2017會計從業(yè)資格《會計電算化》學習筆記速記(16)

　　第四章 電子表格軟件在會計中的應用

　　第一節(jié) 電子表格軟件概述

　　一、常用的電子表格軟件

　　電子表格，又稱電子數(shù)據(jù)表，是指由特定軟件制作而成的，用于模擬紙上計算的由橫豎線條交叉組成的表格。

　　WINDOWS操作系統(tǒng)下常用的電子表格軟件主要有微軟的Exce1、金山WPS電子表格等;Mac操作系統(tǒng)下則有蘋果的Numbers，該軟件同時可用于iPad等手持設(shè)備。此外，還有專業(yè)電子表格軟件如Lotus Notes、第三方電子表格軟件如Formu1a One等。

　　微軟的Exce1軟件(以下簡稱Exce1)是美國微軟公司研制的辦公自動化軟件OFFICE的重要組成部分，目前已經(jīng)廣泛應用于會計、統(tǒng)計、金融、財經(jīng)、管理等眾多領(lǐng)域�？紤]到其操作簡單直觀、應用范圍廣泛、用戶眾多且與其他電子表格軟件具有很好的兼容性，未特別說明時，本大綱主要介紹Exce1有關(guān)內(nèi)容。Exce1軟件有多種不同的版本，目前比較有代表性的是Exce1 2003和Exce1 2013。

　　二、電子表格軟件的主要功能

　　電子表格軟件的主要功能有：(1)建立工作簿;(2)管理數(shù)據(jù);(3)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享;(4)制作圖表;(5)開發(fā)應用系統(tǒng)。

　　(一)建立工作簿

　　Exce1啟動后，即可按照要求建立一個空白的工作簿文件，每個工作簿中含有一張或多張空白的表格。這些在屏幕上顯示出來的默認由灰色橫豎線條交叉組成的表格被稱為工作表，又稱“電子表格”。工作簿如同活頁夾，工作表如同其中的一張張活頁紙，且各張工作表之間的內(nèi)容相對獨立。工作表是Exce1存儲和處理數(shù)據(jù)的主要文檔。每張工作表由若干行和列組成，行和列交叉形成單元格。單元格是工作表的最小組成單位，單個數(shù)據(jù)的輸入和修改都在單元格中進行，每一單元格最多可容納32767個字符。

　　在Exce1 2003中，每個工作簿默認含有3張工作表，每張工作表由65536行和256列組成;在Exce1 2013中，每個工作簿默認含有1張工作表，該工作表由1048576行和16384列組成。默認的工作表不夠用時，可以根據(jù)需要予以適當添加。每個工作簿含有工作表的張數(shù)受到計算機內(nèi)存大小的限制。

　　(二)管理數(shù)據(jù)

　　用戶通過Exce1不僅可以直接在工作表的相關(guān)單元格中輸入、存儲數(shù)據(jù)，編制銷量統(tǒng)計表、科目匯總表、試算平衡表、資產(chǎn)負債表、利潤表以及大多數(shù)數(shù)據(jù)處理業(yè)務所需的表格，而且可以利用計算機，自動、快速地對工作表中的數(shù)據(jù)進行檢索、排序、篩選、分類、匯總等操作，還可以運用運算公式和內(nèi)置函數(shù)，對數(shù)據(jù)進行復雜的運算和分析。

　　(三)實現(xiàn)數(shù)據(jù)網(wǎng)上共享

　　通過Exce1，用戶可以創(chuàng)建超級鏈接，獲取局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)上的共享數(shù)據(jù)，也可將自己的工作簿設(shè)置成共享文件，保存在互聯(lián)網(wǎng)的共享網(wǎng)站中，讓世界上任何位置的互聯(lián)網(wǎng)用戶共享工作簿文件。

　　(四)制作圖表

　　Exce1提供了散點圖、柱形圖、餅圖、條形圖、面積圖、折線圖、氣泡圖、三維圖等14類100多種基本圖表。Exce1不僅能夠利用圖表向?qū)Х奖�、靈活地制作圖表，而且可以很容易地將同一組數(shù)據(jù)改變成不同類型的圖表，以便直觀地展示數(shù)據(jù)之間的復雜關(guān)系;不僅能夠任意編輯圖表中的標題、坐標軸、網(wǎng)絡線、圖例、數(shù)據(jù)標志、背景等各種對象，而且可以在圖表中添加文字、圖形、圖像和聲音等，使精心設(shè)計的圖表更具說服力。

　　(五)開發(fā)應用系統(tǒng)

　　Exce1自帶VBA宏語言，用戶可以根據(jù)這些宏語言，自行編寫和開發(fā)一些滿足自身管理需要的應用系統(tǒng)，有效運用和擴大Exce1的功能。

　　三、Exce1軟件的啟動與退出

　　(一)Exce1軟件的啟動

　　通�？梢圆捎孟铝蟹椒▎覧xce1軟件：

　　1.點擊“開始”菜單中列示的Exce1快捷命令;

