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第三章 會計軟件的應(yīng)用
第三節(jié) 賬務(wù)處理模塊的應(yīng)用
一、賬務(wù)處理模塊初始化工作
(一)設(shè)置控制參數(shù)
在會計軟件運(yùn)行之前,企業(yè)應(yīng)該根據(jù)國家統(tǒng)一的會計準(zhǔn)則制度和內(nèi)部控制制度來選擇相應(yīng)的運(yùn)行控制參數(shù),以符合企業(yè)核算的要求。在賬務(wù)處理模塊中,常見的參數(shù)設(shè)置包括:憑證編號方式、是否允許操作人員修改他人憑證、憑證是否必須輸入結(jié)算方式和結(jié)算號、現(xiàn)金流量科目是否必須輸入現(xiàn)金流量項目、出納憑證是否必須經(jīng)過出納簽字、是否對資金及往來科目實行赤字提示等。
(二)錄入會計科目初始數(shù)據(jù)
會計科目初始數(shù)據(jù)錄入是指第一次使用賬務(wù)處理模塊時,用戶需要在開始日常核算工作前將會計科目的初始余額以及發(fā)生額等相關(guān)數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。
1.錄入會計科目期初余額
在系統(tǒng)中一般只需要對末級科目錄入期初余額,系統(tǒng)會根據(jù)下級會計科目自動匯總生成上級會計科目的期初余額。
在期初余額錄入完畢后,用戶應(yīng)該進(jìn)行試算平衡,以檢查期初余額的錄入是否正確。一般情況下,由于初始化的工作量較大,在日常業(yè)務(wù)發(fā)生時可能初始化工作仍然沒有完成,因此即使試算報告提示有誤,仍可以輸入記賬憑證,但是不能記賬。
2.錄入會計科目本年累計發(fā)生額
用戶如在會計年度初建賬,只需將各個會計科目的期初余額錄入到系統(tǒng)中即可;用戶如在會計年度中建賬,則除了需要錄入啟用月份的月初余額外,還需錄入本年度各會計科目截止上月份的累計發(fā)生額。系統(tǒng)一般能根據(jù)本月月初數(shù)和本年度截止上月份的借、貸方累計發(fā)生數(shù),自動計算出本會計年度各會計科目的年初余額。
二、賬務(wù)處理模塊日常處理
(一)憑證管理
1.憑證錄入
(1)憑證錄入的內(nèi)容
憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類別、憑證編號、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會計科目、發(fā)生金額、制單人等。用戶應(yīng)該確保憑證錄入的完整、準(zhǔn)確。另外,對于系統(tǒng)初始設(shè)置時已經(jīng)設(shè)置為輔助核算的會計科目,在填制憑證時,系統(tǒng)會彈出相應(yīng)的窗口,要求根據(jù)科目屬性錄入相應(yīng)的輔助信息;對于設(shè)置為外幣核算的會計科目,系統(tǒng)會要求輸入外幣金額和匯率;對于設(shè)置為數(shù)量核算的會計科目,系統(tǒng)會要求輸入該會計科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價。
(2)憑證錄入的輸入校驗
在憑證實時校驗時,系統(tǒng)會對憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗。校驗的內(nèi)容包括:
、贂嬁颇渴欠翊嬖冢磿嬁颇渴欠袷浅跏蓟瘯r設(shè)置的會計科目;
、跁嬁颇渴欠駷槟┘壙颇;
、蹠嬁颇渴欠穹蠎{證的類別限制條件;
④發(fā)生額是否滿足“有借必有貸,借貸必相等”的記賬憑證要求;
⑤憑證必填內(nèi)容是否填寫完整;
、奘止ぬ钪茟{證號的情況下還需校驗憑證號的合理性。
2.憑證修改
(1)憑證修改的內(nèi)容
憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。憑證類別、編號不能修改,制單日期的修改也會受到限制。在對憑證進(jìn)行修改后,系統(tǒng)仍然會按照憑證錄入時的校驗標(biāo)準(zhǔn)來對憑證內(nèi)容進(jìn)行檢查,只有滿足了校驗條件后,才能進(jìn)行保存。
(2)憑證修改的操作控制
、傩薷奈磳徍嘶?qū)徍藰?biāo)錯的憑證
②修改已審核而未記賬的憑證
③修改已經(jīng)記賬的憑證
、苄薷乃酥谱鞯膽{證
3.憑證審核
(1)憑證審核功能
審核憑證是指審核人員按照國家統(tǒng)一會計準(zhǔn)則制度規(guī)定,對于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)合法性等進(jìn)行檢查核對,審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符,記賬憑證的編制是否符合規(guī)定,所附單據(jù)是否真實、完整等。
(2)憑證審核的操作控制
、賹徍巳藛T和制單人員不能是同一人;
②審核憑證只能由具有審核權(quán)限的人員進(jìn)行;
、垡呀(jīng)通過審核的憑證不能被修改或者刪除,如果要修改或刪除,需要審核人員取消審核簽字后,才能進(jìn)行;
、軐徍宋赐ㄟ^的憑證必須進(jìn)行修改,并通過審核后方可被記賬。
4.憑證記賬
(1)記賬功能
在會計軟件中,記賬是指由具有記賬權(quán)限的人員,通過記賬功能發(fā)出指令,由計算機(jī)按照會計軟件預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性校驗、科目匯總、登記賬目等操作。
(2)記賬的操作控制
①期初余額不平衡、不能記賬;
②上月未結(jié)賬,本月不可記賬;
③未被審核的憑證不能記賬;
、芤粋月可以一天記一次賬,也可以一天記多次賬,還可以多天記一次賬
、萦涃~過程中,不應(yīng)人為終止記賬。
5.憑證查詢
在會計業(yè)務(wù)處理過程中,用戶可以查詢符合條件的憑證,以便隨時了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的情況。
(二)出納管理
出納主要負(fù)責(zé)現(xiàn)金和銀行存款的管理。出納管理的主要工作包括現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬和資金日報表的管理,支票管理,進(jìn)行銀行對賬并輸出銀行存款余額調(diào)節(jié)表。
支票管理功能主要包括支票的購置、領(lǐng)用和報銷。銀行對賬是指在每月月末,企業(yè)的出納人員將企業(yè)的銀行存款日記賬與開戶銀行發(fā)來的當(dāng)月銀行存款對賬單進(jìn)行逐筆核對,勾對已達(dá)賬項,找出未達(dá)賬項,并編制每月銀行存款余額調(diào)節(jié)表的過程。會計軟件中執(zhí)行銀行對賬功能,具體步驟包括銀行對賬初始數(shù)據(jù)錄入、本月銀行對賬單錄入、對賬、銀行存款余額調(diào)節(jié)表的編制等。
(三)賬簿查詢
1.科目賬查詢
(1)總賬查詢
(2)明細(xì)賬查詢
(3)余額表
(4)多欄賬
(5)日記賬
2.輔助賬查詢
輔助賬查詢一般包括客戶往來、供應(yīng)商往來、個人往來、部門核算、項目核算的輔助總賬、輔助明細(xì)賬查詢。在會計科目設(shè)置時,如果某一會計科目設(shè)置多個輔助核算,則在輸出時會提供多種輔助賬簿信息。
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