四、企業(yè)組織信息采集的方法

　　(一)檔案記錄法

　　檔案記錄法是指向企業(yè)的檔案管理部門或檔案管理人員了解組織過去的建設(shè)、運行狀況以及關(guān)于重大事件或決策的檔案記錄的方法。這種方法可用于采集組織過去的決策機構(gòu)效果、決策效率、決策效果、執(zhí)行效率、文件審批效率和文件傳遞效率。

　　1.決策機構(gòu)的效果。決策機構(gòu)的效果是指從接到一項要求或一項情報，到開始正式研究的時間。

　　2.決策效率。決策效率是指接到相關(guān)情報后做出決策的時間。

　　3.決策效果。決策效果是指因采取該項決策而給企業(yè)帶來的收益。例如，企業(yè)原來生產(chǎn)甲產(chǎn)品，現(xiàn)在根據(jù)預(yù)測分析，改生產(chǎn)乙產(chǎn)品而增加的收人，這就是決策的效果。

　　4.執(zhí)行效率。執(zhí)行效率是指在某個問題決定后，從開始執(zhí)行到取得執(zhí)行結(jié)果的時間�，F(xiàn)實中，為了提高不同項目間執(zhí)行效率的可比性，可按決策執(zhí)行的復(fù)雜程度進(jìn)行分類，并根據(jù)實際數(shù)據(jù)，訂出標(biāo)準(zhǔn)。

　　5.文件審批效率。文件審批效率是指一項報告或其他文件從轉(zhuǎn)到負(fù)責(zé)人手中到批復(fù)的時間。這也應(yīng)根據(jù)問題的復(fù)雜程度、重要性和需要調(diào)查研究的時間，訂出幾種標(biāo)準(zhǔn)。對于重大問題應(yīng)計算延誤的損失。

　　6.文件傳遞效率。文件傳遞效率是指文件從發(fā)出單位至到達(dá)接收單位的時間，主要是企業(yè)內(nèi)部文件的傳遞效率。

　　(二)調(diào)查研究法

　　調(diào)查研究法是指針對具體的問題，對企業(yè)內(nèi)部員工進(jìn)行個人訪談或問卷調(diào)查，以了解組織運行的情況及相關(guān)信息的方法。這種方法可用于采集組織過去和現(xiàn)在的決策機構(gòu)效果、決策效率和效果、執(zhí)行效率、文件審批效率、文件傳遞效率、各橫向機構(gòu)之間的協(xié)調(diào)程度、各組織內(nèi)部信息傳遞的暢通程度，以及信息自上而下或自下而上傳遞的速度和質(zhì)量等。具體方法如下：

　　1.詢問法

　　詢問法是指調(diào)查者通過詢問的方式向被調(diào)查者展開調(diào)查的方法。它要求調(diào)查者事先擬定出具體的調(diào)研提綱，然后根據(jù)提綱向被調(diào)查者展開詢問，采集相關(guān)信息。

　　根據(jù)調(diào)查者與被調(diào)查者接觸方式方法的不同，詢問法可以分為：當(dāng)面調(diào)查詢問法、電話調(diào)查法、會議調(diào)查詢問法、郵寄調(diào)查法和問卷調(diào)查法等。

　　(1)當(dāng)面調(diào)查詢問法。

　　當(dāng)面調(diào)查詢問法又稱面談?wù){(diào)查詢問法，是指調(diào)查者當(dāng)面向被調(diào)查者展開詢問的方法。通過當(dāng)面調(diào)查詢問了解他們的觀點，觀察他們的反應(yīng)。

　　這種方法的優(yōu)點是：機動靈活，不受時間、地點的限制;調(diào)查者可以直接、深入地了解被調(diào)查者的真實觀點，采集到的資料比較全面、可靠。

　　這種方法的缺點是：耗時長;成本高;調(diào)查結(jié)果易受調(diào)查者的主觀因素影響，對調(diào)查者的素質(zhì)要求較高;調(diào)查范圍較窄，采集到的信息不具代表性。

　　這種方法適用于采集內(nèi)容比較復(fù)雜，要求比較細(xì)致的信息。

　　(2)電話調(diào)查法。

　　電話調(diào)查法又稱電話詢問法，是指通過打電話的方式對組織人員展開詢問的方法。與當(dāng)面調(diào)查詢問法相比，這種方法成本低，速度快，調(diào)查面廣、量大，還能設(shè)置統(tǒng)一的調(diào)查詢問表格，采集到的數(shù)據(jù)便于統(tǒng)計處理。

　　這種方法適用于要及時采集的一些簡單信息，尤其是在只要了解被調(diào)查者對某種情況的看法，如是與非、好與差、正確與錯誤、要與不要等簡單問題的情況下。

　　(3)會議調(diào)查詢問法。

　　會議調(diào)查詢問法是指調(diào)查單位或調(diào)查者邀請被調(diào)查對象(一般十幾個人)，在約定的時間、地點集中，以會議的方式展開調(diào)查的方法，如座談會。

