3.版記部分
版記部分又稱文尾部分，通常由主題詞、抄送機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、版記中的反線、版記的位置等要素組成。
(1)主題詞。主題詞是能夠反映公文主要內(nèi)容和類屬的、規(guī)范化的名詞或詞組。標(biāo)引主題詞時(shí)，順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。使用的主題詞不得超出主題詞表的范圍。每份文件的主題詞，最多不超過5個(gè)詞組。上報(bào)的文件，應(yīng)當(dāng)按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞�！爸黝}詞”用3號(hào)黑體、居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào);詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字;詞目之間空1字。
(2)抄送機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。公文如有抄送，在主題詞下一行;左空1字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào);回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對齊;在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。
(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間。位于抄送機(jī)關(guān)之下(無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下)占1行位置;用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。
(4)版記中的反線。版記中的反線是指版記中各要素之下都要加一條反線，相互隔開，寬度同版心。
(5)版記的位置。版記應(yīng)置于公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。
(三)、公文的印裝規(guī)格
1、公文用紙的規(guī)格
公文用紙要采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為297mm×210mm(長×寬)。公文用紙的頁邊(留空處)與版心的具體尺寸為：公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為：37mm±1mm,公文用紙訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm(不含頁碼)
2、公文排版的規(guī)格和要求。正文用3號(hào)仿宋體字，一般每面排22行(以3號(hào)字高度加3號(hào)字高度7/8的距離為一基準(zhǔn)行)，每行排28個(gè)字。要做到版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸合乎標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。
3、印刷要求。公文應(yīng)雙面印刷，頁碼要套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)BL100%，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80%，M80%。印品著墨實(shí)、均勻;字面不花、不白，無斷劃。公文中未作特殊說明的圖文項(xiàng)目，顏色均為黑色。
4、裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂,不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸，外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊的距離為3mm~5mm
(四)公文的稿本
文稿與文本合稱稿本。
文稿即起草文件過程中形成的歷次稿子，包括草稿和定稿。
文本可分為正本、副本、存本、暫行本(也叫試行本)、各種文字文本。
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