【工程檔案管理規(guī)定(一)】

　　1、 國家、省市重點工程項目或一些特大型、大型的工程項目的預(yù)驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加。

　　2、 凡報送的工程檔案，如驗收不合格將其退回建設(shè)單位，由建設(shè)單位責(zé)成責(zé)任者重新進行編制，待達到要求后重新報送。檢查驗收人員應(yīng)對接收的檔案負責(zé)。

　　3、 建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案。

　　4、 監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽字，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。

　　5、 監(jiān)理文件檔案資料管理的基本概念:所謂建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料的管理，是指監(jiān)理工程師受建設(shè)單位委托，在進行建設(shè)工程監(jiān)理的工作期間，對建設(shè)工程實施過程中形成的與監(jiān)理相關(guān)的文件和檔案進行收集積累、加工整理、立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理的對象是監(jiān)理文件檔案資料，它們是工程建設(shè)監(jiān)理信息的主要載體之一。

　　【工程檔案管理規(guī)定(二)】

　　1、 按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB/T50328—2001)，監(jiān)理文件有10大類27個，要求在不同的單位歸檔保存，現(xiàn)分述如下：

　　(1)監(jiān)理規(guī)劃：1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);2)監(jiān)理實施細則(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存);3)監(jiān)理部總控制計劃等(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存)。

　　(2)監(jiān)理月報中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(3)監(jiān)理會議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(4)進度控制：1)工程開工/復(fù)工審批表(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);2)工程開工/復(fù)工暫停令(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(5)質(zhì)量控制：1)不合格項目通知(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存); 2)質(zhì)量事故報告及處理意見(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(6)造價控制：1)預(yù)付款報審與支付(建設(shè)單位短期保存);2)月付款報審與支付(建設(shè)單位短期保存);3)設(shè)計變更、洽商費用報審與簽認(建設(shè)單位長期保存);4)工程竣工決算審核意見書(建設(shè)單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(7)分包資質(zhì)：1)分包單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存);2)供貨單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存);3)試驗等單位資質(zhì)材料(建設(shè)單位長期保存)。

　　(8)監(jiān)理通知：1)有關(guān)進度控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存);2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存);3)有關(guān)造價控制的監(jiān)理通知(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存)。

　　(9)合同與其他事項管理：1)工程延期報告及審批(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);2)費用索賠報告及審批(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存);

　　3)合同爭議、違約報告及處理意見(建設(shè)單位永久保存，監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);

　　4)合同變更材料(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　(10)監(jiān)理工作總結(jié)：1)專題總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);2)月報總結(jié)(建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存);3)工程竣工總結(jié)(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存);4)質(zhì)量評估報告(建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存，送城建檔案管理部門保存)。

　　2、 監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設(shè)工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。

　　3、 監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記:發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應(yīng)進行專項登記。

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