第八節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案管理的基本要求
本節(jié)要點(diǎn)：
電算化會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)
電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
記賬憑證的生成與管理
會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理
電算化會(huì)計(jì)檔案的保管
主要內(nèi)容：
采用磁帶保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。
一、電算化會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)
二、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
1)電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
2)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)
3)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)賬簿或報(bào)表，具有磁性化和不可見(jiàn)的特點(diǎn)
4)通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料，以及會(huì)計(jì)軟件程序等，均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，保管期截止到該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、記賬憑證的生成與管理
收付款憑證應(yīng)由出納人員簽名蓋章
手工事先做好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可
四、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)�，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印，如果受到打印機(jī)條件的限制，可采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁(yè)打印的，也可按旬打印輸出。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。
6.采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)賬簿或報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意
8.各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原件原則上不得外借
五、電算化會(huì)計(jì)檔案保管
1.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)�和防鼠咬等工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，最好放在兩個(gè)不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期進(jìn)行檢查、定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會(huì)計(jì)資料丟失。一般來(lái)說(shuō)，軟盤的存放環(huán)境，溫度4℃—5℃，相對(duì)溫度8%—83%，磁場(chǎng)強(qiáng)度50奧斯特。
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。
7.存在會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說(shuō)來(lái)，為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至其中的會(huì)計(jì)信息完全過(guò)時(shí)為止。
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