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第二節(jié) 內(nèi)部控制應(yīng)用指引
內(nèi)部環(huán)境類指引
內(nèi)部環(huán)境是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ),支配著企業(yè)全體員工的內(nèi)控意識,影響著全體員工實施控制活動和履行控制責(zé)任的態(tài)度、認(rèn)識和行為。內(nèi)部環(huán)境類指引包括《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》第1號至第5號,內(nèi)容依次為組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略、人力資源、企業(yè)文化和社會責(zé)任等5項指引。應(yīng)重點關(guān)注組織架構(gòu)、發(fā)展戰(zhàn)略和人力資源。
(一)組織架構(gòu)
組織架構(gòu)是企業(yè)按照國家有關(guān)法律法規(guī)、股東(大)會決議和企業(yè)章程,結(jié)合本企業(yè)實際,明確股東(大)會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和企業(yè)內(nèi)部各層級機構(gòu)設(shè)置、職責(zé)權(quán)限、人員編制、工作程序和相關(guān)要求的制度安排。企業(yè)要實施發(fā)展戰(zhàn)略,必須要有科學(xué)的組織架構(gòu),主要包括治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置。
1.組織架構(gòu)設(shè)計與運行中需關(guān)注的主要風(fēng)險
(1)治理結(jié)構(gòu)形同虛設(shè),缺乏科學(xué)決策、良性運行機制和執(zhí)行力,可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營失敗,難以實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
(2)內(nèi)部機構(gòu)設(shè)計不科學(xué),權(quán)責(zé)分配不合理,可能導(dǎo)致機構(gòu)重疊、職能交叉或缺失、推諉扯皮,運行效率低下。
2.內(nèi)部控制要求與措施
(1)組織架構(gòu)的設(shè)計
、倨髽I(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定,明確董事會、監(jiān)事會和經(jīng)理層的職責(zé)權(quán)限、任職條件、議事規(guī)則和工作程序,確保決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互分離,形成制衡。
、谄髽I(yè)的重大決策、重大事項、重要人事任免及大額資金支付業(yè)務(wù)等(即通常所說的“三重一大”),應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)嵭屑w決策審批或者聯(lián)簽制度;任何個人不得單獨進行決策或者擅自改變集體決策意見。
③企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照科學(xué)、精簡、高效、透明、制衡的原則,綜合考慮企業(yè)性質(zhì)、發(fā)展戰(zhàn)略、文化理念和管理要求等因素,合理設(shè)置內(nèi)部職能機構(gòu),明確各機構(gòu)的職責(zé)權(quán)限,避免職能交叉、缺失或權(quán)責(zé)過于集中,形成各司其職、各負其責(zé)、相互制約、相互協(xié)調(diào)的工作機制。
、芷髽I(yè)應(yīng)當(dāng)對各機構(gòu)的職能進行科學(xué)合理的分解,確定具體崗位的名稱、職責(zé)和工作要求等,明確各個崗位的權(quán)限和相互關(guān)系。企業(yè)在確定職權(quán)和崗位分工過程中應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)不相容職務(wù)相互分離的要求。不相容職務(wù)通常包括:可行性研究與決策審批;決策審批與執(zhí)行;執(zhí)行與監(jiān)督檢查等。
、萜髽I(yè)應(yīng)當(dāng)制定組織結(jié)構(gòu)圖、業(yè)務(wù)流程圖、崗(職)位說明書和權(quán)限指引等內(nèi)部管理制度或相關(guān)文件,使員工了解和掌握組織架構(gòu)設(shè)計及權(quán)責(zé)分配情況,正確履行職責(zé)。
(2)組織架構(gòu)的運行
、倨髽I(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)組織架構(gòu)的設(shè)計規(guī)范,對現(xiàn)有治理結(jié)構(gòu)和內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置進行全面梳理,確保企業(yè)治理結(jié)構(gòu)、內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和運行機制等符合現(xiàn)代企業(yè)制度要求。企業(yè)梳理內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置,應(yīng)當(dāng)重點關(guān)注內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置的合理性和運行的高效性等。內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置和運行中存在職能交叉、缺失或運行效率低下的,應(yīng)當(dāng)及時解決。
、谄髽I(yè)擁有子公司的,應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的投資管控制度,通過合法有效的形式履行出資人職責(zé)、維護出資人權(quán)益,重點關(guān)注子公司特別是異地、境外子公司的發(fā)展戰(zhàn)略、年度財務(wù)預(yù)決算、重大投融資、重大擔(dān)保、大額資金使用、主要資產(chǎn)處置、重要人事任免、內(nèi)部控制體系建設(shè)等重要事項。
、燮髽I(yè)應(yīng)當(dāng)定期對組織架構(gòu)設(shè)計與運行的效率和效果進行全面評估,發(fā)現(xiàn)組織架構(gòu)設(shè)計與運行中存在缺陷的,應(yīng)當(dāng)進行優(yōu)化調(diào)整。企業(yè)組織架構(gòu)調(diào)整應(yīng)當(dāng)充分聽取董事、監(jiān)事、高級管理人員和其他員工的意見,按照規(guī)定的權(quán)限和程序進行決策審批。
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