第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證的傳遞和保管
一、會(huì)計(jì)憑證的傳遞
(一)憑證傳遞程序
各單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員分工情況，明確會(huì)計(jì)憑證的聯(lián)數(shù)和傳遞程序。
(二)憑證傳遞時(shí)間
各單位應(yīng)考慮各部門和有關(guān)人員的工作內(nèi)容和工作量在正常情況下完成的時(shí)間。
(三)會(huì)計(jì)憑證傳遞過程
各單位在會(huì)計(jì)憑證傳遞過程中的銜接手續(xù)，應(yīng)該做到既完備嚴(yán)密，又簡(jiǎn)便易行。憑證的收發(fā)、交接都應(yīng)按一定的手續(xù)制度辦理，以保證會(huì)計(jì)憑證的安全和完整。
二、會(huì)計(jì)憑證的保管
會(huì)計(jì)憑證是各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，是重要的經(jīng)濟(jì)檔案。從外單位取得的原始憑證遺失時(shí)，應(yīng)取得原簽發(fā)單位蓋有公章的證明，并注明原始憑證的號(hào)碼、金額、內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。若確實(shí)無法取得證明的，如車票丟失，則應(yīng)由當(dāng)事人寫明詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員和單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。
(一)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)定期裝訂成冊(cè)，防止散失
(二)會(huì)計(jì)憑證封面記載內(nèi)容應(yīng)齊全
(三)會(huì)計(jì)憑證應(yīng)加貼封條，防止抽換憑證
原始憑證不得外借，其他單位如有特殊原因確實(shí)需要使用時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。向外單位提供原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人員共同簽名、蓋章。
(四)原始憑證的單獨(dú)裝訂的要求
(五)規(guī)定原始憑證的保管期限
嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)憑證的保管期限要求，期滿前不得任意銷毀。會(huì)計(jì)憑證除少數(shù)需要進(jìn)行永久保存外，一般都有保存期限(各種會(huì)計(jì)憑證具體的保管期限見第十章相關(guān)內(nèi)容)，期滿后需要銷毀的必須開列清單并履行報(bào)批手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可銷毀。
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