第七節(jié) 計(jì)算機(jī)替代手工賬的基本要求
本節(jié)要點(diǎn)：
替代手工賬
替代手工賬的條件
如何替代手工賬
計(jì)算機(jī)與手工并行
遇到問(wèn)題怎么辦
主要內(nèi)容：
一、替代手工賬
替代手工賬包括兩個(gè)概念，即部分替代和全面替代手工記賬
替代手工賬只是會(huì)計(jì)核算電算化工作的“初級(jí)階段”
二、替代手工賬的條件(一個(gè)前提三個(gè)條件)
一個(gè)大前提是：計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算應(yīng)該并行3個(gè)月以上
計(jì)算機(jī)與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運(yùn)行也安全可靠;
打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全
三個(gè)條件：
1.配備了專用的或主要應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算的軟硬件設(shè)備
2.配有與會(huì)計(jì)電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員
目前培訓(xùn)的三種形式：
財(cái)政部組織全國(guó)開展的初級(jí)、中級(jí)、高級(jí)培訓(xùn)
軟件公司提供的針對(duì)購(gòu)買的會(huì)計(jì)軟件的培訓(xùn)
由企業(yè)自己組織的培訓(xùn)
3.建立相應(yīng)的內(nèi)部管理制度
包括崗位分工制度、操作管理制度、機(jī)房管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度
三、如何替代手工賬
替代手工賬的過(guò)程是會(huì)計(jì)工作從手工核算向電算化核算的過(guò)渡階段
1.整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。
(1)重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符
(2)整理各賬戶余額：
如果是在年初建賬，只需整理各賬戶的期初余額，如果是在年中某月建賬，需整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額
(3)清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶
2.建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼
建立會(huì)計(jì)賬戶體系從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開始，逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼。
原則：
(1)符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。
(2)滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求。
(3)滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求，凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
(4)要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒(méi)有上級(jí)科目。
(5)要保持科目的相對(duì)穩(wěn)定性。
(6)應(yīng)考慮與子系統(tǒng)的銜接，凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
3.規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過(guò)程
4.會(huì)計(jì)軟件初始化(了解)
如：賬務(wù)處理初始化的主要內(nèi)容：
工資核算初始化的主要內(nèi)容
四、計(jì)算機(jī)與手工并行
1、計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過(guò)程。
2、試運(yùn)行的時(shí)間，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會(huì)計(jì)時(shí)期，這樣才能更全面的比較手工數(shù)據(jù)和電算化數(shù)據(jù)，應(yīng)預(yù)先估計(jì)可能出現(xiàn)的問(wèn)題
3、在試運(yùn)行階段，前期以人工為主計(jì)算機(jī)為輔，后期則以計(jì)算機(jī)處理為主
4、在試運(yùn)行階段，人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對(duì)比時(shí)，要進(jìn)行如下工作：
1)檢驗(yàn)各種核算方法
2)檢查會(huì)計(jì)科目體系的正確性和完整性
3)考查操作熟練程度
4)糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤
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