　　2.點擊桌面或任務欄中Exce1的快捷方式圖標;

　　3.通過“運行”對話框啟動Exce1軟件;

　　4.打開現(xiàn)成的Exce1文件。

　　(二)Exce1軟件的退出

　　通常可以采用下列方法退出Exce1軟件：

　　1.點擊標題欄最右邊的關(guān)閉按鈕;

　　2.點擊“關(guān)閉窗口”或“關(guān)閉所有窗口”命令;

　　3.按擊快捷鍵“A1t+F4”。

　　以上三種方法操作時，如果退出前有編輯的內(nèi)容未被保存，將出現(xiàn)提示是否保存的對話框。

　　需注意的是：以上操作方法均指的是當前只有一個工作簿的情形，如果當前有多個工作簿文件在運行，以上操作方法執(zhí)行的結(jié)果將是光標所在的文件被關(guān)閉，其他處于打開狀態(tài)的Exce1文件仍在運行，Exce1軟件并未退出。只有這些文件均被關(guān)閉后，Exce1軟件才能退出。

　　四、Exce1軟件的用戶界面

　　Exce1軟件啟動后，通常會建立一個新的空白工作簿或者打開一個現(xiàn)有的工作簿，并在屏幕上呈現(xiàn)一個最大化的工作簿窗口(簡稱“窗口”)。這一窗口是用戶操作Exce1軟件的重要平臺，被稱為默認的用戶界面。Exce1軟件的默認用戶界面因版本不同而有所區(qū)別。其中，Exce1 2003及以下版本的默認用戶界面基本相同，由標題欄、菜單欄、工具欄、編輯區(qū)、工作表區(qū)、狀態(tài)欄和任務窗格等要素組成;Exce1 2007及以上版本的默認用戶界面基本相同，主要由功能區(qū)、編輯區(qū)、工作表區(qū)和狀態(tài)欄等要素組成。

　　五、Exce1文件的管理

　　Exce1文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。

　　(一)Exce1文件的新建與保存

　　1.Exce1文件的新建

　　新建Exce1文件有許多種不同的方法。

　　2.Exce1文件的保存

　　為了繼續(xù)使用新建的Exce1文件，應當以合適的名稱和類型將Exce1文件保存在適當?shù)奈恢�。Exce1文件在編輯修改完畢或退出Exce1軟件之前，均應進行保存。保存Exce1文件的常用方法包括：

　　(1)通過按擊功能鍵“F12”鍵進行保存。

　　(2)通過按擊快捷鍵“Ctr1+S”鍵進行保存。

　　(3)通過單擊常用工具欄(適用于Exce1 2003)或快速訪問工具欄(適用于Exce1 2013)中的“保存”或“另存為”按鈕進行保存。

　　(4)通過“文件”菜單(或Exce1 2003“工具欄”菜單)中的“保存”或“另存為”命令進行保存。

　　為了避免Exce1軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會默認保存自動恢復信息的時間間隔，這一時間間隔還可以自定義。

　　(二)Exce1文件的關(guān)閉與打開

　　1.Exce1文件的關(guān)閉

　　Exce1軟件退出前必須關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Exce1文件，因此，也可以采用前述三種Exce1軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。此外，還可采用以下方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的Exce1文件：

　　(1)點擊“工具欄”中的“關(guān)閉”按鈕或命令。

　　(2)點擊“文件”菜單中的“關(guān)閉”命令。

　　(3)按擊快捷鍵“Ctr1+F4”。

　　上述三種方法關(guān)閉的均是當前文件，其他處于打開狀態(tài)的Exce1文件仍處于打開狀態(tài)，Exce1軟件仍在運行，并可通過按擊“Ctr1+N”鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。

　　2.Exce1文件的打開

　　打開Exce1文件的方法主要有：

　　(1)通過直接點擊Exce1文件打開。

　　(2)通過快捷菜單中“打開”命令打開。

　　(3)通過Exce1“文件”菜單中的“打開”命令進行打開。

　　(4)通過常用工具欄(適用于Exce1 2003)或快速訪問工具欄(適用于Exce1 2013)中的“打開”按鈕進行打開。

　　(5)通過按擊快捷鍵“Ctr1+O”(字母O的按鍵)進行打開。

　　(三)Exce1文件的保密與備份

　　1.Exce1文件的保密

　　對于設(shè)置了打開權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能打開。對于設(shè)置了修改權(quán)限密碼的Exce1文件，只有輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。

　　2.Exce1文件的備份

　　Exce1軟件根據(jù)原文件自動創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標與原文件不同。

　　(四)Exce1文件的修改與刪除

　　1.Exce1文件的修改

　　Exce1文件的修改通常在已打開的Exce1文件中進行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

　　2.Exce1文件的刪除

　　Exce1文件的刪除方法包括：

　　(1)選中要刪除的Exce1文件，按擊“De1ete”鍵進行刪除。

　　(2)鼠標右鍵點擊要刪除的Exce1文件，選擇刪除命令。

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