2011計算機等級考試二級Access數(shù)據(jù)庫教程(24)

　　5.4 報表排序和分組

　　缺省情況下，報表中的記錄是按照自然順序，即數(shù)據(jù)輸入的先后順序排列顯示的。在實際應用過程中，經(jīng)常需要按照某個指定的順序排列記錄數(shù)據(jù)，例如按照年齡從小到大排列等，稱為報表“排序”操作。此外，報表設計時還經(jīng)常需要就某個字段按照其值的相等與否劃分成組來進行一些統(tǒng)計操作并輸出統(tǒng)計信息，這就是報表的“分組”操作。

　　5.4.1 記錄排序

　　使用“報表向?qū)А眲?chuàng)建報表時，操作到如圖5.13所示步驟時，會提示設置報表中的記錄排序，這時，最多可以對4個字段進行排序�！皥蟊硐�?qū)А敝性O置字段排序，除有最多一次設置4個字段的限制外，排序依據(jù)還限制只能是字段，不能是表達式。實際上，一個報表最多可以安排10個字段或字段表達式進行排序。

　　例5.8 在“教師信息表”報表設計中按照教師“工作時間”由早到晚進行排序輸出。具體操作過程如下：

　　(1)使用“設計”視圖打開報表，在“視圖”菜單中選擇“排序與分組”選項或單擊工具欄上的“排序與分組” 按鈕打開“排序與分組”對話框，如圖5.38所示。

 

　　(2)在“排序與分組”對話框中，選擇第一排序依據(jù)及其排序次序(升序或降序);這里，單擊“字段/表達式”列的第一行并選擇第一排序字段為“工作時間”，設置“排序次序”列的值為“升序”。如果需要可以在第二行設置第二排序字段，依此類推設置多個排序字段。在報表中設置多個排序字段時，先按第一排序字段值排列，第一排序字段值相同的記錄再按第二排序字段值去排列，依此類推。

　　(3)單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕，對上述排序數(shù)據(jù)進行預覽，如圖5.39所示;最后保存報表。

 

　　5.4.2 記錄分組

　　分組是指報表設計時按選定的某個(或幾個)字段值是否相等而將記錄劃分成組的過程。操作時，先要選定分組字段，將字段值相等的記錄歸為同一組，字段值不等的記錄歸為不同組。通過分組可以實現(xiàn)同組數(shù)據(jù)的匯總和輸出，增強了報表的可讀性。一個報表中最多可以對10個字段或表達式進行分組。

　　例5.9 實現(xiàn)圖5.4所示報表設計對學生成績進行分組統(tǒng)計。操作步驟如下：

　　(1)首先，通過“設計”視圖建立如圖5.40所示的“學生選課成績匯總表”。

 

　　(2)“視圖”菜單中選擇“排序與分組”選項或單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，彈出“排序與分組”對話框。單擊對話框中“字段/表達式”列的第一行，選擇“編號”字段作為分組字段，保留排序次序為“升序”。

　　(3)設置“排序與分組”對話框下部的分組屬性�！敖M頁眉”屬性設置為“是”以顯示組頁眉節(jié);“組頁腳”屬性設置為“是”以顯示組頁腳節(jié);“分組形式”屬性設置為“每一個值”以“編號”字段的不同值劃分為;“組間距”屬性設置為“1”以指定分組的間隔值;“保持同頁”屬性設置為“不”以指定輸出時組頁眉、主體和組頁腳不在同一頁上;若設置為“整個組”則組頁眉、主體和組頁腳會輸出在同一頁上。此時，“排序與分組”對話框顯示狀態(tài)如圖5.41所示。

 

　　“分組形式”屬性由分組字段的數(shù)據(jù)類型決定，具體見表5.2所示。

 

　　(4)設置完屬性后，會在報表中添加組頁眉和組頁腳兩個節(jié)區(qū)，分別用“編號頁眉”和“編號頁腳”來標識;將主體節(jié)內(nèi)的“編號”和“姓名”兩個文本框移至“編號頁眉”節(jié)，并設置其格式：字體為“宋體”，字號為11磅。

　　分別在“編號頁腳”節(jié)和報表頁腳節(jié)內(nèi)添加一個“控件源”為計算成績平均值表達式的綁定文本框及相應附加標簽;在“頁面頁腳”節(jié)，添加一個綁定文本框以輸出顯示報表頁碼信息。如圖5.42所示。

 

　　(5)單擊工具欄上的“打印預覽”按鈕，對上述排仔數(shù)據(jù)進行預覽，分組顯示和統(tǒng)計的效果即為圖5.4所示。報表命名保存。

　　對已經(jīng)設丑排序或分組的報表，可以在上述排序或分組設置環(huán)境里進行以下操作：添加排序、分組字段或表達式，剛除排序、分組字段或表達式，更改排序、分組字段或表達式。