2011計(jì)算機(jī)等級(jí)考試二級(jí)Access數(shù)據(jù)庫(kù)教程(24)

　　5.4 報(bào)表排序和分組

　　缺省情況下，報(bào)表中的記錄是按照自然順序，即數(shù)據(jù)輸入的先后順序排列顯示的。在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，經(jīng)常需要按照某個(gè)指定的順序排列記錄數(shù)據(jù)，例如按照年齡從小到大排列等，稱為報(bào)表“排序”操作。此外，報(bào)表設(shè)計(jì)時(shí)還經(jīng)常需要就某個(gè)字段按照其值的相等與否劃分成組來(lái)進(jìn)行一些統(tǒng)計(jì)操作并輸出統(tǒng)計(jì)信息，這就是報(bào)表的“分組”操作。

　　5.4.1 記錄排序

　　使用“報(bào)表向?qū)А眲?chuàng)建報(bào)表時(shí)，操作到如圖5.13所示步驟時(shí)，會(huì)提示設(shè)置報(bào)表中的記錄排序，這時(shí)，最多可以對(duì)4個(gè)字段進(jìn)行排序。“報(bào)表向?qū)А敝性O(shè)置字段排序，除有最多一次設(shè)置4個(gè)字段的限制外，排序依據(jù)還限制只能是字段，不能是表達(dá)式。實(shí)際上，一個(gè)報(bào)表最多可以安排10個(gè)字段或字段表達(dá)式進(jìn)行排序。

　　例5.8 在“教師信息表”報(bào)表設(shè)計(jì)中按照教師“工作時(shí)間”由早到晚進(jìn)行排序輸出。具體操作過(guò)程如下：

　　(1)使用“設(shè)計(jì)”視圖打開報(bào)表，在“視圖”菜單中選擇“排序與分組”選項(xiàng)或單擊工具欄上的“排序與分組” 按鈕打開“排序與分組”對(duì)話框，如圖5.38所示。

 

　　(2)在“排序與分組”對(duì)話框中，選擇第一排序依據(jù)及其排序次序(升序或降序);這里，單擊“字段/表達(dá)式”列的第一行并選擇第一排序字段為“工作時(shí)間”，設(shè)置“排序次序”列的值為“升序”。如果需要可以在第二行設(shè)置第二排序字段，依此類推設(shè)置多個(gè)排序字段。在報(bào)表中設(shè)置多個(gè)排序字段時(shí)，先按第一排序字段值排列，第一排序字段值相同的記錄再按第二排序字段值去排列，依此類推。

　　(3)單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，對(duì)上述排序數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)覽，如圖5.39所示;最后保存報(bào)表。

 

　　5.4.2 記錄分組

　　分組是指報(bào)表設(shè)計(jì)時(shí)按選定的某個(gè)(或幾個(gè))字段值是否相等而將記錄劃分成組的過(guò)程。操作時(shí)，先要選定分組字段，將字段值相等的記錄歸為同一組，字段值不等的記錄歸為不同組。通過(guò)分組可以實(shí)現(xiàn)同組數(shù)據(jù)的匯總和輸出，增強(qiáng)了報(bào)表的可讀性。一個(gè)報(bào)表中最多可以對(duì)10個(gè)字段或表達(dá)式進(jìn)行分組。

　　例5.9 實(shí)現(xiàn)圖5.4所示報(bào)表設(shè)計(jì)對(duì)學(xué)生成績(jī)進(jìn)行分組統(tǒng)計(jì)。操作步驟如下：

　　(1)首先，通過(guò)“設(shè)計(jì)”視圖建立如圖5.40所示的“學(xué)生選課成績(jī)匯總表”。

 

　　(2)“視圖”菜單中選擇“排序與分組”選項(xiàng)或單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕，彈出“排序與分組”對(duì)話框。單擊對(duì)話框中“字段/表達(dá)式”列的第一行，選擇“編號(hào)”字段作為分組字段，保留排序次序?yàn)椤吧颉薄?/P>

　　(3)設(shè)置“排序與分組”對(duì)話框下部的分組屬性。“組頁(yè)眉”屬性設(shè)置為“是”以顯示組頁(yè)眉節(jié);“組頁(yè)腳”屬性設(shè)置為“是”以顯示組頁(yè)腳節(jié);“分組形式”屬性設(shè)置為“每一個(gè)值”以“編號(hào)”字段的不同值劃分為;“組間距”屬性設(shè)置為“1”以指定分組的間隔值;“保持同頁(yè)”屬性設(shè)置為“不”以指定輸出時(shí)組頁(yè)眉、主體和組頁(yè)腳不在同一頁(yè)上;若設(shè)置為“整個(gè)組”則組頁(yè)眉、主體和組頁(yè)腳會(huì)輸出在同一頁(yè)上。此時(shí)，“排序與分組”對(duì)話框顯示狀態(tài)如圖5.41所示。

 

　　“分組形式”屬性由分組字段的數(shù)據(jù)類型決定，具體見表5.2所示。

 

　　(4)設(shè)置完屬性后，會(huì)在報(bào)表中添加組頁(yè)眉和組頁(yè)腳兩個(gè)節(jié)區(qū)，分別用“編號(hào)頁(yè)眉”和“編號(hào)頁(yè)腳”來(lái)標(biāo)識(shí);將主體節(jié)內(nèi)的“編號(hào)”和“姓名”兩個(gè)文本框移至“編號(hào)頁(yè)眉”節(jié)，并設(shè)置其格式：字體為“宋體”，字號(hào)為11磅。

　　分別在“編號(hào)頁(yè)腳”節(jié)和報(bào)表頁(yè)腳節(jié)內(nèi)添加一個(gè)“控件源”為計(jì)算成績(jī)平均值表達(dá)式的綁定文本框及相應(yīng)附加標(biāo)簽;在“頁(yè)面頁(yè)腳”節(jié)，添加一個(gè)綁定文本框以輸出顯示報(bào)表頁(yè)碼信息。如圖5.42所示。

 

　　(5)單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，對(duì)上述排仔數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)覽，分組顯示和統(tǒng)計(jì)的效果即為圖5.4所示。報(bào)表命名保存。

　　對(duì)已經(jīng)設(shè)丑排序或分組的報(bào)表，可以在上述排序或分組設(shè)置環(huán)境里進(jìn)行以下操作：添加排序、分組字段或表達(dá)式，剛除排序、分組字段或表達(dá)式，更改排序、分組字段或表達(dá)式。