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第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞與保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
會(huì)計(jì)憑證的傳遞是指從會(huì)計(jì)憑證的取得或填制時(shí)起至歸檔保管過程中，在單位內(nèi)部有關(guān)部門和人員之間的傳送程序。會(huì)計(jì)憑證的傳遞是會(huì)計(jì)制度的一個(gè)重要組成部分，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)制度中作出明確的規(guī)定。
在制定會(huì)計(jì)憑證傳遞程序和方法時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意考慮下列三個(gè)問題：
1.要根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，企業(yè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員分工的情況，以及經(jīng)營(yíng)管理上的需要，恰當(dāng)?shù)匾?guī)定各種會(huì)計(jì)憑證的聯(lián)數(shù)和所流經(jīng)的必要環(huán)節(jié)，做到既要使各有關(guān)部門和人員能利用憑證了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況，并按照規(guī)定手續(xù)進(jìn)行處理和審核，又要避免憑證傳遞通過不必要的環(huán)節(jié)，影響傳遞速度。
2.要根據(jù)有關(guān)部門和人員對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)辦理必要手續(xù)(如計(jì)量、檢驗(yàn)、審核、登記等)的需要，確定憑證在各個(gè)環(huán)節(jié)停留的時(shí)間，保證業(yè)務(wù)手續(xù)的完成。但又要防止不必要的耽擱，從而使會(huì)計(jì)憑證以最快的速度傳遞，以充分發(fā)揮它及時(shí)傳遞經(jīng)濟(jì)信息的作用。
3.建立憑證交接的簽收制度。為了確保會(huì)計(jì)憑證的安全和完整，在各個(gè)環(huán)節(jié)中應(yīng)指定專人辦理交接手續(xù)，做到責(zé)任明確，手續(xù)完備、嚴(yán)密、簡(jiǎn)便易行。
二、會(huì)計(jì)憑證的保管
會(huì)計(jì)憑證的保管是指會(huì)計(jì)憑證記賬后的整理、裝訂、歸檔和存查工作。
(一)會(huì)計(jì)憑證的日常保管
主要要求是：
1.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失。
從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
2.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、憑證種類、憑證張數(shù)、起止號(hào)數(shù)、年度、月份、會(huì)計(jì)主管人員、裝訂人員等有關(guān)事項(xiàng)，會(huì)計(jì)主管人員和保管人員應(yīng)在封面上簽章。會(huì)計(jì)憑證封面的格式如圖所示。
3.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證。
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
4.原始憑證較多時(shí)可單獨(dú)裝訂，但應(yīng)在憑證封面注明所屬記賬憑證的日期、編號(hào)和種類，同時(shí)在所屬的記賬憑證上應(yīng)注明“附件另訂”及原始憑證的名稱和編號(hào)，以便查閱。
5.嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。
【例題·多選題】從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)應(yīng)該作( )處理后，才能代作原始憑證。
A.應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明
B.注明原始憑證的號(hào)碼金額內(nèi)容等
C.由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)
D.由經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)
【正確答案】ABCD
(二)會(huì)計(jì)憑證的歸檔保管人員應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求，對(duì)裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)憑證按年分月順序排列，以便查閱。
作為會(huì)計(jì)檔案，會(huì)計(jì)憑證不得外借，其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)可以復(fù)制。向外單位提供的會(huì)計(jì)憑證復(fù)制件，應(yīng)在備查簿中登記，由提供人和收取人共同簽章。
(三)會(huì)計(jì)憑證的保管和銷毀
會(huì)計(jì)憑證的保管期限和銷毀手續(xù)，必須嚴(yán)格遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定。未滿保管期限的會(huì)計(jì)憑證不得任意銷毀。
會(huì)計(jì)憑證保管期滿后，必須按照規(guī)定的審批手續(xù)，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后才能銷毀。但銷毀前要填制“會(huì)計(jì)檔案銷毀目錄”，交檔案部門編入會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。批準(zhǔn)銷毀后要進(jìn)行監(jiān)銷，并取得銷毀過程中有關(guān)人員的簽字蓋章。
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