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計(jì)算機(jī)等級考試一級:Excel工作簿的使用技巧

計(jì)算機(jī)等級考試一級:Excel工作簿的使用技巧。

  設(shè)置好你的姓名及選項(xiàng)

  第一次安裝Word時,需要輸入用戶姓名、用戶單位名稱等,以便為你注冊。這些信息被Excel引用。如果想更改它,可以選擇“工具”→“選項(xiàng)”,單擊“常規(guī)”標(biāo)簽,然后在其中“用戶名”一欄中進(jìn)行更改即可。

  快速新建工作簿

  按下Ctrl+N組合鍵,則快速新建一個工作簿。

  快速保存工作簿

  按下Ctrl+S組合鍵,則可以快速保存文件。

  快速關(guān)閉工作簿

  按下Ctrl+W組合鍵,則關(guān)閉當(dāng)前工作簿,并提示是否保存工作簿。而按下Ctrl+F4組合鍵,也可關(guān)閉當(dāng)前工作簿。

  快速切換工作簿

  當(dāng)同時打開多個工作簿時,按下Ctrl+F6或Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+F6或Ctrl+Shift+Tab 組合鍵,則依序在多個工作簿之間切換。

  快速最大/小化/還原工作

  按下Ctrl+F10組合鍵,可以使最小化的工作簿窗口最大化。按下Ctrl+F9組合鍵,可以使最小化的工作簿窗口。按下Ctrl+F5組合鍵,可以使最大化(或最小化)的工作簿窗口還原成正常狀態(tài)。

  快速打開文件夾

  在“打開”、“保存(另存為)”和“插入圖片”等對話框中,將光標(biāo)定位在窗口中,按下F4鍵,相當(dāng)于按下“查找范圍(保存位置)”旁邊的下拉按鈕,幫你快速選擇定位文件夾。

  強(qiáng)制退出Excel

  按下Alt+F4組合鍵,不管你打開幾個工作簿,都會強(qiáng)制退出Excel。如果有文件沒有保存,Excel會提示你是否保存。

  快速切換工作表

  按下Ctrl+Page Up組合鍵,在不同工作表之間,按工作表順序從后向前切換(從Sheetn直到Sheet1)。按下Ctrl+Page Down組合鍵,在不同工作表之間,按工作表順序從前向后切換(從Sheet1直到Sheetn)。

  快速打開插入對話框

  在Excel中,按下Ctrl+Shift+=組合鍵,則可快速打開“插入”對話框。

  快速重命名工作表

  雙擊工作表標(biāo)簽,就可以進(jìn)行“重命名”操作了。省得再在Excel中右擊要更改工作簿標(biāo)簽,再選擇“重命名”。

  快速打開固定工作簿

  如果你有幾個固定的工作簿需要同時打開,可以將它們保存為工作區(qū)文件,只要將工作區(qū)文件打開,Excel就會打開保存在其中的每個工作簿:先打開需要同時使用的多個工作簿,再根據(jù)使用要求調(diào)整好窗口的大小和位置。然后單擊Excel“文件”→“保存工作區(qū)”,輸入工作區(qū)名稱后單擊“保存”按鈕即可。需要提醒注意的是,對每個工作簿所作的修改必須分別保存,保存工作區(qū)并不會保存其中的工作簿。

  讓Excel自動打開工作簿

  如果你的多個工作簿需要隨Excel自動打開,先把它們保存為工作區(qū)文件,然后在“資源管理器”中選中工作區(qū)文件,按下Ctrl+C鍵。如果使用Windows 98/Me,則打開C:Windows application data Microsoftxlstart文件夾;如果是Windows 2000/XP,則應(yīng)打開C:Program filesMicrosoft office officexlstart文件夾。再用鼠標(biāo)右鍵單擊窗口空白處,選擇“粘貼快捷方式”,將工作區(qū)的圖標(biāo)放入xlstart文件夾。以后只要運(yùn)行Excel,工作區(qū)中的所有文件就會被打開。

  小提示: 如果要自動打開某個工作簿,只要按相同方法將它的圖標(biāo)放入xlstart文件夾即可。

  選擇打開多個工作簿

  打開Excel的“打開”對話框,按住Ctrl鍵逐個選中要打開的工作簿,最后單擊“打開”按鈕,所選工作簿就會被全部打開。

  Excel 2000工作簿的自動保存技巧

  單擊“工具”→“加載宏”,選中對話框中的“自動保存”,確定后“工具”菜單即可出現(xiàn)一條“自動保存”。單擊該命令可打開“自動保存”對話框,并對“自動保存時間間隔”和“保存選項(xiàng)”等進(jìn)行設(shè)置。

