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　　報表高級設計

　　下面對報表設計中排序、分組及子報表等內容進行詳細討論。

　　1. 排序與分組

　　所謂分組，是指按某個字段值進行歸類，將字段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個字段值將記錄排序。

　　在設計視圖方式打開相應的報表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對話框，在對話框上部的【字段/表達式】和【排序次序】中選定相應內容，則在下部出現(xiàn)【組屬性】區(qū)域。

　　系統(tǒng)默認的排序順序為升序排列。當需要對數(shù)據(jù)進行分組時，可以單擊要設置分組屬性的字段或表達式，然后設置其組屬性。最多可對10個字段和表達式進行分組。

　　組頁眉 用于設定是否顯示該組的頁眉。

　　組頁腳 用于設定是否顯示該組的頁腳。

　　分組形式 選擇值或值的范圍，以便創(chuàng)建新組。或用選項取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。

　　組間距 指定分組字段或表達式值之間的間距值。

　　保持同頁 用于指定是否將組放在同一頁上。

　　下面對不同的分組情況進行介紹：

　　⑴ 按日期/時間字段分組記錄

　　每一個值 按照字段或表達式相同的值對記錄進行分組。

　　年 按照相同歷法中的日期對記錄進行分組。

　　季度 按照相同歷法季度中的日期對記錄進行分組。

　　月份 按照同一月份中的日期對記錄進行分組。

　　周 按照同一周中的日期對記錄進行分組。

　　日 按照同一天的日期對記錄進行分組。

　　時 按照相同小時的時間對記錄進行分組。

　　分 按照同一分鐘的時間對記錄進行分組。

　�、� 按文本字段分組記錄

　　每一個值 按照字段或表達式相同的值對記錄進行分組。

　　前綴字符 按照字段或表達式中前幾個字符相同的值對記錄進行分組。

　　⑶ 按自動編號、貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄

　　每一個值 按照字段或表達式中相同數(shù)值對記錄進行分組。

　　間隔 按照位于指定間隔中的值對記錄進行分組。

　�、� 設置排序與分組的步驟

　　在對報表中的數(shù)據(jù)分組時，可以添加【組頁眉】或【組頁腳】。組頁眉通常包含報表數(shù)據(jù)分組所依據(jù)的字段，稱為分組字段，而組頁腳通常用來計算每組的總和或其他匯總數(shù)據(jù)。它們不一定要成對出現(xiàn)。

　　2. 子報表

　　子報表是出現(xiàn)在另一個報表內部的報表，包含子報表的報表稱為主報表。主報表中包含的是一對多關系中的“一”，而子報表顯示“多”的相關記錄。

　　一個主報表，可以是結合型，也可以是非結合型。也就是說，它可以基于查詢或SQL語句，也可以不基于它們。通常，主報表與子報表的數(shù)據(jù)來源有以下幾種聯(lián)系：

　　一個主報表內的多個子報表的數(shù)據(jù)來自不相關記錄源。在此情況下，非結合型的主報表只是作為合并的不相關的子報表的“容器”使用。

　　主報表和子報表數(shù)據(jù)來自相同數(shù)據(jù)源。當希望插入包含與主報表數(shù)據(jù)相關信息的子報表時，應該把主報表與一查詢或SQL語句結合起來。

　　主報表和多個子報表數(shù)據(jù)來自相關記錄源。一個主報表也可以包含兩個或多個子報表共用的數(shù)據(jù)，在此情況下，子報表包含與公共數(shù)據(jù)相關的詳細記錄。

　　使用向導創(chuàng)建報表

　　創(chuàng)建報表最簡單的方法是使用向導。在報表向導中，需要選擇在報表中出現(xiàn)的信息，并從多種格式中選擇一種格式以確定報表外觀。與自動報表向導不同的是，用戶可以用報表向導選擇希望在報表中看到的指定字段，這些字段可來自多個表和查詢，向導最終會按照用戶選擇的布局和格式，建立報表。

　　新建報表：

　　選擇表和字段

　　按學分分組：

　　按課程ID排序：

　　選擇報表布局：

　　選擇報表樣式：

　　確定報表標題：

　　運行報表結果：

　　3. 自動創(chuàng)建報表及圖表向導

　�、� 自動創(chuàng)建報表

　　報表向導提供的自動創(chuàng)建報表有兩種格式：一種是縱欄式，另一種是表格式。

　�、� 自動創(chuàng)建圖表

　　如果需要將數(shù)據(jù)以圖表的形式表示出來，使其更加直觀，就可使用圖表向導創(chuàng)建報表。圖表向導功能強大，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。

