全國計(jì)算機(jī)等級考試二級Access輔導(dǎo)：排序記錄

　　排序記錄

　　一般情況下，在向表輸入數(shù)據(jù)時(shí)，人們不會有意安排輸入數(shù)據(jù)的先后順序，而是只考慮輸入的方便性，按照數(shù)據(jù)到來的先后順序輸入。例如，在登記學(xué)生選課成績時(shí)，哪一個學(xué)生的成績先出來，就先輸入哪一個，這符合實(shí)際情況和習(xí)慣。但若要從這些雜亂的數(shù)據(jù)中查找需要的數(shù)據(jù)就不方便了。為了提高査找效率，需要重新整理數(shù)據(jù)，對此最有效的方法是對數(shù)據(jù)進(jìn)行排序。

　　1.排序規(guī)則

　　排序是根據(jù)當(dāng)前表中的一個或多個字段的值對整個表中的所有記錄進(jìn)行重新排列。排序時(shí)可按升序，也可按降序。排序記錄時(shí)，不同的字段類型，排序規(guī)則有所不同，具體規(guī)則如下：

　　(1)英文按字母順序排序，大、小寫視為相同，升序時(shí)按A到Z排列，降序時(shí)按Z到A排列。

　　(2)中文按拼音字母的順序排序，升序時(shí)按A到Z排列，降序時(shí)按Z到A排列。

　　(3)數(shù)字按數(shù)字的大小排序，升序時(shí)從小到大排列，降序吋從大到小排列。

　　(4)日期和時(shí)間字段，按日期的先后順序排序，升序時(shí)按從前向后的順序排列，降序時(shí)按從后向前的順序排列。

　　排序時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)對于文本型的字段，如果它的取值有數(shù)字，那么Access將數(shù)字視為字符串。因此，排序時(shí)是按照ASCII碼值的大小排列，而不是按照數(shù)值本身的大小排列。如果希望按其數(shù)值大小排列，則應(yīng)在較短的數(shù)字前面加零。例如，希望文本字符串“5”、“6”、“12”按升序排列，如果直接排列，那么排序的結(jié)果將是“12”、“5”、“6”，這是因?yàn)椤?”的ASCII碼小于“5”的ASCII碼。要想實(shí)現(xiàn)所需要的升序順序，應(yīng)將3個字符串改為“05”、“06”、“12”。

　　(2)按升序排列字段時(shí)，如果字段的值為空值，則將包含空值的記錄排列在列表中的第1條。

　　(3)數(shù)據(jù)類型為備注、超級鏈接或OLE對象的字段不能排序。

　　(4)排序后，排序次序?qū)⑴c表一起保存。

　　2.按一個字段排序

　　按一個字段排序記錄，可以在“數(shù)據(jù)表”視圖中進(jìn)行。

　　例2.31 在“學(xué)生”表中，按“學(xué)生編號”升序排列。操作歩驟如下：

　　(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學(xué)生”表，單擊“學(xué)生編號”字段所在的列。

　　(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。

　　執(zhí)行上述操作步驟后，就可以改變表中原有的排列次序，而變?yōu)樾碌拇涡�。保存表時(shí)，將同時(shí)保存排序結(jié)果。

　　3.按多個字段排序

　　在Access中，不僅可以按一個字段排序記錄，也可以按多個字段排序記錄。按多個字段進(jìn)行排序時(shí)，首先根據(jù)第一個字段按照指定的順序進(jìn)行排序，當(dāng)?shù)谝粋�字段具有相同值時(shí)，再按照第二個字段進(jìn)行排序，以此類推，直到按全部指定的字段排好序?yàn)橹�。按多個字段排序記錄的方法有兩種，一種是使用“數(shù)據(jù)表”視圖實(shí)現(xiàn)排序，另一種是使用“篩選”窗口來完成排序。

　　例2.32 在“學(xué)生”表中按“性別”和“年齡”兩個字段升序排序。使用“數(shù)據(jù)表”視圖進(jìn)行排序的操作歩驟如下：

　　(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學(xué)生”表。選擇用于排序的“性別”和“年齡”兩個字段的字段選定器。

　　(2)單擊工具欄中的“升序”按鈕。

　　從結(jié)果可以看出，Access先按“性別”排序，在性別相同的情況下再按“年齡”從小到大排序。因此，按多個字段進(jìn)行排序，必須注意字段的先后順序。

　　若要取消對記錄的排序，則將鼠標(biāo)指向記錄內(nèi)容后單擊鼠標(biāo)右鍵，然后從打開的快捷菜單中選擇“取消篩選排序”命令即可。

　　使用“數(shù)據(jù)表“視圖按兩個字段排序雖然簡單，但它只能使所有字段都按同一種次序排序，而且這些字段必須相鄰，如果希望兩個字段按不同的次序排序，或者按兩個不相鄰的字段排序，就必須使用“篩選”窗口。

　　例2.33 在“學(xué)生”表中先按“性別”升序排列，再按“入校日期”降序排列。操作步驟如下：

　　(1)用“數(shù)據(jù)表”視圖打開“學(xué)生”表。單擊“記錄”菜單中的“篩選”命令，然后從級聯(lián)菜單中選擇“高級篩選/排序”命令，打開“篩選”窗口 。

　　“篩選”窗口分為上、下兩部分。上半部分顯示了被打開表的字段列表。下半部分是設(shè)計(jì)網(wǎng)格，用來指定排序字段，排序方式和排序條件。

　　(2)用鼠標(biāo)單擊設(shè)計(jì)網(wǎng)格中第1列字段行右側(cè)的向下箭頭按鈕，從打開的列表中選擇“性別”字段，然后用同樣的方法在第2列的字段行上選擇“入校日期”字段。

　　(3)單擊“性別”的“排序”單元格，單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，并從打開的列表中選擇“升序”;使用同樣的方法在“入校日期”的“排序”單元格中選擇“降序”

　　(4)單擊工具欄上的“應(yīng)用篩選”按鈕，這時(shí)Access會按上面的設(shè)置排序“學(xué)生”表中的所有記錄。

　　在指定排序次序以后，單擊“記錄”菜單中的“取消篩選/排序”命令，可以取消所設(shè)置的排序順序。