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　　創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

　　Access是一個功能強大的關系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，可以組織、存儲并管理任何類型和任意數(shù)量的信息。為了了解和掌握Access組織和存儲信息的方法，本章將詳細介紹Access數(shù)據(jù)庫和表的基本操作，包括數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、表的建立和表的編輯等內(nèi)容。

　　1創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

　　創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫，首先應根據(jù)用戶需求對數(shù)據(jù)庫應用系統(tǒng)進行分析和研究，全面規(guī)劃，然后再根據(jù)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的設計規(guī)范創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫。

　　1.1　創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

　　創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫有兩種方法，第一種是先建立一個空數(shù)據(jù)庫，然后向其中添加表、査詢、窗體和報表等對象;第二種是使用“數(shù)據(jù)庫向導”，利用系統(tǒng)提供的模板進行一次操作來選擇數(shù)據(jù)庫類型， 并創(chuàng)建所需的表、窗體和報表。

　　第一種方法比較靈活，但是必須分別定義數(shù)據(jù)庫的每一個對象;第二種方法僅一次操作就可以創(chuàng)建所需的表、窗體和報表，這是創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫最簡單的方法。無論哪一種方法，在數(shù)據(jù)庫創(chuàng)建之后，都可以在任何時候修改或擴展數(shù)據(jù)庫。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫的結果是在磁盤上生成一個擴展名為.mdb的數(shù)據(jù)庫文件。

　　1.創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫

　　例2.1 建立“教學管理”數(shù)據(jù)庫，并將建好的數(shù)據(jù)庫保存在C盤Access文件夾中。操作步驟如下：

　　(1)單擊“文件”菜單中的“新建”命令，或單擊“常用”工具欄上的新建按鈕 ，或單擊“任務窗格”中的“新建文件”選項，打開“新建文件”任務窗格，如圖2.1所示。

　　(2)單擊“空數(shù)據(jù)庫”選項，打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框，如圖2.2所示。

　　(3)在該對話框的“保存位置”欄中找到C盤文件夾并打開。

　　(4)在“文件名”文本框中輸人”教學管理”、單擊“創(chuàng)建”按鈕。

　　至此，完成“教學管理”空數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建，同時出現(xiàn)“教學管理”數(shù)據(jù)庫窗口。注意：此時在這個數(shù)據(jù)庫中并沒有任何其它數(shù)據(jù)庫對象存在，可以根據(jù)需要在該數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建其它的數(shù)據(jù)庫對象。還應注意，在創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫之前，最好先建立用于保存該數(shù)據(jù)庫文件的文件夾，以便今后的管理。

　　2.使用“向導”創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫

　　為了方便操作，Access提供了許多可選擇的數(shù)據(jù)庫模板，如“訂單”、“分類總帳”、“講座管理”、“工時與帳單”、“聯(lián)系人管理”、“資產(chǎn)追蹤”等。通過這些模板可以方便、快速地創(chuàng)建基于該模板的數(shù)據(jù)庫。一般情況下，在使用“致?lián)䦷煜驅А敝�，應先從“�?shù)據(jù)庫向導”所提供的模板中找出與所建數(shù)據(jù)庫相似的模板。如果所選模板不滿足實際要求，可以在建立之后再進行修改。

　　例2.2　在C盤“教學管理”文件夾下創(chuàng)建“教學管理”數(shù)據(jù)庫。

　　對照模板可以發(fā)現(xiàn)其中“聯(lián)系人管理”模板與該數(shù)據(jù)庫的結構非常相近，因此，選擇“聯(lián)系人管理”模板作為基礎。使用“數(shù)據(jù)庫向導”創(chuàng)建“教學管理”數(shù)據(jù)庫的步驟如下：

　　(1)在圖2.1所示的“新建文件”任務窗格中，單擊“本機上的模板”選項，打開“模板”對話框，在該對話框的“數(shù)據(jù)庫”選項卡中，將會列出如圖2.3所示的數(shù)據(jù)庫模板。

　　(2)選擇“聯(lián)系人管理”模板，單擊“確定”按鈕，打開“文件新建數(shù)據(jù)庫”對話框。

　　(3)在該對話框的“保存位置”欄中找到C盤“教學管理”文件夾并打開。

　　(4)在“文件名”文本框中輸入數(shù)據(jù)庫名稱“教學管理”。

　　(5)單擊“創(chuàng)建”按鈕，打開“數(shù)據(jù)庫向導”第1個對話框。該對話框列出了用“聯(lián)系人管理”數(shù)據(jù)庫模板建立的“聯(lián)系人管理”數(shù)據(jù)庫中將要包含的信息，這些信息包括：聯(lián)系信息、通話信息等。這些信息是由模板本身確定的，用戶無法改變，如果包含的信息不能完全滿足要求，可以在使用向導創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫操作結束后，再對其進行修改。

　　(6)單擊“下一步”按鈕，打開“數(shù)據(jù)庫向導”第2個對話框。在該對話框左側的列表中列出了“聯(lián)系人管理”數(shù)據(jù)庫包含的表。

　　(7)單擊其中的某一個表，對話框右側列表框內(nèi)列出該表可包含的字段，如圖2.4所示。這些字段分為兩種：一種是表必須包含的字段;另一種是表可選擇的字段，用斜體表示。如果要將可選擇的字段包含到表中，則選中它前面的復選框。

　　(8)單擊“下一步”按鈕，打開“數(shù)據(jù)庫向導”對話框。在該對話框中列出了向導提供 的10種屏幕顯示樣式，如國際、宣紙、工業(yè)、標準、水墨畫、沙巖、混合、石頭、藍圖、遠征等，可從中選擇一種。本例選擇“標準”樣式。

　　(9)單擊“下一步”按鈕，打開“數(shù)據(jù)庫向導”第4個對話框。在該對話框中列出了向導提供的6種報表打印樣式，如大膽、正式、淡灰、緊湊、組織、隨意等，可從中選擇一種。本例選擇“正式”樣式。

　　(10)單擊“下一步”按鈕，打開“數(shù)據(jù)庫向導”最后一個對話框。

　　(11)在“請指定數(shù)據(jù)庫的標題”文本框中輸人“教學管理”，單擊“完成”按鈕。

　　完成上述操作后，“教學管理”數(shù)據(jù)庫的結構框架就建立完畢。但是，由于“數(shù)據(jù)庫向導”創(chuàng)建的表可能與需要的表不完全相同，表中包含的字段可能與需要的字段不完全一樣。因此，通常使用“數(shù)據(jù)庫向導”創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫后，還需要對其進行補充和修改。

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