行文規(guī)則是控制公文行文對(duì)象、方向和方式等方面的有關(guān)規(guī)定。正如城市的交通管理規(guī)則一樣，有效地規(guī)范著各種社會(huì)組織之間公文的有序運(yùn)行，確保公文現(xiàn)行執(zhí)行效用的順利實(shí)現(xiàn)。
一、遵守行文規(guī)則的客觀必要性
為確保公文迅速、準(zhǔn)確地傳遞，避免行文紊亂，防止公文“旅行”，國(guó)家有關(guān)部門(mén)制定了控制行文數(shù)量及行文方向、行文方式的有關(guān)規(guī)定，這就是行文規(guī)則。
遵守行文規(guī)則的客觀必要性:第一，加強(qiáng)對(duì)文件傳遞過(guò)程的控制，使文件的行文方向正確，傳遞速度合理，保證文件準(zhǔn)確、快捷地到達(dá)目的地;第二，使機(jī)關(guān)之間相互行文有法可依、有規(guī)可循，以維護(hù)正常的行文秩序，防止行文紊亂;第三，加強(qiáng)對(duì)文件數(shù)量的控制，精簡(jiǎn)公文，簡(jiǎn)化手續(xù)，以提高機(jī)關(guān)行政管理的效率。
二、行文規(guī)則的基本內(nèi)容
(1)根據(jù)機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系行文。各機(jī)關(guān)的組織系統(tǒng)、歸屬、職權(quán)范圍，決定機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系，主要有4種類(lèi)型，即同一組織系統(tǒng)中的上、下級(jí)機(jī)關(guān)間的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的隸屬關(guān)系;同一專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)中上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)與下級(jí)主管業(yè)務(wù)部門(mén)之間的指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系;同一組織系統(tǒng)中同級(jí)機(jī)關(guān)之間的平行關(guān)系;非同一系統(tǒng)任何機(jī)關(guān)間的不相隸屬關(guān)系。機(jī)關(guān)之間的工作關(guān)系決定公文傳遞方向，處于領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)地位的上級(jí)機(jī)關(guān)向被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)主送下行文;被領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)主送上行文;具有平行關(guān)系或不相隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間相互主送平行文。
(2)選擇適宜的行文方式，一般不得越級(jí)行文。行文方式是指機(jī)關(guān)之間公文傳遞的形式，分逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文和直接行文等多種。機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)文，應(yīng)考慮需要和可能的條件，選擇適宜的行文方式。
逐級(jí)行文。為了維護(hù)正常的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，有隸屬關(guān)系或業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)之間應(yīng)基本采取逐級(jí)行文的方式，按逐級(jí)上報(bào)或下發(fā)文件，即只對(duì)直屬上一級(jí)機(jī)關(guān)或下一級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)公文，如果需要，再由上一級(jí)或下一級(jí)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)。
多級(jí)行文。為加快公文傳遞，在必要時(shí)可采取同時(shí)向若干層級(jí)的上級(jí)機(jī)關(guān)或下級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)公文，包括直達(dá)基層組織和向人民群眾公布。
越級(jí)行文。為了維護(hù)組織或?qū)I(yè)系統(tǒng)中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節(jié)、被動(dòng)或抵觸，一般情況下避免越級(jí)行文。只有在下列情況下才能采用越級(jí)行文的方式:
一是由于情況特殊緊急，如逐級(jí)上報(bào)下達(dá)會(huì)延誤時(shí)機(jī)造成重大損失;二是經(jīng)多次請(qǐng)示直接上級(jí)機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，問(wèn)題長(zhǎng)期沒(méi)有得到解決;三是上級(jí)機(jī)關(guān)交辦， 并指定直接越級(jí)上報(bào)的具體事項(xiàng);四是出現(xiàn)需要直接詢(xún)問(wèn)、答復(fù)或聯(lián)系的具體事項(xiàng);五是控告、檢舉直接上級(jí)等。因特殊情況越級(jí)行文時(shí)，一般應(yīng)抄送越過(guò)的機(jī)關(guān)。
直接行文。同級(jí)或其他不相隸屬的機(jī)關(guān)之間相互行文時(shí)采用。行文不受系統(tǒng)歸屬與級(jí)別層次的制約。
三、正確選擇主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)
(1)正確選擇主送機(jī)關(guān)。除普發(fā)性公文外，一件公文通常只選擇一個(gè)主送機(jī)關(guān)，防止由于多頭主送而貽誤處理。除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項(xiàng)外，一般不應(yīng)將公文直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。
(2)正確選擇抄送機(jī)關(guān)。屬下列情況的，在向主送機(jī)關(guān)發(fā)文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送:一是對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的重要發(fā)文應(yīng)同時(shí)抄報(bào)直接上級(jí)機(jī)關(guān);二是受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)明確主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，由主送機(jī)關(guān)答復(fù);三是上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān);四是公文內(nèi)容涉及有關(guān)機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍，需要取得配合時(shí)應(yīng)向其抄送。如屬下列情況，則不得抄送:一是請(qǐng)示在上報(bào)同時(shí)，不得向下級(jí)機(jī)關(guān)抄送;二是接受抄送的機(jī)關(guān)不得再向其他機(jī)關(guān)抄送;三是與公文辦理無(wú)關(guān)的機(jī)關(guān)不得抄送。
四、堅(jiān)持“黨政分開(kāi)”的原則
行政機(jī)關(guān)不得向黨的組織發(fā)布指令性公文，也不得以行政機(jī)關(guān)名義向黨的組織報(bào)告工作、請(qǐng)示事項(xiàng)。黨政機(jī)關(guān)應(yīng)在各自的系統(tǒng)內(nèi)制發(fā)文件，應(yīng)盡量減少聯(lián)合發(fā)文。
五、聯(lián)合發(fā)文時(shí)，作者應(yīng)是“同級(jí)機(jī)關(guān)”
同級(jí)政府之間、政府各部門(mén)之間，上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府之間，政府及其部門(mén)與同級(jí)黨委、軍隊(duì)機(jī)關(guān)及其部門(mén);政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和行使行政職能的事業(yè)單位可以聯(lián)合發(fā)文。
聯(lián)合發(fā)文是以?xún)蓚�(gè)或兩個(gè)以上的名義行文，聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)級(jí)別層次必須相同或相近。
六、行文前必須對(duì)有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致
為維護(hù)政令一致，凡下行公文的內(nèi)容涉及其他機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍時(shí)，必須就有關(guān)問(wèn)題協(xié)商一致，否則不得以自己的意見(jiàn)各自向下行文。
七、嚴(yán)格控制公文數(shù)量，簡(jiǎn)化行文手續(xù)
機(jī)關(guān)行文必須注重實(shí)效，堅(jiān)持少而精的原則，可發(fā)可不發(fā)的堅(jiān)決不發(fā);必須印發(fā)的要控制數(shù)量與范圍。
簡(jiǎn)化行文手續(xù)，上下級(jí)各業(yè)務(wù)主管部門(mén)應(yīng)盡量對(duì)口行文。經(jīng)批準(zhǔn)在報(bào)刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)與規(guī)章可不再行文。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)印制少量文本，供存檔備查。
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