2013會計從業(yè)資格《會計電算化》精講筆記(9)

　　三、會計數據處理功能的基本要求

　　會計法律法規(guī)對會計核算軟件進行數據處理的規(guī)定主要體現在記賬、結賬和報表生成等三個方面。

　　(一)對會計核算軟件記賬功能的基本要求

　　會計核算軟件應當提供根據審核通過的機內記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。在計算機中，賬簿文件或者數據庫可以設置一個或多個。

　　1.根據審核通過的機內記賬憑證或者計算機自動生成的記賬憑證或者記賬憑證匯總表登記總分類賬。

　　2.根據審核通過的機內記賬憑證和相應的機內原始憑證登記明細分類賬。

　　3.總分類賬和明細分類賬可以同時登記，也可以分別登記，還可以在同一個功能模塊中登記或者在不同功能模塊中登記。

　　4.會計核算軟件應當提供機內會計憑證審核通過后，直接登賬或者成批登賬的功能。

　　5.機內總分類賬和明細分類賬登記時，應當計算出各會計科目的發(fā)生額和余額。

　　(二)對會計核算軟件對賬、結賬功能的基本要求

　　1.會計核算軟件應當提供機內會計數據按照規(guī)定的會計期間進行結賬的功能。

　　2.結賬前，會計核算軟件應當自動檢查本期輸入的會計憑證是否全部登記入賬，尤其要檢查由計算機自動生成的機制轉賬憑證(如折舊計提憑證等)是否已經生成和入賬，全部登記入賬后才能結賬。

　　3.機內總分類賬和明細分類賬可以同時結賬，也可以由處理明細分類賬的功能模塊先結賬、處理總分類賬的功能模塊后結賬。

　　4.機內總分類賬結賬之前，應當與明細分類賬進行核對，如果不一致，總分類賬不能結賬。

　　5.結賬后，不能再輸入上一會計期間的會計憑證。一般情況下，某會計期間的會計憑證只有在上個會計期間已結賬的情況下才能輸入，但年底可以例外。會計核算軟件可以提供在本會計年度結束，但仍有一部分轉賬憑證需要延續(xù)至下個會計年度第一個月或者第一個季度進行處理而沒有結賬時，輸入下一會計年度第一個月或者第一個季度會計憑證的功能。

　　(三)對會計核算軟件報表生成功能的基本要求

　　根據有關規(guī)定，會計核算軟件應提供符合國家統(tǒng)一會計制度的自動編制會計報表的功能。而通用會計核算軟件則應提供會計報表的自定義功能，包括定義會計報表的格式、項目、各項目的數據來源、表內和表間的數據運算和稽核關系等等。對于根據機內會計賬簿生成的會計報表數據，會計軟件不能提供直接修改功能。

　　(四)會計核算軟件提供的的其他處理功能

　　1.會計核算軟件應當提供自動進行銀行對賬的功能，根據機內銀行存款日記賬與輸入的銀行對賬單及適當的手工輔助操作，自動生成銀行存款余額調節(jié)表。

　　2.會計核算軟件應當具有確保會計數據安全保密，防止對數據和軟件進行非法修改和刪除的功能。

　　3.通用會計核算軟件應當同時提供國家會計制度允許使用的多種會計核算方法，以便用戶選擇。會計核算軟件對會計核算方法的更改過程，在計算機內必須有相應記錄。

　　四、會計數據輸出功能的基本要求

　　會計電算化條件下，會計數據輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、通過軟盤輸出和利用網絡傳輸輸出等幾種形式。其中，軟盤輸出多用于數據的備份或上報數據(尤其是會計報表)的輸出。利用網絡傳輸一般多用于企業(yè)分支機構向總公司報賬或報表輸出時。查詢和打印則是會計數據輸出的最基本形式。

　　(一)會計軟件提供查詢的相關要求

　　由于在會計電算化條件下不可能每天將會計賬務數據打印輸出，平時的查賬需求只能通過屏幕查詢得到解決。因此會計軟件必須提供對機內會計數據的查詢功能。

　　對數據查詢功能沒有統(tǒng)一的格式和內容要求，總要求是必須滿足用戶對會計數據的日常查詢需求。通常，會計軟件必須提供以下查詢功能：

　　1.查詢機內總分類會計科目和明細分類會計科目的名稱、編號、年初余額、期初余額、累計發(fā)生額、本期發(fā)生額和余額等項目。

　　2.查詢本期已經輸入并登賬和未登賬的機內記賬憑證、原始憑證。

　　3.查詢機內本期和以前各期的總分類賬和明細分類賬簿。

　　4.查詢往來賬款項目的結算情況。

　　5.查詢到期票據的結算情況。

　　6.如果查詢出來的機內數據已經結賬，應給予屏幕提示。

　　(二)會計軟件提供對機內會計數據的打印輸出要求

　　會計軟件必須提供以下打印輸出功能：

　　1.會計軟件應當提供機內記賬憑證的打印輸出功能，打印格式和內容應當符合國家統(tǒng)—的會計制度規(guī)定。

　　2.會計軟件可以提供機內原始憑證的打印輸出功能，打印輸出原始憑證的格式和內容應當符合國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定。

　　3.會計軟件必須提供會計賬簿、會計報表的打印輸出功能，打印輸出的會計賬簿、會計報表的格式和內容應當符合國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定。具體而言，打印輸出的會計賬簿必須包括日記賬、明細賬和總分類賬。其中，明細賬應提供三欄賬、多欄賬、數量金額賬等各種賬簿形式的打印輸出功能。

　　4.在機內總分類賬和明細分類賬的直接登賬依據完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額的余額對照表替代。

　　5.在保證會計賬簿清晰的條件下，計算機打印輸出的會計賬簿中的表格線條可以適當減少。

　　6.對于業(yè)務量較少的賬戶，會計核算軟件可以提供會計賬簿的滿頁打印輸出功能。

　　7.打印輸出的會計賬簿、會計報表，如果是根據已結賬數據生成的，則應當在打印輸出的會計賬簿、會計報表上打印一個特殊標記，以示區(qū)別。

　　(三)關于會計核算軟件輸出數據的其他要求

　　1.根據機內會計憑證和據以登記的相應賬簿生成的各種機內會計報表數據，會計核算軟件不能提供直接修改功能。

　　2.會計年度終了進行結賬時，會計核算軟件應當提供在數據磁帶、可裝卸硬磁盤或者軟磁盤等存儲介質上的強制備份功能。

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