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第二節(jié) 原始憑證
一、原始憑證的種類
通常按其來(lái)源、格式等加以分類。
(一)按取得的來(lái)源不同分類
原始憑證按其來(lái)源不同，可以分為：外來(lái)原始憑證和自制原始憑證兩種。
1.自制原始憑證
自制原始憑證指由本單位內(nèi)部經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門(mén)和人員，在執(zhí)行或完成某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)自行填制的、僅供本單位內(nèi)部使用的原始憑證，如收料單、領(lǐng)料單、限額領(lǐng)料單、產(chǎn)品入庫(kù)單、產(chǎn)品出庫(kù)單、借款單、工資發(fā)放明細(xì)表、折舊計(jì)算表等。
注意：凡是不能用來(lái)證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際上發(fā)生或完成的文件和單據(jù)，例如購(gòu)貨合同、材料請(qǐng)購(gòu)單，都不屬于原始憑證。
2.外來(lái)原始憑證
外來(lái)原始憑證指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，從其他單位或個(gè)人直接取得的原始憑證。例如，購(gòu)買(mǎi)材料時(shí)取得的增值稅專用發(fā)票、銀行轉(zhuǎn)來(lái)的各種結(jié)算憑證、普通發(fā)票、對(duì)外支付款項(xiàng)時(shí)所取得的收據(jù)、職工出差取得的飛機(jī)票、火車票、輪船票，都是外來(lái)原始憑證。
(二)按格式分類
原始憑證按其格式不同，可以分為：通用憑證和專用憑證兩種。
1.通用憑證
通用憑證是指由有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一印制、在一定范圍內(nèi)使用的具有統(tǒng)一格式和使用方法的原始憑證。通用憑證的使用范圍，因制作部門(mén)不同而異�？梢允悄骋坏貐^(qū)、某一行業(yè)，也可以是全國(guó)通用。如某省(市)印制的發(fā)貨票、收據(jù)等，在該省(市)通用;由人民銀行制作的銀行結(jié)算憑證，在全國(guó)通用等。
2.專用憑證
專用憑證是指由單位自行印制、僅在本單位內(nèi)部使用的原始憑證。如領(lǐng)料單、差旅費(fèi)報(bào)銷單、折舊計(jì)算表、工資費(fèi)用分配表等。
二、原始憑證的基本內(nèi)容
各種原始憑證都應(yīng)具有一些共同的基本內(nèi)容。
原始憑證所包括的基本內(nèi)容通常稱為憑證要素，一般應(yīng)具備以下基本內(nèi)容：
1.原始憑證的名稱;
2.填制原始憑證的日期
3.憑證的編號(hào);
4.接受原始憑證單位名稱(抬頭);
5.經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容(含數(shù)量、單價(jià)及金額等);
6.填制單位簽章;
7.有關(guān)人員(部門(mén)負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人員)的簽章;
8.填制憑證單位名稱或者填制人姓名
9.憑證附件。
三、原始憑證的填制要求
(一)填制原始憑證的基本要求
概括起來(lái)，填制原始憑證有以下七項(xiàng)基本要求：
1.記錄要真實(shí)
記錄真實(shí)，就是要實(shí)事求是地填寫(xiě)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，原始憑證填制日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實(shí)際情況相一致，不得歪曲經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)真相、弄虛作假。對(duì)于實(shí)物數(shù)量、質(zhì)量和金額的計(jì)算，要準(zhǔn)確無(wú)誤，不得匡算或估計(jì)，確保憑證所記錄的內(nèi)容真實(shí)可靠。
2.內(nèi)容要完整
原始憑證上各項(xiàng)內(nèi)容要逐項(xiàng)填制齊全，不得遺漏和簡(jiǎn)略。需要注意的是，年、月、日要按照原始憑證的實(shí)際日期填寫(xiě);名稱要齊全，不能簡(jiǎn)化;品名或用途要填寫(xiě)明確，不能含糊不清;有關(guān)人員的簽章必須齊全。
另外，對(duì)于需要填寫(xiě)一式數(shù)聯(lián)的原始憑證，必須用復(fù)寫(xiě)紙?zhí)讓?xiě)，各聯(lián)的內(nèi)容必須完全相同，聯(lián)次不得缺少。
3.手續(xù)要完備
