(二)采購業(yè)務(wù)
采購是指購買物資(或接受勞務(wù))及支付款項等相關(guān)活動。
1.采購業(yè)務(wù)需關(guān)注的主要風(fēng)險
(1)采購計劃安排不合理,市場變化趨勢預(yù)測不準確,造成庫存短缺或積壓,導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。
(2)供應(yīng)商選擇不當,采購方式不合理,招投標或定價機制不科學(xué),授權(quán)審批不規(guī)范,致使采購物資質(zhì)次價高,出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐。
(3)采購驗收不規(guī)范,付款審核不嚴,造成采購物資、資金損失或信用受損。
2.內(nèi)部控制要求與措施
企業(yè)要加強請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的風(fēng)險管控,確保物資采購滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營需要:
(1)企業(yè)的采購業(yè)務(wù)要盡量集中,避免多頭采購或分散采購。企業(yè)應(yīng)當對辦理采購業(yè)務(wù)的人員定期進行崗位輪換。重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù),應(yīng)當組織相關(guān)專家進行論證,實行集體決策和審批。企業(yè)除小額零星物資或服務(wù)外,不得安排同一機構(gòu)辦理采購業(yè)務(wù)全過程。
(2)企業(yè)應(yīng)建立采購申請制度,依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型,確定歸口管理部門,明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購和審批程序。具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項目,應(yīng)當嚴格按照預(yù)算執(zhí)行進度辦理請購手續(xù),并根據(jù)市場變化提出合理采購申請。對于超預(yù)算和預(yù)算外采購項目,應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序,由具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批后,再行辦理請購手續(xù)。
(3)企業(yè)要建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準入制度。企業(yè)可委托具有相應(yīng)資質(zhì)的中介機構(gòu)對供應(yīng)商進行資信調(diào)査。
(4)企業(yè)應(yīng)當根據(jù)市場情況和采購計劃合理選擇采購方式。大宗采購應(yīng)當采用招標方式,合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規(guī)則;一般物資或勞務(wù)等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協(xié)議;小額零星物資或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。
(5)企業(yè)應(yīng)當建立采購物資定價機制,采取協(xié)議采購、招標采購、談判采購、詢比價采購等多種方式合理確定采購價格。大宗采購應(yīng)當采用招投標方式確定采購價格,其他商品或勞務(wù)的采購,應(yīng)當根據(jù)市場行情制定最高采購限價,并對最高采購限價適時調(diào)整。
(6)企業(yè)要建立嚴格的采購驗收制度,確定檢驗方式,由專門的驗收機構(gòu)或驗收人員進行驗收;對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況,應(yīng)當查明原因并及時處理。
(7)企業(yè)要加強采購付款的管理,明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)利,嚴格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容,審核無誤后按照合同規(guī)定及時辦理付款。
(8)企業(yè)要建立退貨管理制度,對退貨條件、退貨手續(xù)、貨物出庫、退貨貨款回收等作出明確規(guī)定,并在采購合同中明確退貨事宜,及時收回退貨貨款。
(三)資產(chǎn)管理
資產(chǎn),是指企業(yè)擁有或控制的存貨、固定資產(chǎn)和無形資產(chǎn)。
1.資產(chǎn)管理需關(guān)注的主要風(fēng)險
(1)存貨積壓或短缺,造成流動資金占用過量、存貨價值貶損或生產(chǎn)中斷;
(2)固定資產(chǎn)更新改造不夠、使用效能低下、維護不當、產(chǎn)能過剩,致使企業(yè)缺乏競爭力、資產(chǎn)價值貶損、安全事故頻發(fā)或資源浪費;
(3)無形資產(chǎn)缺乏核心技術(shù)、權(quán)屬不清、技術(shù)落后、存在重大技術(shù)安全隱患,導(dǎo)致法律糾紛、缺乏可持續(xù)發(fā)展能力。
2.內(nèi)部控制要求與措施
(1)企業(yè)應(yīng)當建立存貨管理崗位責(zé)任制,明確內(nèi)部相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限,切實做到不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。企業(yè)內(nèi)部除存貨管理、監(jiān)督部門及倉儲人員外,其他部門和人員接觸存貨,應(yīng)當經(jīng)過相關(guān)部門特別授權(quán)。
(2)企業(yè)應(yīng)當明確存貨發(fā)出和領(lǐng)用的審批權(quán)限,大批存貨、貴重商品或危險品的發(fā)出應(yīng)當實行特別授權(quán)。倉儲部門應(yīng)當根據(jù)經(jīng)審批的銷售(出庫)通知單發(fā)出貨物。
(3)企業(yè)應(yīng)當建立存貨盤點清查制度,結(jié)合本企業(yè)實際情況確定盤點周期、盤點流程等相關(guān)內(nèi)容,核查存貨數(shù)量,及時發(fā)現(xiàn)存貨減值跡象。企業(yè)至少應(yīng)當于每年年度終了開展全面盤點清查,盤點清查結(jié)果應(yīng)當形成書面報告。盤點清查中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧、毀損、閑置以及需要報廢的存貨,應(yīng)當查明原因、落實并追究責(zé)任,按照規(guī)定權(quán)限批準后處置。
(4)企業(yè)應(yīng)強化對生產(chǎn)線等關(guān)鍵設(shè)備運轉(zhuǎn)的監(jiān)控,嚴格操作流程,實行崗前培訓(xùn)和崗位許可制度,確保設(shè)備安全運轉(zhuǎn)。
(5)企業(yè)應(yīng)當嚴格執(zhí)行固定資產(chǎn)投保政策,對應(yīng)投保的固定資產(chǎn)項目按規(guī)定程序進行審批,及時辦理投保手續(xù)。
(6)企業(yè)應(yīng)當規(guī)范固定資產(chǎn)抵押管理,確定固定資產(chǎn)抵押程序和審批權(quán)限等。企業(yè)將固定資產(chǎn)用作抵押的,應(yīng)由相關(guān)部門提出申請,經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準后,由資產(chǎn)管理部門辦理抵押手續(xù)。
(7)企業(yè)應(yīng)當建立固定資產(chǎn)清查制度,至少每年進行全面清査。
(8)企業(yè)購入或者以支付土地出讓金等方式取得的土地使用權(quán),應(yīng)當取得土地使用權(quán)有效證明文件。
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