一、公文的定義
關(guān)于公文的定義，現(xiàn)行黨和國(guó)家的公文法規(guī)中都有明確具體的表述。2000年8月24日，《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第二條明確規(guī)定：行政機(jī)關(guān)的公文(包括電報(bào))，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。1996年5月3日，中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》的第二條明確界定：黨的機(jī)關(guān)公文，是黨的機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書。這兩者均為狹義的定義，僅適用于我國(guó)現(xiàn)行黨政機(jī)關(guān)。據(jù)此類推，廣義的公文定義擴(kuò)展表述為：“公文，是各種法定的社會(huì)組織在處理公務(wù)過程中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書�！�
二、公文的類別
可按所起作用、行文關(guān)系、制發(fā)機(jī)關(guān)、來源及發(fā)出使用范圍、內(nèi)容的重要程度、送達(dá)和辦理時(shí)間要求等六個(gè)方面劃分，常用的分類有兩種。
1、根據(jù)所起作用不同，可分為：
(1)法規(guī)性公文。如條例、規(guī)定、辦法、章程、守則、規(guī)范、制度等。
(2)計(jì)劃性公文。如計(jì)劃、規(guī)劃、要點(diǎn)、方案、預(yù)案、設(shè)想、綱要、安排、打算等。
(3)指導(dǎo)性公文。如命令、指示、決定、決議、通知、會(huì)議紀(jì)要、意見等。
(4)陳述性公文。如工作總結(jié)、工作情況報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等。
(5)請(qǐng)示答復(fù)性公文。如請(qǐng)示、批復(fù)、復(fù)函等。
(6)溝通情況性公文。如通報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等。
(7)宣傳教育性公文。如講話稿、通告等。
(8)商洽性公文。如函等。
2、根據(jù)不同的行文關(guān)系，可分為：
(1)上行公文。如請(qǐng)示、報(bào)告、意見等。
(2)下行公文。如指示、意見、決定、決議、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、批復(fù)等。
(3)平行公文。如函等。
三、公文的特性
1、作用的策令性。策令是反映階級(jí)意志的，這就不能不使公文具有鮮明的階級(jí)性和服務(wù)于政治的作用。
2、特有的嚴(yán)密程式性。嚴(yán)密程式體現(xiàn)了政治集團(tuán)的權(quán)限和從屬關(guān)系。程式性指公文的慣用格式、寫作層次與轉(zhuǎn)述來文的方式。公文構(gòu)成的三要素，即作為指導(dǎo)國(guó)家治理的政策思想，體現(xiàn)政治集團(tuán)權(quán)限的行文程式，以及作為權(quán)力標(biāo)記的信符，是其他所有文體都不具備的。
3、撰擬的專任性。包括兩種形式，一是職述，即由擔(dān)負(fù)某種職務(wù)的人去擬寫與其職務(wù)相稱的公文;二是代擬，即指一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人授權(quán)由他人代擬公文。
4、嚴(yán)格的時(shí)間性與特有的時(shí)效性。時(shí)間性，決定了公文要快寫、快發(fā)、快處理，以提高機(jī)關(guān)工作的辦事效率，這也是當(dāng)前機(jī)關(guān)行政效能建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。時(shí)效性，所有文件均以“成文日期”作為生效時(shí)間，也即是公文公章“騎年蓋月”的那個(gè)時(shí)間，非版記印制時(shí)間。
5、實(shí)實(shí)在在的真實(shí)性。為什么要概括成這樣一句正確的廢話?實(shí)在又真實(shí)?原因在于公文的真實(shí)性，要符合本單位的實(shí)際，不是“天馬行空”，也不是“無法無邊”，是事實(shí)真實(shí)與方針政策真實(shí)的有機(jī)統(tǒng)一。
6、作者與閱者的特定性。
此外，值得一提的是，從1988年以來，國(guó)家先后兩次發(fā)布與公文處理法規(guī)相配套的公文格式標(biāo)準(zhǔn)。一是由國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局1988年9月5日發(fā)布的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704—1988)，該標(biāo)準(zhǔn)適合于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。二是由國(guó)務(wù)院辦公廳提出、由中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)研究中心和國(guó)務(wù)院辦公廳秘書局共同起草、國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月27日發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704—1999)，該標(biāo)準(zhǔn)在1988年的基礎(chǔ)上作了很大修訂，而且靠攏了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，顯得更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、完備，也正是今天印發(fā)的會(huì)議資料之一。
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