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第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案保管
一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由本單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)保管一年。期滿之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門(mén)編制移交清冊(cè)，移交本單位的檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝，一般不得拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案的保管期限
會(huì)計(jì)檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，分為永久、定期兩類。永久檔案即長(zhǎng)期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會(huì)計(jì)保管期限為最低保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定了我國(guó)企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會(huì)計(jì)檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：
1.需要永久保存的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)(決算)。
2.保管期限為25年的會(huì)計(jì)檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會(huì)計(jì)檔案有：會(huì)計(jì)憑證類;總賬、明細(xì)賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會(huì)計(jì)移交清冊(cè);行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證;各種完稅憑證和繳、退庫(kù)憑證;財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證;農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。
4.保管期限為10年的會(huì)計(jì)檔案有：國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證;各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表;財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)、基本建設(shè)、撥貸款年報(bào);稅收會(huì)計(jì)報(bào)表(包括票證報(bào)表)。
5.保管期限為5年的會(huì)計(jì)檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年;銀行存款余額調(diào)節(jié)表;銀行對(duì)賬單;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表;行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表。
6.保管期限為3年的會(huì)計(jì)檔案有：月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告;財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào)。
表9-1、表9-2為《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限。
單位和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
| 序號(hào) | 檔案名稱 | 保管期限 | 備注 |
| 一 | 會(huì)計(jì)憑證類 | ||
| 1 | 原始憑證 | 15年 | |
| 2 | 記賬憑證 | 15年 | |
| 3 | 匯總憑證 | 15年 | |
| 二 | 會(huì)計(jì)賬簿類 | ||
| 4 | 總賬 | 15年 | 包括日記總賬 |
| 5 | 明細(xì)賬 | 15年 | |
| 6 | 日記賬 | 15年 | 現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 |
| 7 | 固定資產(chǎn)卡片 | 固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 | |
| 8 | 輔助賬簿 | 15年 | |
| 三 | 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類 | 包括各級(jí)主管部門(mén)匯總財(cái)務(wù)報(bào)告 | |
| 9 | 月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告 | 3年 | 包括文字分析 |
| 10 | 年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告（決算） | 永久 | 包括文字分析 |
| 四 | 其它類 | ||
| 11 | 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) | 15年 | |
| 12 | 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) | 永久 | |
| 13 | 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) | 永久 | |
| 14 | 銀行存款余額調(diào)節(jié)表 | 5年 | |
| 15 | 銀行對(duì)賬單 | 5年 |
表9-2 財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表
| 序號(hào) | 檔案名稱 | 保管期限 | 備注 | ||
| 財(cái)政 總預(yù)算 | 行政單位 事業(yè)單位 | 稅收會(huì)計(jì) | |||
| 一 | 會(huì)計(jì)憑證類 | ||||
| 1 | 國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證 | 10年 | 10年 | ||
| 2 | 各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表 | 10年 | |||
| 3 | 行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證 | 15年 | 包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表 | ||
| 4 | 各種完稅憑證和繳、退庫(kù)憑證 | 15年 | 繳款書(shū)存根聯(lián)在銷號(hào)后保管2年 | ||
| 5 | 財(cái)政總預(yù)算撥款憑證及其他會(huì)計(jì)憑證 | 15年 | 包括：撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證 | ||
| 6 | 農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證 | 15年 | |||
| 二 | 會(huì)計(jì)賬簿類 | ||||
| 7 | 日記賬 | 15年 | 15年 | ||
| 8 | 總賬 | 15年 | 15年 | 15年 | |
| 9 | 稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬 | 25年 | |||
| 10 | 明細(xì)分類、分戶賬或登記簿 | 15年 | 15年 | 15年 | |
| 11 | 現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬 | 25年 | 25年 | ||
| 12 | 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細(xì)賬（卡片） | 行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年 | |||
| 三 | 財(cái)務(wù)報(bào)告類 | ||||
| 13 | 財(cái)政總決算 | 永久 | |||
| 14 | 行政單位和事業(yè)單位決算 | 10年 | 永久 | ||
| 15 | 稅收年報(bào)（決算） | 10年 | 永久 | ||
| 16 | 國(guó)家金庫(kù)年報(bào)（決算） | 10年 | |||
| 17 | 基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算） | 10年 | |||
| 18 | 財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)旬報(bào) | 3年 | 所屬單位報(bào)送的保管2年 | ||
| 19 | 財(cái)政總預(yù)算會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表 | 5年 | 所屬單位報(bào)送的保管2年 | ||
| 20 | 行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表 | 5年 | 所屬單位報(bào)送的保管2年 | ||
| 21 | 稅收會(huì)計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表） | 10年 | 電報(bào)保管1年，所屬稅務(wù)單位報(bào)送的保管3年 | ||
| 四 | 其他類 | ||||
| 22 | 會(huì)計(jì)移交清冊(cè) | 15年 | 15年 | 15年 | |
| 23 | 會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè) | 永久 | 永久 | 永久 | |
| 24 | 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) | 永久 | 永久 | 永久 | |
注：稅務(wù)機(jī)關(guān)的稅務(wù)經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)檔案保管期限，按行政單位會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定辦理。
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