  如果沒有“自動保存”宏可供選擇,則請重新運(yùn)行Office安裝程序,選擇“添加和刪除功能”,并單擊展開“Microsoft Excel for Windows”→“加載宏”→“自動保存”項(xiàng)目,選擇“從本機(jī)運(yùn)行”按鈕,再順著向?qū)Р僮骷纯伞?/P>

  自動保存Excel XP文件

  Excel XP本身具有自動保存功能,只要選擇“工具”→“選項(xiàng)”,然后在打開的“選項(xiàng)”對話框中單擊“保存”標(biāo)簽,在“保存”選項(xiàng)卡中選中“保存自動恢復(fù)信息”復(fù)選框,并設(shè)置相應(yīng)時間間隔即可。

  固定Excel工作簿的欄目標(biāo)題

  在瀏覽長篇工作簿時,欄目的標(biāo)題也會隨著滾動消失,這給查看帶來了許多不便。這時可凍結(jié)窗格來固定欄目標(biāo)題,選擇要固定的單元格,然后單擊菜單窗口——凍結(jié)窗格。這樣任你怎么移動表格,被凍結(jié)的窗格始終出現(xiàn)在界面上不會任意移動。

  讓Excel打開兩個同名文件

  Excel一般情況下是無法打開兩個同名文件的!不過,如果的確想打開,可以在“打開”對話框選中這個文件,然后按下F2鍵,將它重新命名即可打開兩個同名文件了。當(dāng)然它們的內(nèi)容一般是不相同的。

  讓Excel文件單窗口顯示

  在Word 2000中打開多個文件時,每一個文件都會任務(wù)欄上顯示一個窗口。這樣打開文件一多,就會給任務(wù)欄很大的負(fù)擔(dān)。不過在Excel中卻可以自由設(shè)置,單擊Excel“工具”→“選項(xiàng)”,打開“視圖”標(biāo)簽,取消選擇 “任務(wù)欄中的窗口”前的復(fù)選框,再單擊“確定”按鈕即可。

  讓Excel自動滾屏

  如果使用的是滾輪鼠標(biāo),可利用中間的滾輪鍵讓其自動滾屏。在Excel工作簿中任一位置,按下滾輪鍵,此時光標(biāo)變成四面箭頭狀,松開滾輪鍵,向你想看的方向輕移鼠標(biāo),光標(biāo)變成相應(yīng)的方向箭頭,屏幕會自動滾屏。還可移動鼠標(biāo)調(diào)整滾屏速度,按Esc鍵或單擊鼠標(biāo)任意鍵退出。在Word中也可如法炮制。

  在工作簿中增加默認(rèn)工作表的個數(shù)

  Excel中默認(rèn)工作表的個數(shù)僅有三個,即:sheet1、sheet2、sheet3當(dāng)默認(rèn)的工作表不夠時,通常是右鍵插入工作表,還有一種更為快捷的方法是:選擇“工具”→“選項(xiàng)”,然后選擇“常規(guī)”選項(xiàng)卡,將新工作簿內(nèi)的工作表數(shù)改成一定的值即可。

  在不同工作表中輸入相同內(nèi)容

  先選定需要輸入相同內(nèi)容的相應(yīng)工作表標(biāo)簽,方法是按住Ctrl或Shift鍵的同時單擊Sheet1、Sheet2、Sheet3等標(biāo)簽,然后在其中任意一個工作表的相應(yīng)單元格中輸入數(shù)據(jù)或文字,按下回車鍵后這些內(nèi)容就分別進(jìn)入所有被選定的工作表中的同一單元格中。

  如果再擴(kuò)展一下,就可以發(fā)現(xiàn)這個技巧并不僅僅局限于在多個工作表中輸入相同內(nèi)容,還能為多個工作表設(shè)置成相同的頁面、在多個工作表中進(jìn)行查找/替換/定位操作、在多個工作表中一次性設(shè)置相同格式,它的用處實(shí)在是太多了。