單位自制的原始憑證必須附有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或其他指定的人員簽名蓋章;對(duì)外開(kāi)出的原始憑證必須加蓋本單位公章;從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。
提示：這里所說(shuō)的“公章”，是指具有法律效力和特定用途，能夠證明單位身份和性質(zhì)的印鑒，包括業(yè)務(wù)公章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、結(jié)算專用章等。
4.書(shū)寫(xiě)要清楚、規(guī)范
原始憑證要按規(guī)定填寫(xiě)，文字要簡(jiǎn)要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。大小寫(xiě)金額必須相符且填寫(xiě)規(guī)范。小寫(xiě)金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)填寫(xiě)，不得寫(xiě)連筆字，在金額前應(yīng)填寫(xiě)人民幣符號(hào)“￥”。人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫(xiě)到角分，無(wú)角分的，寫(xiě)“00”或符號(hào)“-”。有角無(wú)分的，分位寫(xiě)“0”，不得用符號(hào)“—”。大寫(xiě)金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書(shū)字書(shū)寫(xiě)，大寫(xiě)金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫(xiě)“人民幣”三個(gè)字。“人民幣”字樣和大寫(xiě)金額之間不得留有空白。大寫(xiě)金額到元或角為止的，后面要寫(xiě)“整”或“正”字，有“分”的，“分”后面不寫(xiě)“整”或“正”字。如小寫(xiě)金額￥1006.00，大寫(xiě)金額應(yīng)寫(xiě)成“壹仟零陸元整”。
5.編號(hào)要連續(xù)
各種原始憑證要連續(xù)編號(hào)，以便查考。如果憑證已預(yù)先印定編號(hào)，如發(fā)票、收據(jù)、支票，都有連續(xù)編號(hào)，應(yīng)按編號(hào)連續(xù)使用，在寫(xiě)壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，與存根一起妥善保管，不得撕毀。
6.不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)
原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。
7.填制要及時(shí)
各種原始憑證一定要及時(shí)填寫(xiě)，并按規(guī)定的程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核。
(二)自制原始憑證的填制要求
按其填制手續(xù)及內(nèi)容不同，原始憑證可以分為：一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。
1.一次憑證的填制
一次憑證是指一次填制完成，只記錄一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，所有的外來(lái)原始憑證和大部分自制原始憑證都屬于一次憑證。如購(gòu)貨發(fā)票、銷貨發(fā)票、收據(jù)、領(lǐng)料單、借款單、收料單、銀行結(jié)算憑證等都是一次憑證。一次憑證是一次有效的憑證。
2.累計(jì)憑證的填制
累計(jì)憑證是指在一定時(shí)期內(nèi)多次記錄發(fā)生的同類型經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。其特點(diǎn)是，在一張憑證內(nèi)可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時(shí)結(jié)出累計(jì)數(shù)及結(jié)余數(shù)，并按照費(fèi)用限額進(jìn)行費(fèi)用控制，期末按實(shí)際發(fā)生額記賬。累計(jì)憑證是多次有效的原始憑證，這類憑證的填制手續(xù)是多次進(jìn)行才能完成的。它一般為自制原始憑證，最具有代表性的累計(jì)憑證是限額領(lǐng)料單。
3.匯總憑證的填制
匯總憑證也稱原始憑證匯總表，是指對(duì)一定時(shí)期內(nèi)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同的若干張?jiān)紤{證，按照一定標(biāo)準(zhǔn)綜合填制的原始憑證。常見(jiàn)的匯總憑證如發(fā)出材料匯總表、收料匯總表、銷售日?qǐng)?bào)表、工資結(jié)算匯總表、差旅費(fèi)報(bào)銷單等。
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