可以在較短的時間內(nèi)收集到大量的信息，為職務(wù)說明書的設(shè)計準(zhǔn)備資料。

　　4、職務(wù)工作日記法——一般作法是由任職人員自己記錄下每天工作和活動的內(nèi)容。記錄沒有重要和非重要的區(qū)別。真實而全面的記錄可生動描述出工作的狀態(tài)，為職務(wù)分析準(zhǔn)備有價值的原始數(shù)據(jù)和信息。職務(wù)工作日記堅持10天為最佳，天數(shù)過少積累的數(shù)據(jù)和信息不全面、不準(zhǔn)確;天數(shù)過多工作量過大且會造成信息重復(fù)。 考試大

　　5、關(guān)鍵事件描述法——工作過程會經(jīng)常出現(xiàn)或重復(fù)一些關(guān)鍵事件。在進行職務(wù)分析時要收集盡可能多的關(guān)鍵事件并進行定性描述。