四、會計賬簿、報表的生成與管理(了解)
1.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出,做到日清月結(jié),F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的打印,如果受到打印機(jī)條件的限制,可采用計算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊的辦法;如果每天業(yè)務(wù)量較少,不能滿頁打印的,也可按旬打印輸出。
2.一般賬簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿,可滿頁打印。
3.在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機(jī)內(nèi)的情況下,總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表”替代。
5.記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬,還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求,及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。
五、電算化會計檔案保管(了解)
1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉?fàn)和防鼠咬等工作,重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個不同的地點(diǎn),最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)。
2.采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的,要定期進(jìn)行檢查、定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計資料丟失。一般來說,軟盤的存放環(huán)境,溫度4℃—5℃,相對溫度8%—83%,磁場強(qiáng)度50奧斯特。
3.嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度
4.各種會計資料,未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得外借和拿出單位
6.大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù),盡量避免采用軟盤存儲會計檔案。
7.存在會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì),在未打印成書面形式之前,應(yīng)妥善保管并留有副本。一般說來,為了便于利用計算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù),這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進(jìn)行保存,直至其中的會計信息完全過時為止。
9. 會計檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)
【例3-25】多選題:一般地賬務(wù)處理系統(tǒng)主要由初始設(shè)置和( )模塊組成。
A.憑證處理 B.月末處理 C.賬簿輸出 D.編制報表
正確答案:ABC
解析:賬務(wù)處理系統(tǒng)包括初始設(shè)置模塊和日常處理模塊,后者通常由憑證處理、月末處理和賬簿輸出等模塊組成。
【例題3-26】會計檔案資料保管員的具體工作包括( )。
A.系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟件及各類賬表、憑證、資料的登記和存檔保管工作
B.做好各類數(shù)據(jù)資料、賬表、憑證的安全保密工作,按規(guī)定的批準(zhǔn)手續(xù)辦理借還手續(xù)
C.按規(guī)定期限,向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)資料
D.憑證、賬頁、報表等的打印工作
正確答案:ABC
解析:會計檔案資料保管員的具體工作包括:系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟件及各類賬表、憑證、資料的登記和存檔保管工作;做好各類數(shù)據(jù)資料、賬表、憑證的安全保密工作,按規(guī)定的批準(zhǔn)手續(xù)辦理借還手續(xù);按規(guī)定期限,向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)資料。但不應(yīng)包括憑證、賬頁、報表等的打印工作