　　新建報表向導，選擇圖表向導，和數(shù)據(jù)來源表：

　　選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段：

　　選擇圖表的類型：

　　指定圖表的布局：

　　指定圖表的標題：

　　運行圖形報表，得到結果圖：

　　4. 標簽向導

　　標簽向導的功能強大，它不但支持標準型號的標簽，也支持自定義標簽的創(chuàng)建。

　　5. 使用報表設計視圖

　　下面介紹如何利用工具箱進行簡單的報表創(chuàng)建。以羅斯文數(shù)據(jù)的【產(chǎn)品】數(shù)據(jù)表為例，創(chuàng)建報表。

　　啟動【新建報表】：

　　報表設計工作區(qū)如下：

　�、� 向報表工作區(qū)添加控件：

　　報表中的每一個對象，都稱為之為控件，控件分為三種：

　　綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時，Access 自動更新當前記錄中的表字段值。大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數(shù)數(shù)據(jù)類型捆綁在一起，包括文本、日期、數(shù)值、是/否、圖片、備注字段。

　　非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒有存儲在表中但保存窗體或報表的OLE對象。

　　計算控件 計算控件是建立在表達式(如函數(shù)和計算)基礎之上的。計算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。

　　用戶可以在設計視圖中對控件進行如下操作：

　　通過鼠標拖動創(chuàng)建新控件、移動控件。

　　通過按Del鍵刪除控件。

　　激活控件對象，拖動控件的邊界調整控件大小。

　　利用屬性對話框改變控件屬性。

　　通過格式化改變控件外觀，可以運用邊框、粗體等效果。

　　對控件增加邊框和陰影等效果。

　　向報表中添加非綁定控件，可通過從【工具箱】中選擇相應的控件，拖動到報表上即可。

　　向報表中添加綁定控件是一項重要工作，這類控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結合來顯示數(shù)據(jù)。

　　在報表中創(chuàng)建計算控件時，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計算表達式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表達式生成器來創(chuàng)建表達式。

　　使用表達式生成器創(chuàng)建計算控件的操作步驟如下：

　　在設計視圖中打開報表。

　　創(chuàng)建或選定一個非綁定的【文本框】。

　　單擊【報表設計】工具欄中的【屬性】。

　　打開屬性對話框中的【數(shù)據(jù)】標簽，并單擊【控件來源】。

　　單擊表達式生成器按鈕，彈出【表達式生成器】。

　　單擊“=”按鈕，并單擊相應的計算按鈕。

　　雙擊計算中使用的一個或多個字段。

　　輸入表達式中的其他數(shù)值，然后【確定】。

　�、� 控件的更改和設置

　　更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內直接修改或利用屬性窗口進行修改。

　�、� 在報表中添加節(jié)

　　為了使報表更易于理解，可將報表分成若干節(jié)，在報表上以不同的間隔顯示信息。默認空白報表有3個節(jié)：“頁面頁眉”、“主體”、“頁面頁腳”，選擇【視圖】|【報表頁眉/頁腳】，可增加兩個節(jié)：“報表頁眉”、“報表頁腳”。

　　報表的節(jié)也具有屬性，不過比報表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設置節(jié)的顏色;但所有其他的屬性，必須使用節(jié)的屬性對話框進行設置。要打開節(jié)的屬性對話框，可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇器。

　�、� 屬性設置

　　除了可以移動控件的位置和改變控件的尺寸外，還可以通過屬性對話框設置控件的其屬性。方法是右擊需要進行屬性設置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。

　�、� 保存報表

　　在對報表進行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會彈出【另存為】對話框。在文本框中輸入報表名稱，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報表。

　　6. 用報表設計視圖創(chuàng)建報表

　　下面通過實例說明設計報表的步驟：

　�、� 打開相應數(shù)據(jù)庫，新建報表，選擇【設計視圖】、選擇【訂單】表。

　�、� 添加相應字段到報表設計主體區(qū)內。

　　⑶ 添加頁面頁眉和頁面頁腳

　　其中頁面頁腳的文本框內容由屬性窗口和表達式生成器生成。

　　⑷ 保存運行得到結果

　　7. 報表屬性

　　下面是報表的屬性窗口，該對話框有五個選項卡，分別是：【格式】、【數(shù)據(jù)】、【事件】、【其他】、【全部】。

　　如果沒有用設計視圖打開報表，而是選中一個報表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會彈出另外一種報表屬性對話框。

　　8. 使用報表快照

　　Access 2003 提供了一種稱為報表快照的新型報表。它是一個具有.snp擴展名的獨立文件，包含Access 2003 報表所有頁的備份。這個備份包括高保真圖形、圖標和圖片并保存報表的顏色和二維版面。報表快照的優(yōu)點是，不需要照相復制和郵寄印制版本，接收者就能在線預覽并只打印他們所需要的頁面。

　　為了查看、打印或郵寄一個報表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個獨立的執(zhí)行程序，它提供了自己的控件、幫助文件和相關文件。在默認情況下，當用戶第一次創(chuàng)建一個報表快照時，Access 2003就自動安裝了“快照取景器”。通過電子郵件發(fā)送

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