全國計算機等級考試二級Access輔導：篩選記錄

　　篩選記錄

　　使用數據庫表時，經常需要從眾多的數據中挑選出一部分滿足某種條件的數據進行處理。例如，在“教師”表中，不應包含離退休教師，需要從教師表中刪除。又如，評獎學金時，需要從“選課成績”表中找出符合條件的學生。

　　Access提供了4種篩選記錄的方法，分別是按選定內容篩選、按窗體篩選、按篩選目標篩選以及高級篩選�！鞍催x定內容篩選”是一種最簡單的篩選方法，使用它可以很容易地找到包含某字段值的記錄;“按窗體篩選”是一種快速的篩選方法，使用它不用瀏覽整個表中的記錄，還可以同時對兩個以上字段值進行篩選;“按篩選目標篩選”是一種較靈活的方法，根據輸入的篩選條件進行篩選;“高級篩選”可進行復雜的篩選，挑選出符合多重條件的記錄。

　　經過篩選后的表，只顯示滿足條件的記錄，而那些不滿足條件的記錄將被隱藏起來。

　　1.按選定內容篩選

　　例2.34 在“學生”表中篩選出來自“湖北武漢”的學生。操作歩驟如下：

　　(1)用“數據表”視圖打開“學生”表，單擊“簡歷”字段列任一行。

　　(2)執(zhí)行“編輯”菜單中的“查找”命令，并在“查找內容”框中輸入“湖北武漢”，然后單擊“查找下一個”按鈕。也可以直接在表中“簡歷”字段列中找到該值并選中。

　　(3)單擊工具欄上的“按選定內容篩選”按鈕。

　　這時，Access將根據所選的內容篩選出相應的記錄。使用“按選定內容篩選”，首先要在表中找到一個在篩選產生的記錄中必須包含的值。如果這個值不容易找，最好不使用這種方法。

　　2.按窗體篩選

　　按窗體篩選記錄時，Access將數據表變成一個記錄，并且每個字段是一個下拉列表，用戶可以從每個下拉列表中選取一個值作為篩選的內容。如果選擇兩個以上的值，還可以通過窗體底部的“或”標簽來確定兩個字段值之間的關系。

　　例2.35 將“學生”表中男生團員篩選出來。操作步驟如下：

　　(1)用“數據表”視圖打開“學生”表。單擊工具欄上的“按窗體篩選”按鈕，切換到“按窗體篩選”窗口。

　　(2)單擊“性別”字段，并單擊右側向下箭頭按鈕，從下拉列表中選擇“男”，單擊“團員否”字段中的復選框。

　　(3)單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕執(zhí)行篩選。

　　3.按篩選目標篩選

　　“按篩選目標篩選”的方法是在“篩選目標”框中輸入篩選條件來査找含有該指定值或表達式值的所有記錄。

　　例2.36 在“選課成績”表中篩選60分以下的學生。操作步驟如下：

　　(1)用“數據表”視圖打開“學生”表。

　　(2)將鼠標放在“成績”字段列的任一位置，然后單擊鼠標右鍵，打開快捷菜單。

　　(3)在“篩選目錄”框中輸入“<60”。按Enter鍵。

　　這樣，便可獲所需的記錄。

　　4.高級篩選

　　前畫介紹的3種方法是篩選記錄中最容易的方法，篩選的條件單一，操作非常簡單。但在實際應用中，常常涉及比較復雜的篩選條件。例如，找出1992年參加工作的男教師。此時使用“篩選”窗口，可以更容易地實現。使用“篩選”窗口不僅可以篩選出滿足復雜條件的記錄，還可以對篩選的結果進行排序。

　　例2.37 査找1992年參加工作的男教師，并按“系別”升序徘序。具體操作如下：

　　(1)打開“教師”表。單擊“記錄”菜單中的“篩選”命令，然后從其級聯(lián)菜單中選擇“高級篩選/排序”命令，打開“篩選”窗口。

　　(2)單擊設計風格中第1列“字段”行，并單擊右側的向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“性別”字段，然后用同樣的方法在第2列的“字段”行上選擇“工作時間”字段，在第3列的“字段”行上選擇“系別”字段。

　　(3)在“性別”的“條件”單元格中輸入篩選條件“男”，在“工作時間”的“條件”單元格中輸入條件“Between #1992-01-01# And #1992-12-31#”。條件的書寫方法，將在后面的章節(jié)中詳細介紹。

　　(4)單擊“系別”的“排序”單元格，單擊右側向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“升序”。

　　(5)單擊工具欄上的“應用篩選”按鈕 執(zhí)行篩選。