　　這種方法的優(yōu)點是：調(diào)查者可以直接傾聽被調(diào)查者的觀點;調(diào)研雙方有互動的機會;與當(dāng)面調(diào)查詢問法相比，花費的時間和費用較低，效率較高。　

　　這種方法的缺點是：受時間和地點的限制;與會人員較多，被調(diào)查者不能充分發(fā)表自己的見解;互動過程中，被調(diào)查者易受他人影響。

　　總之，會議調(diào)查詢問法的效果在很大程度上取決于會議組織者的組織能力、業(yè)務(wù)水平和工作能力，因此調(diào)查者會前要有充分準(zhǔn)備，擬好調(diào)研提綱，才能使調(diào)查會收到較好的效果。這種方法適用于對學(xué)者、專家或企業(yè)高層人士的調(diào)查。

　　(4)郵寄調(diào)查法。

　　郵寄調(diào)查法又稱函件詢問法，或函件調(diào)查法，是指調(diào)查者通過信函郵寄的方式，把事先設(shè)計好的調(diào)查表發(fā)送給被調(diào)查者展開調(diào)查的方法。

　　這種方法的優(yōu)點是：成本低;不受行業(yè)和區(qū)域的限制，調(diào)查面廣、量大，采集到的信息廣泛、全面;不受時間限制，被調(diào)查者有充分的時間進(jìn)行深入的思考。

　　這種方法的缺點是：郵寄往返麻煩，耗時長，回收率低，有時甚至?xí)绊懻{(diào)查樣本的代表性，給統(tǒng)計、分析和歸納造成很大的困難。為了提高回收率，調(diào)查者或調(diào)查單位可以同時給被調(diào)查者寄去感謝信、影戲票或優(yōu)惠券等，激勵被調(diào)查者積極協(xié)助調(diào)查。

　　這種方法適用于采集內(nèi)容比較簡單，答題要求不高，時限較長的調(diào)查。

　　(5)問卷調(diào)查法。

　　問卷調(diào)查法的程序如下：首先，調(diào)查者把事先準(zhǔn)備好的調(diào)查問卷當(dāng)面交給被調(diào)查者，并向他說明回答的方法和具體要求;然后，被調(diào)查者根據(jù)要求自行填寫問卷;最后，調(diào)查者定期回收問卷。這種方法費用適中，回收率較高，效果良好。

　　此外，還有日記調(diào)查法，即請固定的被調(diào)查單位逐日逐項填寫，調(diào)查者定期匯總。這種方法適用于采集內(nèi)容較多.答題要求不高，被調(diào)查者比較集中，時限較短的調(diào)查。

　　2.觀察法

　　觀察法是指調(diào)查者通過到現(xiàn)場觀察被調(diào)查者的言語和行為，從而采集相關(guān)信息的方法。

　　這種方法的優(yōu)點是：在調(diào)查過程中，被調(diào)查者不知道自己正受到觀察，他們的行為不受外界因素的干擾，因此，采集到的信息可信度較高。

　　這種方法的缺點是：調(diào)查者往往只能觀察到被調(diào)查者的表面行為，難以把握其心理變化，了解其思想，因此需要較長時間的觀察，才能得到理想的結(jié)果;但時間延長，費用也會隨之增加。

　　(1)直接觀察法。

　　直接觀察法是指調(diào)查者自己或派遣他人直接到現(xiàn)場對被調(diào)查者的行為、言論、反應(yīng)、感受等進(jìn)行觀察和記錄，從而采集相關(guān)信息的方法。

　　這種方法的優(yōu)點是：能較客觀地獲得高準(zhǔn)確性的第一手資料。

　　這種方法的缺點是：調(diào)查面窄;耗時長;有時會被被調(diào)查者覺察，引起誤解。

　　這種方法適用于采集內(nèi)容復(fù)雜多變，被調(diào)查者比較集中，被調(diào)查內(nèi)容固定但調(diào)查地點可變的調(diào)查。

　　(2)行為記錄法。

　　行為記錄法是指調(diào)查者借助特定的儀器、設(shè)備或工具，記錄被調(diào)查者的行為和反應(yīng)，從而采集相關(guān)信息的方法。如用攝像機固定觀察某個柜臺顧客購買某種商品的全過程，這樣能從一個側(cè)面了解顧客在購買某種商品時的心理狀態(tài)和行為動機，但是這要根據(jù)購買環(huán)境以及企業(yè)的條件進(jìn)行，如對一些大型商場、購物中心，對一些商品價格昂貴的商場柜臺往往比較可行。

　　行為記錄法也可以按事先選定的某個地點，對現(xiàn)場隨機記錄狀態(tài)的資料進(jìn)行分析研究。這種方法適用于采集內(nèi)容復(fù)雜多變，被調(diào)查者比較集中，調(diào)查地點固定的調(diào)查。

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