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第二節(jié) 會(huì)計(jì)核算軟件的要求
新修訂的《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》規(guī)定：使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，其使用的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，達(dá)到國(guó)務(wù)院財(cái)政部門(mén)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，并應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)相應(yīng)機(jī)關(guān)的評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后方可投入使用。投入使用后，必須保持會(huì)計(jì)核算軟件的相對(duì)穩(wěn)定性，不允許任何人隨意修改。
一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求
根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：
(1)合法：會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)符合我國(guó)法律、法規(guī)、規(guī)章的規(guī)定，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)合法、真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有利于提高會(huì)計(jì)核算工作效率。
(2)分期：會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會(huì)計(jì)報(bào)表。
(3)中文：會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文，可以同時(shí)提供少數(shù)民族文字或者外國(guó)文字對(duì)照。
(4)權(quán)限：會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及操作權(quán)限設(shè)置的功能。
(5)標(biāo)準(zhǔn)：會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)符合GB/T19581—2004《信息技術(shù)—會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。
(6)穩(wěn)定：會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或者非正常退出等情況。
(7)恢復(fù)：會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。
(8)升級(jí)：?jiǎn)挝恍薷�、升�?jí)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件，改變會(huì)計(jì)核算軟件運(yùn)行環(huán)境，應(yīng)當(dāng)建立相應(yīng)的審批手續(xù)。
(9)服務(wù)：會(huì)計(jì)核算軟件開(kāi)發(fā)銷(xiāo)售單位必須為使用單位提供會(huì)計(jì)核算軟件操作人員培訓(xùn)、會(huì)計(jì)核算軟件維護(hù)、版本更新等方面的服務(wù)。
二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求
會(huì)計(jì)核算軟件的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入采用鍵盤(pán)手工輸入、軟盤(pán)轉(zhuǎn)入和網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)葞追N形式。另外，會(huì)計(jì)核算軟件一個(gè)功能模塊中所需的數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要從另一個(gè)功能模塊中取得，也可以根據(jù)另一功能模塊中的數(shù)據(jù)生成。
(一)對(duì)初始數(shù)據(jù)輸入的基本要求
1.輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)字及有關(guān)資料，包括總分類(lèi)會(huì)計(jì)科目和明細(xì)分類(lèi)會(huì)計(jì)科目名稱(chēng)、編號(hào)、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等;
2.輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng);
3.選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過(guò)程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄;
4.定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，包括會(huì)計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等;
5.輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等;
(二)會(huì)計(jì)核算軟件輸入原始憑證的相關(guān)要求
1.輸入記賬憑證的同時(shí)，輸入相應(yīng)原始憑證;
2.記賬憑證未輸入前，直接輸入原始憑證，由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證;
3.如原始憑證需要修改，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)在留有痕跡的前提下，提供修改和對(duì)修改后的機(jī)內(nèi)原始憑證與相應(yīng)記賬憑證是否相符進(jìn)行校驗(yàn)的功能。
(三)會(huì)計(jì)核算軟件輸入記賬憑證的相關(guān)要求
1.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)提供輸入記賬憑證的功能，輸入項(xiàng)目包括：填制憑證日期、憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會(huì)計(jì)科目或編號(hào)、金額等。輸入的記賬憑證的格式和種類(lèi)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。
2.在輸入記賬憑證過(guò)程中，會(huì)計(jì)核算軟件必須提供以下提示功能：
(1)正在輸入的記賬憑證編號(hào)是否與已輸入的機(jī)內(nèi)記賬憑證編號(hào)重復(fù);
(2)以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)當(dāng)提示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱(chēng);
(3)正在輸入的記賬憑證中的會(huì)計(jì)科目借貸雙方金額不平衡，或沒(méi)有輸入金額，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行;
(4)正在輸入的記賬憑證有借方會(huì)計(jì)科目而無(wú)貸方會(huì)計(jì)科目，或者有貸方會(huì)計(jì)科目而無(wú)借方會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行;
(5)正在輸入的收款憑證借方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目、付款憑證貸方科目不是“現(xiàn)金”或“銀行存款”科目的，應(yīng)予以提示并拒絕執(zhí)行。
(6)會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供對(duì)已經(jīng)輸入尚未記賬的記賬憑證進(jìn)行修改和審核的功能。
(7)對(duì)同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)具有權(quán)限控制功能。
(四)會(huì)計(jì)核算軟件審核、修改記賬憑證的相關(guān)要求
1.采用直接輸入原始憑證由會(huì)計(jì)核算軟件自動(dòng)生成記賬憑證的，在生成正式機(jī)內(nèi)記賬憑證前，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核確認(rèn)。
2.由賬務(wù)處理模塊以外的其他業(yè)務(wù)子系統(tǒng)生成會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)審核確認(rèn)后生成記賬憑證。
3.發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)或者登賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)采用紅字憑證沖銷(xiāo)法或者補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正，紅字可用負(fù)號(hào)“-”表示。
4.會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)分別提供對(duì)審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制，即對(duì)同一張記賬憑證，應(yīng)當(dāng)分別對(duì)審核功能與輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制。
5.對(duì)已經(jīng)輸入但未登記會(huì)計(jì)賬簿的機(jī)內(nèi)記賬憑證，應(yīng)提供修改與審核功能。審核通過(guò)后不能對(duì)機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行修改。在修改的過(guò)程中，也應(yīng)該給出前面要求的各項(xiàng)提示。
(五)會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)處理外幣核算業(yè)務(wù)的相關(guān)要求
1.適用于外國(guó)貨幣核算業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供輸入有關(guān)外國(guó)貨幣憑證的功能。通用會(huì)計(jì)核算軟件還可以在初始化功能中提供選擇記賬本位幣的功能。
2.采用統(tǒng)帳制核算外國(guó)貨幣的會(huì)計(jì)核算軟件，應(yīng)當(dāng)提供在當(dāng)期外國(guó)貨幣業(yè)務(wù)發(fā)生期初和業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，輸入期初和當(dāng)時(shí)的外匯牌價(jià)的功能。記賬憑證中外國(guó)貨幣金額輸入后，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)立即自動(dòng)折合為記賬本位幣金額。
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