  在Excel中復(fù)制整張工作表的內(nèi)容

  如果要復(fù)制整張工作表(工作簿中的一頁),首先打開目標(biāo)工作簿(復(fù)制的目的地)和源工作表,鼠標(biāo)右擊該工作表的標(biāo)簽(屏幕左下方),并在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“移動或復(fù)制工作表”。然后在打開的對話框中,再在工作簿下拉菜單中選擇已打開的目標(biāo)工作簿,然后用戶還可以在“在下列選定工作表之前”中設(shè)置在目標(biāo)工作簿中的位置,如果用戶是復(fù)制該工作表而不是移動的話,應(yīng)當(dāng)選中“建立副本”,最后單擊“確定”按鈕,該工作表就被移動或復(fù)制到目標(biāo)工作簿了。

  一次將多個繪圖對象組合

  將多個繪圖對象組合在一起,就能將這些繪圖對象合并為一個對象進(jìn)行操作,如同時進(jìn)行翻轉(zhuǎn)、旋轉(zhuǎn)和改變繪圖對象的大小或比例,也可以同時更改對象組合中所有對象的屬性(如,更改對象組中所有對象的填充色或?yàn)槠涮砑雨幱?,還可以用多個對象組構(gòu)成一個更大的對象組來創(chuàng)建復(fù)雜的繪圖對象。只要先按住Shift鍵再單擊相應(yīng)的對象,選定要進(jìn)行組合的對象,最后右擊這些選定對象,選擇“組合”即可,把多個對象組合起來對的操作將是非常方便的。

  一次選定兩張以上相鄰的工作表

  先選定第一張工作表的標(biāo)簽,然后按住Shift鍵,再單擊最后一張工作表的標(biāo)簽。

  一次選定兩張以上不相鄰的工作表

  先選定第一張工作表的標(biāo)簽,然后按住Ctrl鍵再單擊其他工作表的標(biāo)簽。

  一次選定工作簿中所有工作表

  用鼠標(biāo)右鍵單擊工作表標(biāo)簽,然后單擊快捷→“選定全部工作表”。

  一次打印多個工作簿

  首先,需要打印的所有工作簿必須存放在同一文件夾內(nèi)。然后選擇“文件”→“打開”,按住Ctrl鍵,再單擊選定需要打印的每一個文件名。然后選擇“工具”→“打印”。

  一次插入多張工作表

  按住Shift鍵,同時單擊并選定與待添加工作表相同數(shù)目的工作表標(biāo)簽,然后再單擊“插入”菜單下的“工作表”。

  生成備份工作薄

  對新(老)工作薄執(zhí)行“文件”→“保存(另存為)”,打開“另存為”對話框,按右上角的“工具”旁的下拉按鈕,選“常規(guī)選項(xiàng)”,在隨后彈出的對話框中,選中“生成備份選項(xiàng)”,確定保存。以后修改該工作薄(a.xls)后再保存,系統(tǒng)會自動生成一份名稱為“a的備份.xlk”的備份工作薄,且能直接打開使用。

  在工作簿中使用工作表組

  Excel具有鮮為人知的快速編輯功能,當(dāng)編輯某一個工作表時,工作表組中的其他工作表同時也得到了相應(yīng)編輯:如果要選擇一組相鄰的工作表,可以先單擊要成組的第一個工作表標(biāo)簽,按住Shift鍵,再單擊要成組的最后一個工作表的標(biāo)簽;如果要選擇不相鄰的一組工作表,按住Ctrl鍵,依次單擊要成組的工作表標(biāo)簽;如果要選定所有工作表,則可以用鼠標(biāo)右擊任意一個工作表標(biāo)簽,從中選擇“選定全部工作表命令”。這時的工作表組就已經(jīng)建好了,這時在標(biāo)題行應(yīng)該看到有工作組字樣。

  接下來,就可以看一看它的“強(qiáng)大”功能:先打開一個新的工作簿,按照上面的方法建立一個工作表組,再在第一個工作表中(或選定的某一個)設(shè)計(jì)一個數(shù)據(jù)表格,然后單擊Sheet2工作表標(biāo)簽,它和Sheet1的內(nèi)容完全一致。這時,就相當(dāng)于批量在其中輸入了數(shù)據(jù),如果有不同的數(shù)據(jù)要輸入,則可以在工作表標(biāo)簽上單擊右鍵,選擇“取消成組工作表”,然后將標(biāo)題作適當(dāng)?shù)母膭,如在本例中將“第一分公司”改為“第二分公司”,以此類推,如果有必要,可以再將三個工作表設(shè)置為工作表組。

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