一、通知簡(jiǎn)介
通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。其特點(diǎn)是:1.應(yīng)用范圍的廣泛性。在所有公文中,通知的應(yīng)用范圍最為廣泛,無(wú)論哪一級(jí)別黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位都可以使用該種公文。其內(nèi)容上至國(guó)家政令,下至百姓生活,均可涉及。2.較強(qiáng)的時(shí)效性。通知的事項(xiàng)都是要求在一定時(shí)期內(nèi)應(yīng)知或應(yīng)辦的,具有較強(qiáng)的時(shí)效性。3.告知性。通知的主要作用在于告知主送機(jī)關(guān)有關(guān)事項(xiàng)并按照內(nèi)容去辦理具體事務(wù)。4.寫(xiě)作內(nèi)容的靈活性。它既可以長(zhǎng)篇大論,也可以簡(jiǎn)明扼要;既可以?xún)?nèi)部發(fā)文,也可以張貼公開(kāi)。
二、通知的分類(lèi)和寫(xiě)作技巧
按照內(nèi)容和用途,可分為發(fā)布性通知、指示性通知、知照性通知和轉(zhuǎn)發(fā)性通知。不同類(lèi)型的通知,其正文寫(xiě)法有所不同。
1.發(fā)布性通知
這種通知用于發(fā)布規(guī)范性文件、下達(dá)計(jì)劃和印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)講話等。標(biāo)題有時(shí)使用“發(fā)布”字樣,有時(shí)用“印發(fā)”字樣。
發(fā)布性通知的正文結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單,篇幅短,一般只寫(xiě)明發(fā)布對(duì)象名稱(chēng)及執(zhí)行要求,如“現(xiàn)發(fā)布《XXXX》,自XXXX年XX月X日起施行”或“現(xiàn)將《XXXX》印發(fā)給你們,請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”。正文后直接附以印發(fā)和發(fā)布對(duì)象,不必標(biāo)注“附件”字樣。
2.指示性通知
這類(lèi)通知用于向下級(jí)機(jī)關(guān)指示、部署工作任務(wù)。正文的結(jié)構(gòu)包括通知緣由、通知事項(xiàng)和執(zhí)行要求三部分。開(kāi)頭要明確交代制發(fā)通知的政策法規(guī)依據(jù)或事實(shí)依據(jù),以概括簡(jiǎn)練的語(yǔ)言,說(shuō)明行文的必要性。主體部分寫(xiě)指導(dǎo)思想、任務(wù)、要求、方法和步驟等,一般采用并列式結(jié)構(gòu),分條列項(xiàng)寫(xiě),可以列小標(biāo)題,也可以每段第一句作為中心句,概括該項(xiàng)的內(nèi)容。結(jié)尾對(duì)通知精神加以強(qiáng)調(diào),提出貫徹實(shí)施要求。
3.知照性通知
這類(lèi)通知用于一些不需要直接執(zhí)行或辦理的事項(xiàng)。如節(jié)假日安排、人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置或調(diào)整、印章啟用或更換以及召開(kāi)會(huì)議等,主要起交流情況、傳遞信息的作用,發(fā)送對(duì)象較廣泛,對(duì)下級(jí)、平級(jí)機(jī)關(guān)均可發(fā)送。這種通知內(nèi)容單一,篇幅簡(jiǎn)短,一般不需對(duì)事項(xiàng)加以評(píng)論,文中一般也不涉及直接的執(zhí)行要求。
4.轉(zhuǎn)發(fā)性通知。
這類(lèi)通知適用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文或批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文。
這種通知的正文都比較簡(jiǎn)短,是針對(duì)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文所加的按語(yǔ)。其結(jié)構(gòu)有兩種形式:一種與發(fā)布性通知相似,只需寫(xiě)明被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱(chēng)和執(zhí)行要求即可,如“現(xiàn)將XXXX轉(zhuǎn)發(fā)給你們,請(qǐng)結(jié)合實(shí)際情況,認(rèn)真貫徹執(zhí)行!绷硪环N篇幅較長(zhǎng),除上述內(nèi)容外,還要再加上轉(zhuǎn)發(fā)批示,批示要緊扣被轉(zhuǎn)發(fā)文件內(nèi)容,作出分析評(píng)價(jià),強(qiáng)調(diào)意義,提出執(zhí)行要求和注意事項(xiàng)。
撰寫(xiě)轉(zhuǎn)發(fā)性通知還應(yīng)注意以下幾點(diǎn):(1)此類(lèi)通知正文后不必標(biāo)注“附件”說(shuō)明。(2)行政公文中被轉(zhuǎn)發(fā)批轉(zhuǎn)的公文不添加書(shū)名號(hào)。(3)為避免標(biāo)題出現(xiàn)“關(guān)于的關(guān)于”,“通知的通知”之類(lèi)的贅語(yǔ),可將“批轉(zhuǎn)”、“轉(zhuǎn)發(fā)”前面的介詞“關(guān)于”省略,也可以另擬摘要,不出現(xiàn)被轉(zhuǎn)發(fā)文件名稱(chēng),只標(biāo)明其文號(hào),如:《陜西省人民政府辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)國(guó)辦發(fā)明電〔2007〕20號(hào)文件的通知》。
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