三、如何替代手工賬
1.整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)(熟悉)
(1)重新核對(duì)各項(xiàng)憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實(shí)相符;
(2)整理各賬戶余額;
(3)清理往來賬戶和銀行賬戶。
2.建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼(了解)
編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行;明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置。一般情況下，會(huì)計(jì)科目編碼采用科目全編碼方案;即：本級(jí)科目全編碼=上一級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼。如銀行存款一級(jí)科目編碼為1002，企業(yè)設(shè)兩個(gè)銀行賬戶，明細(xì)賬戶則分別為100201，100202。
原則：(1)符合財(cái)政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定。
(2)滿足本單位會(huì)計(jì)核算與管理的要求。
(3)滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求，凡是報(bào)表所用的數(shù)據(jù)，如果需要從賬務(wù)系統(tǒng)中取數(shù)，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。
(4)要保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒有上級(jí)科目。
(5)要保持科目的相對(duì)穩(wěn)定性。
(6)應(yīng)考慮與子系統(tǒng)的銜接，凡是與其他各子系統(tǒng)有關(guān)的科目，在整理時(shí)應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目。
3.規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過程(了解)
在開始電算化之前，要全面考慮各類會(huì)計(jì)資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會(huì)計(jì)賬、證、表的格式更適于電算化工作的特點(diǎn)。
在電算化方式下，會(huì)計(jì)核算過程自動(dòng)化程度很高，要求會(huì)計(jì)部門預(yù)先確定各項(xiàng)工作的數(shù)據(jù)傳遞次序，以充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)。
結(jié)合計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，重新確定各種會(huì)計(jì)核算方法，充分體現(xiàn)計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，提高計(jì)算精度。
4.會(huì)計(jì)軟件初始化(熟悉)
會(huì)計(jì)軟件初始化是確定會(huì)計(jì)軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過程，即根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，用來完成將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實(shí)際情況的專用會(huì)計(jì)軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)電算化方式的過程。
【例題3-24】單選題：會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)科目編碼應(yīng)符合國家會(huì)計(jì)制度的要求，與國家會(huì)計(jì)制度保持一致的是( )級(jí)會(huì)計(jì)科目。
A.一級(jí)及其明細(xì) B. 一級(jí) C.一級(jí)和部分明細(xì) D.二級(jí)
正確答案：B
解析：對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼按財(cái)政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行。
【例題3-25】判斷題：會(huì)計(jì)軟件的初始化就是將所用到的數(shù)據(jù)庫清空。( )
正確答案：×
解析：會(huì)計(jì)軟件初始化是根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作。
四、計(jì)算機(jī)與手工并行
計(jì)算機(jī)與手工并行是指在會(huì)計(jì)軟件使用的最初階段，人工與計(jì)算機(jī)同時(shí)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理的過程。在此階段的主要任務(wù)是：檢查已建立的會(huì)計(jì)電算化核算系統(tǒng)是否充分滿足要求，使用人員對(duì)軟件的操作是否存在問題，對(duì)運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題是否還應(yīng)該進(jìn)行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度等。
試運(yùn)行的時(shí)間，最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會(huì)計(jì)時(shí)期，這樣才能更全面的比較手工數(shù)據(jù)和電算化數(shù)據(jù)，應(yīng)預(yù)先估計(jì)可能出現(xiàn)的問題。
并行實(shí)施一個(gè)階段后，應(yīng)建立各項(xiàng)管理制度，并根據(jù)實(shí)際運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，不斷改進(jìn)完善。尤其對(duì)上崗操作軟件人員的權(quán)限分配，必須在申請(qǐng)?zhí)娲止び涃~前按規(guī)定設(shè)置完畢，進(jìn)入正常工作狀態(tài)。對(duì)替代手工記賬后會(huì)計(jì)人員的崗位職責(zé)應(yīng)有明確的要求和崗位考核。
五、遇到問題怎么辦
1.會(huì)計(jì)軟件選用不當(dāng)
2.認(rèn)識(shí)和做法上的誤區(qū)
3.難以建立嚴(yán)格的管理制度
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