(二)公告與通告
公告和通告都是周知性公文，內(nèi)容都不涉密，都要公開發(fā)布，登報、張貼、通過電視播出或廣播，其寫法也相似。但他們也有明顯區(qū)別。
1.內(nèi)容適用范圍不同這是兩個文種最主要的區(qū)別。公告用于向國內(nèi)外宣布重要事項，公布某些法定專門事項，通告用于向一定范圍公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。
2.制發(fā)單位不同公告由較高級別的國家機(jī)關(guān)、人大機(jī)關(guān)和有關(guān)法律、法規(guī)指定機(jī)關(guān)制發(fā)。規(guī)定勝通告多由政府機(jī)關(guān)或者機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)發(fā)布，周知性通告任何行政機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位均可發(fā)布。但黨的機(jī)關(guān)正式常用公文一般不用這兩個文種。
3.發(fā)送對象不同公告向國內(nèi)外有關(guān)方面、法定有關(guān)方面發(fā)布。通告向一定范圍內(nèi)的機(jī)關(guān)單位和有關(guān)人員發(fā)布。
4.作用不同公告強(qiáng)調(diào)法定權(quán)威性，其周知事項常有較強(qiáng)的法律效力或行政效力。除法定機(jī)關(guān)或者較高級別行政機(jī)關(guān)外，基層行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位不用公告行文。規(guī)定性通告有一定的規(guī)定性，涉及的事項往往要求一定范圍的機(jī)關(guān)、單位、群眾遵守或辦理，對其有一定的約束力。而周知性通告只具有告知性、知曉性作用。
特別要注意不濫用公告。
(三)請示與報告
它們都是上行文，常常被混淆使用，但實際上是有明顯區(qū)別的兩類文種。
1.行文目的、作用不同。請示旨在請求上級批準(zhǔn)、指示，需要上級批復(fù)，重在呈請。報告重在向上級匯報工作、反映情況，一般不需上級答復(fù)，重在呈報。
2.呈報時間不同。請示要事前行文，報告一般在事后或者工作進(jìn)行過程中行文。
3.主送機(jī)關(guān)不同。請示一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，而且一般必須逐級上報。報告有時可有多個主送機(jī)關(guān)，如情況緊急需要上幾級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)盡快知道的災(zāi)情、疫情等等。
4.受文機(jī)關(guān)處理方式不同。請示均屬辦件，收文機(jī)關(guān)必須及時處理，明確作答，限期批復(fù)。報告均屬閱件，收文機(jī)關(guān)對其不作答復(fù)。
5.涉及內(nèi)容不同。請示用于向上級機(jī)關(guān)請求批準(zhǔn)、指示，凡是下級機(jī)關(guān)、單位無權(quán)解決、無力解決以及按規(guī)定應(yīng)經(jīng)上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)認(rèn)定的問題，均可寫為請示。而報告用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)詢問。
6.寫作側(cè)重點不同。它們雖然都要陳述、匯報情況，但報告的重點就在匯報工作情況，報告中不能夾帶請示事項。而請示中陳述情況只是作為請示原因，即使反映情況所占篇幅再大，其重點仍在請示事項。
正因為有上述區(qū)別，絕不能把向上級請求批準(zhǔn)、指示的請示寫成報告，也不能寫為請示報告。
(四)請示與函(請求批準(zhǔn)函)
這里的函專指用于向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的函。請示和請求批準(zhǔn)函都可用于請求批準(zhǔn)，但使用時有嚴(yán)格的區(qū)別。
1.類型不同。請示是上行文，函是平行文。
2.主送機(jī)關(guān)不同。請示是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的上級機(jī)關(guān)行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)行文。
3.內(nèi)容范圍不同。請示既可用于請求批準(zhǔn)，又可用于請求指示。函主要用于請求批準(zhǔn)涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項。
4.受文機(jī)關(guān)復(fù)文方式不同。請示的受文機(jī)關(guān)以批復(fù)表明是否批準(zhǔn)或作出指示。函的受文機(jī)關(guān)只能用函(審批函)表明是否批準(zhǔn)或作出答復(fù)。
(五)批復(fù)與函(審批函)
這里的函專指用于有關(guān)主管部門發(fā)出的審批函。批復(fù)和審批函都可用于審批有關(guān)事項，但使用時有嚴(yán)格的區(qū)別。
1.類型不同。批復(fù)是下行文，函是平行文。
2.主送機(jī)關(guān)不同。批復(fù)是向有領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)關(guān)系的下級機(jī)關(guān)、單位行文;而函是向同一系統(tǒng)平行的和不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位行文。
3.內(nèi)容范圍不同。批復(fù)既可用于作出批準(zhǔn)，又可用于作出指示。函主要用于審批涉及業(yè)務(wù)主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項。
(六)規(guī)劃與計劃
規(guī)劃、計劃都屬計劃類文種，但在使用上有區(qū)別。
規(guī)劃是時間較長、范圍較廣、內(nèi)容比較概括的長遠(yuǎn)計劃，常常是對工作方向、目標(biāo)提出提綱式、原則性的計劃。
計劃則可用于各種情況、各種場合。但從時間角度來區(qū)分，年度內(nèi)常用計劃;從機(jī)關(guān)單位的層級來區(qū)分，基層單位常用計劃。其內(nèi)容更為具體，通常包括目標(biāo)任務(wù)(做什么)、工作措施(怎么做)、步驟時間(什么時候誰做)、督促檢查(檢查計劃執(zhí)行情況)。
(七)法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)的區(qū)別
盡管法規(guī)、規(guī)章與管理規(guī)章(規(guī)章制度)在寫作上有一些共同特點，但它們畢竟是外部結(jié)構(gòu)相似而性質(zhì)極不相同的兩類公文。它們的主要區(qū)別如下。
1.效用不同。法規(guī)是法律文書，具有法律效力，違反法規(guī)就是違法行為;規(guī)章也具有法律效力。而管理規(guī)章是行政文書，具有行政效力、組織效力或紀(jì)律效力，違反管理規(guī)章(規(guī)章制度)就是違政違紀(jì)行為。
2.作者的限定范圍不同。法規(guī)不是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位都可制發(fā)的，它的作者有嚴(yán)格的限定。按照有關(guān)規(guī)定，行政法規(guī)中的部門法規(guī)由國務(wù)院制定;地方性法規(guī)由省、自治區(qū)、直轄市人民代表大會及其常務(wù)委員會、較大的市(專指省、自治區(qū)政府所在市、經(jīng)濟(jì)特區(qū)所在地的市和經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)的較大的市[一般為計劃單列市])的人民代表大會及其常務(wù)委員會制定;民族自治地方的人民代表大會可制定自治條例和單行條例。
行政規(guī)章的作者也有限定性，國務(wù)院各部、委員會、中國人民銀行、審計署和具有行政管理職能的直屬機(jī)構(gòu)可以制定部門規(guī)章;省、自治區(qū)、直轄市和較大的市的人民政府，可以制定地方政府規(guī)章。
而管理規(guī)章的作者范圍十分寬泛。所有的機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體都可以制定。
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