四、信息與溝通
為了控制風(fēng)險，有必要設(shè)立一個完善的溝通程序，以獲取必要的信息，并向需要該信息的所有人員提供�？刂骑L(fēng)險是企業(yè)各類程序涉及的所有人員的責(zé)任，因此，已識別風(fēng)險的信息以及控制這些風(fēng)險的方法，必須向每個相關(guān)人員傳達。溝通系統(tǒng)的重要意義在于，溝通能夠在企業(yè)以全方位的方式展開，以減少出現(xiàn)誤解的可能。企業(yè)的較低層級應(yīng)識別問題，如果這些信息未提供給那些負責(zé)采取糾正措施的人員，那么，管理者將無法及時收到所需信息。
信息與溝通是指在人員能夠履行責(zé)任的方式及時間范圍內(nèi)，識別、取得和報告經(jīng)營、財務(wù)及法律遵守的相關(guān)資訊的有效的程序和系統(tǒng)。這包括最高層將與控制有關(guān)的事宜的重要性及個人擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧蛳录墏鬟_、向上級匯報重要信息的渠道以及與外部利益相關(guān)者保持有效溝通。
(一)信息
有關(guān)信息必須以適當(dāng)?shù)姆绞�，在適當(dāng)?shù)臅r限內(nèi)加以識別、收集和傳達，以使人們能作出決策及采取適當(dāng)?shù)男袆�。信息系統(tǒng)提供運營、財務(wù)及合規(guī)的相關(guān)信息(包括內(nèi)部產(chǎn)生及外部提供的信息)，這些信息有助于運作和控制業(yè)務(wù)，也是作出精明的決策以及對外報告所必需的。
當(dāng)面對重大的行業(yè)變動時，特別是富于創(chuàng)新精神及快速流轉(zhuǎn)的行業(yè)，上述系統(tǒng)必須能夠配合支持新的企業(yè)目標(biāo)的需要。信息系統(tǒng)可以是正式的或非正式的。后者包括與客戶、供應(yīng)商、監(jiān)管機構(gòu)及雇員進行商討，這可為識別風(fēng)險及商機提供有用的信息。出席商務(wù)講座和加入貿(mào)易、專業(yè)及其他團體成為會員，也可提供相關(guān)資料。
系統(tǒng)產(chǎn)生的信息的質(zhì)量會影響管理層作出適當(dāng)決策的能力。報告中載有足夠的數(shù)據(jù)以支持有效的控制是至關(guān)重要的，而系統(tǒng)的設(shè)計應(yīng)針對這一方面。就信息質(zhì)量而言，必須能夠答復(fù)諸如內(nèi)容、時限、更新程度、準(zhǔn)確性、可靠性和可用性等方面的問題。
(二)溝通
有效的溝通必須在企業(yè)內(nèi)以全方位方式進行。高級管理層應(yīng)向雇員傳達清晰的信息，使其明白必須認真履行控制責(zé)任。他們必須明白自身在內(nèi)部控制系統(tǒng)中擔(dān)當(dāng)?shù)慕巧�，以及個人活動如何眼其他人的活動有所關(guān)聯(lián)。他們還必須有把重要資訊向上級匯報的方法，這需要公司建立公開的溝通渠道，上級人員應(yīng)樂于傾聽。一個讓雇員懼怕因上報有關(guān)信息而遭到報復(fù)的環(huán)境，將與目標(biāo)相背離。
雇員必須被告知，每當(dāng)有超出預(yù)期的事情發(fā)生，不僅要注意事件本身，還要注意確定事件發(fā)生的時間。他們必須知道他們自身的活動是如何與其他人的工作關(guān)聯(lián)的，以及什么行為是被期望的或可接受的，什么行為是不會被接受的。
管理層與董事會及董事會下轄的委員會之間的溝通尤為重要。管理層必須就企業(yè)的業(yè)績、發(fā)展、重大風(fēng)險、主要舉措及其他有關(guān)事項不斷地向董事會提供最新消息。董事會則應(yīng)向管理層明確表示其需要何種資料，并應(yīng)為管理層提供指示和反饋。此外，企業(yè)還需與外界各方(比如股東、客戶、供應(yīng)商和監(jiān)管機構(gòu))保持有效溝通。客戶和供應(yīng)商可在產(chǎn)品或服務(wù)的設(shè)計與質(zhì)量方面提供非常有用的意見;與諸如外聘審計師和監(jiān)管機構(gòu)的外界各方進行溝通，能對企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的運作情況提供非常寶貴的意見;與股東及財務(wù)分析師進行坦誠的溝通，能提供他們所需要的信息。
總的來說，有效的信息與溝通系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點:能夠生成企業(yè)經(jīng)營所需的、關(guān)于財務(wù)、運營及法規(guī)遵守的報告，幫助作出精明的商業(yè)決策，以及對外發(fā)布可靠的報告。信息與溝通系統(tǒng)能使得雇員獲得信息，且交流他們?yōu)閷嵤�、管理及控制運轉(zhuǎn)情況所需的信息;能識別和傳達相關(guān)信息，并且是以一種人員能夠有效履行他們的職責(zé)的方式進行;使溝通在企業(yè)以全方位方式進行。此外，信息與溝通系統(tǒng)確立了與外部各方的有效溝通方式。作為信息與溝通系統(tǒng)的一部分，告知所有雇員應(yīng)認真履行控制責(zé)任是很重要的。每個雇員應(yīng)理解其在內(nèi)部控制系統(tǒng)中的角色，以及他們的個人活動如何與其他人的活動相關(guān)聯(lián)。雇員還需了解，在履行職責(zé)的過程中發(fā)現(xiàn)問題，他們有責(zé)任報告。
有關(guān)雇員應(yīng)當(dāng)遵循的政策及程序的信息，應(yīng)在公司內(nèi)從上至下得以傳達。關(guān)于日常活動的信息，應(yīng)從公司內(nèi)準(zhǔn)備這些信息的雇員流向需要這些信息的雇員。關(guān)于日�；顒又邪l(fā)現(xiàn)的問題的信息，需要向公司上層流動，直至能夠采取糾正措施的人員。
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